Esta funcionalidad permite restringir el acceso y las acciones de un usuario a tipos de plantilla específicos dentro del módulo de Documentos y Firma. Con esto puedes lograr que el equipo encargado gestione contratos y anexos, mientras que el equipo legal administre únicamente finiquitos y cartas de aviso, todo dentro de un mismo perfil de usuario.
Hasta ahora el acceso al módulo de Documentos y Firma era binario: un usuario veía todas las plantillas y todos los documentos del módulo, o no tenía acceso. Esta funcionalidad usa el tipo de plantilla como eje de segmentación, de modo que cada usuario gestione solo lo que le corresponde por su ámbito de responsabilidad.
¿Cómo funciona?
A diferencia de los alcances tradicionales, esta funcionalidad utiliza un motor de Reglas. Una regla vincula a un usuario con una entidad, en este caso los Tipos de Plantilla, de forma directa y no reutilizable, simplificando la administración.
La regla actúa como una capa de segmentación sobre el perfil del usuario. Primero se resuelve qué permisos tiene su perfil en el módulo de Documentos y Firma y, sobre ese resultado, la regla restringe a qué tipos de plantilla puede acceder.
Configuración paso a paso
1. Acceso al formulario de Usuario
Dirígete a la sección de Usuarios y Perfiles, ubicada en Administración, y selecciona en la pestaña de Usuarios el botón de Editar ubicado en los tres puntos. En el formulario desplegado verás la pestaña Alcance de acceso y al final la opción de Limitar por reglas.
Nota: también verás esta sección al momento de crear un usuario.
2. Definir la limitación por tipo de plantilla
Dentro de la sección, activa la casilla Limitar por reglas y una vez encendida la funcionalidad se desplegará la sección para definir Reglas de acceso, seleccionas el módulo Documentos y Firma y puedes limitar el acceso a documentos por tipo de plantilla.
Debes seleccionar al menos un tipo. Si activas la regla y dejas la selección vacía, la plataforma no permitirá guardar y mostrará un error de validación.
3. Persistencia de la regla
Una vez guardado, el sistema aplica un filtro automático en el módulo de Documentos y Firma para ese usuario. El filtro se aplica de inmediato, sin necesidad de que el usuario vuelva a iniciar sesión.
Dónde aplica el límite
El límite actúa en todos los lugares donde el usuario gestiona plantillas o documentos de la empresa:
- El límite aplica para cualquier perfil personalizado. No aplica para el perfil normal.
- Vista de plantillas. Solo aparecen las plantillas de los tipos incluidos en su regla.
- Creación, edición y eliminación de plantillas. No puede crear una plantilla de un tipo fuera de su regla, ni editar o eliminar las existentes de otros tipos.
- Módulo Documentos, en las pestañas Todos los pendientes, Todos los documentos, Papelera y Generar documentos.
- Ficha del colaborador, pestaña Documentos, al generar documentos para esa persona.
- Exportadores de documentos. El filtro se propaga automáticamente a las exportaciones y descargas masivas.
Dónde no aplica el límite
Hay tres casos en que el usuario sigue viendo documentos de tipos fuera de su regla, y son intencionales:
- Sus propias firmas y revisiones pendientes. Si le toca firmar o revisar un documento, o si es representante legal en él, lo sigue viendo aunque sea de un tipo fuera de su límite. La regla acota lo que gestiona, no lo que le corresponde resolver.
- Sus propios documentos autogestionables. Un usuario que administra Documentos y Firma también es colaborador. Puede generar su propio certificado de antigüedad aunque ese tipo no esté en su regla. Lo que sí queda bloqueado es generar ese mismo certificado para otro colaborador.
- Usuarios sin regla configurada. Si no activas la casilla, el usuario sigue viendo todo el módulo exactamente como antes. Esta funcionalidad no cambia nada para quien no la configures.
Beneficios clave
- Autonomía: permite que distintos equipos gestionen sus propios tipos de documentos sin interferir con la información de otras áreas.
- Seguridad: evita que un usuario con permisos de edición modifique o descargue documentos con información sensible que no le corresponde por su rol, como los asociados a remuneraciones o desvinculaciones.
- Orden: limpia la interfaz, mostrando solo los tipos de plantilla que el usuario realmente necesita gestionar.
Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa con los permisos actuales? Esta funcionalidad no rompe el modelo de permisos existente. Actúa como una capa de segmentación adicional sobre el perfil base del usuario.
¿Cómo le devuelvo el acceso completo a un usuario? Desactiva la casilla de limitar acceso por reglas, o quita todos los tipos seleccionados. En ambos casos la regla se elimina y el usuario recupera la visibilidad completa del módulo.
¿Se puede combinar con juegos de datos? Sí. Si el usuario además está limitado por juegos de datos, se aplican las dos restricciones a la vez. La regla por tipo de plantilla no le da acceso a plantillas de un juego de datos que no le corresponde.
¿Se puede combinar con el límite por categorías de activos? Sí. Un mismo usuario puede tener reglas activas en Documentos y en Gestión de Activos al mismo tiempo, y cada una actúa solo sobre su módulo.
¿Los tipos de plantilla únicos de la plataforma quedan siempre accesibles? No. Los tipos de plantilla únicos requieren declaración explícita en la regla, igual que cualquier otro. Si necesitas que un usuario limitado acceda a uno de ellos, tienes que incluirlo en su selección.
¿Puedo limitar por plantilla individual en lugar de por tipo? No. La segmentación es por tipo de plantilla, no por plantilla individual.