Objetivo:
O objetivo do artigo é explicar o processo que o Representante Legal deve seguir quando há um documento pendente de assinatura na plataforma. O artigo descreve os passos que o Representante deve seguir a fim de proporcionar uma compreensão clara e completa de como funciona esse fluxo de assinatura na plataforma.
Escopo / Limitações:
Este artigo é direcionado principalmente aos Representantes Legais de uma organização. Os processos e etapas detalhados no artigo foram desenvolvidos para usuários que atendam a essa característica específica. No entanto, é importante destacar que este artigo não aborda questões relacionadas ao acesso à plataforma.
É fundamental considerar que, antes de iniciar o processo de assinatura, a empresa deve previamente designar o usuário como Representante Legal dentro da plataforma. Essa condição é um requisito essencial para poder completar com sucesso o fluxo de assinatura de documentos na Buk.
Processo:
O processo começa com uma notificação de assinatura que será gerada quando o administrador da plataforma Buk solicitar sua assinatura em um ou mais documentos. Nesse momento, você receberá uma notificação em seu e-mail pessoal com o assunto "BUK | Documentos pendentes de assinatura". A partir daí, você poderá ver a quantidade de documentos que precisam da sua assinatura e acessar sua plataforma Buk clicando nos botões "Ver Documentos" ou "Assinar".
Uma vez que você tenha feito login na Buk, será exibida uma janela específica chamada "Documentos", onde você terá a opção de visualizar duas abas: "Meus Pendentes", na qual estão listados os documentos pendentes de assinatura, e outra aba "Todos os Documentos", onde você poderá revisar os documentos emitidos. Neste momento, você poderá assinar de forma individual ou em massa. Para assinar individualmente, procure o documento a ser assinado e pressione, na seção "Ações", o botão "Assinar".
Se desejar assinar em massa, selecione nas caixas todos os documentos a serem assinados. Em seguida, em "Ações", pressione "Assinar Documentos".
Posteriormente, aparecerá uma janela pop-up que incluirá um campo para inserir sua senha de acesso à Buk. Digite sua senha no campo fornecido e depois clique no botão "Verificar Senha" para avançar com a assinatura do documento.
Em seguida, você encontrará um campo para inserir o código de segurança, que será enviado novamente para seu e-mail pessoal com o assunto "Seu código de assinatura (número do código)". Se não receber o código em alguns minutos, você pode clicar na opção "Reenviar um novo código" para que o sistema envie novamente. Insira o código recebido no campo correspondente e clique em "Assinar Documento" para completar o processo.
Uma vez concluído, o sistema notificará o sucesso do processo.
Configurações Gerais Necessárias ou Associadas:
Por fim, se na sua plataforma os administradores ativarem a Configuração Geral de "Enviar documentos assinados para representantes legais", você receberá um e-mail com o assunto: "Seu documento está pronto" quando todas as partes tiverem assinado o documento. No corpo do e-mail, você encontrará o documento assinado em anexo. Este e-mail será enviado para cada documento que você assinou. Ao baixar o documento, você poderá visualizar sua assinatura eletrônica, a data e hora em que foi realizada, bem como um código QR que permitirá autenticar a assinatura de forma rápida e simples.
Palavras-chave:
Assinatura, colaborador, fluxo, passo a passo, QR, código, e-mail, notificar, notificação, contrato, Representante Legal.
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