El objetivo del módulo de "Comunicaciones" es facilitar el acceso y la gestión de información relevante para los colaboradores, promoviendo la comunicación interna efectiva y proporcionando un canal centralizado para la distribución de noticias, eventos y recursos dentro de la organización.
El módulo de "Comunicaciones" permite a los usuarios acceder a un portal diseñado para proporcionar información de manera ágil y sencilla. Ofrece características como la administración de Acciones Rápidas, Publicaciones y Portadas, así como la visualización de fechas de Cumpleaños. Los usuarios pueden crear, editar y gestionar estos elementos para mejorar la difusión de información y mantener a los colaboradores informados y comprometidos. Por otra parte, considera que, las opciones de personalización para las Acciones Rápidas y sus visualizaciones actuales no son configurables en la actualidad así como tambien que los archivos multimedia (imágenes y videos) tienen restricciones de tamaño máximo para mantener la eficiencia de la plataforma.
Este opera dentro del marco de las políticas y regulaciones internas de la organización donde el compartimiento de la información depende netamente de la empresa. Buk brinda la plataforma para que los colaboradores se sientan parte de una organización mediante un portal que se organiza por secciones para volverlo dinámico y ordenado.
Configuraciones del Portal
Este portal puede configurarse de tal modo que el administrador pueda limitar o mostrar qué elementos desea compartir con sus colaboradores, estos ajustes se realizan desde Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Configuraciones. Dentro de las configuraciones, en la sección de Portal, se puede administrar los siguientes ajustes del módulo:
Filtro del feed que deseas ver por defecto en el portal
Acá se puede seleccionar qué se visualizará en el portal, entre publicaciones, reconocimientos, cumpleaños o todo. Esto significa que, al ingresar los colaboradores, verán automáticamente el filtro seleccionado.
Configuración de cumpleaños
Filtrar los cumpleaños: Acá se escoge si se quiere segregar la visualización de los cumpleaños por empresa, división, área o sub-área, o se muestran todos.
Mostrar en el portal: Define si quieres mostrar los cumpleaños en el portal.
Mostrar widget de acceso a calendario en el portal: Define si quieres mostrar el listado de cumpleaños del mes en el widget del portal.
Configuración de publicaciones
Define si se quieren mostrar las publicaciones en el portal.
Configuración de Tareas pendientes
Define si se quieren mostrar las tareas pendientes en el portal.
Ítems del Portal de Comunicaciones
Este portal está diseñado para que puedas dar a tus colaboradores acceso a la información de forma rápida y simple. Este portal está compuesto principalmente por 5 elementos:
Publicaciones
Portadas
Acciones Rápidas
Accesos Directos
Cumpleaños
Publicaciones
Las publicaciones se componen de un título, cuerpo y pueden contener imágenes o videos.
Para crear una nueva publicación debes acceder desde Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal y entrar en la pestaña de Publicaciones. Acá verás una tabla con todas las publicaciones creadas hasta el momento, allí podrás editar o borrar una publicación existente desde los 3 puntos de la publicación.
En esta visual podrás ver el estado de las publicaciones que pueden dividirse 4 estados:
Publicada: La publicación puede ser vista por los colaboradores.
Borrador: La publicación solo puede ser vista por los administradores del módulo.
Programada: Cuando una publicación está para programada para futuro.
Expirada: Cuando una publicación pasa la fecha de expiración y deja de ser visible por el colaborador.
Ahora, para crear una nueva publicación selecciona la opción Crear Publicación, la cual te permitirá generar un nuevo contenido en el portal. En esta interfaz, deberás ingresar el título de la publicación y personalizar su contenido a través de una variedad de herramientas disponibles. Estas herramientas te permitirán ajustar las fuentes de texto, alinear la información y definir el tamaño, entre otras opciones.
En el siguiente paso, podrás agregar imágenes (con un tamaño máximo de 5 MB) o videos (con un tamaño máximo de 20 MB) para enriquecer tu publicación. Una vez hayas completado esta etapa, podrás ajustar las configuraciones de la publicación en la sección de "Ajustes". Aquí tendrás la opción de realizar varias acciones, como enviar una notificación a los usuarios al momento de publicar, permitir comentarios, programar la publicación para su lanzamiento en un momento específico, fijar la publicación en la parte superior del portal para una mayor visibilidad, y publicar como empresa, lo cual permite generar publicaciones corporativas. El nombre y el logo que se mostrarán serán los configurados en los parámetros generales (nombre de la compañía y logo en el menú lateral).
Finalmente, deberás definir el estado de la publicación, que puede ser "Publicado" o "Borrador". Además, si deseas restringir quiénes pueden ver la publicación, puedes hacerlo a través del botón "Filtrar". Esta función te permitirá limitar la visualización según criterios como empresa, división, área, sindicato, categoría de cargo, entre otros.
Portadas
Las portadas permiten dar a conocer noticias a los colaboradores, además, puedes vincular una portada a un link externo para redirigir a otro sitio y compartir información importante.
Las portadas se configuran en Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal, en la sección Portadas. Acá está el listado de todas las portadas, que están visibles u ocultas, las cuales se pueden editar o eliminar. En esta visual también se pueden crear nuevas portadas.
Para crear una nueva portada, se va a solicitar obligatoriamente un título y la imagen que se desea mostrar. Las portadas mantendrán un tamaño estándar para mejorar la experiencia de visualización de los colaboradores. Al cargar la imagen, asegúrate de ajustarla en la vista previa mediante el uso del cursor. Podrás acomodarla y ajustar el tamaño moviendo la esfera. La imagen no debe ser mayor a 5 Mb y las dimensiones recomendadas son 1024x360 px.
Además, tendrás la posibilidad de asociar la publicación a un enlace específico si así lo deseas. También podrás optar por enviar una notificación junto con la publicación o definir limitaciones de filtros que apliquen a divisiones, áreas, sub-áreas, etc.
Acciones Rápidas
Esta sección permite a los colaboradores acceder a información relevante que es crucial tener disponible de manera fácil y rápida.
Para crear acciones rápidas, dirígete a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal, en la sección Acciones Rápidas. Acá está el listado de todas las acciones, que están visibles u ocultas, las cuales se pueden editar o eliminar. En esta visual también se pueden crear nuevas acciones rápidas.
Para crear una nueva acción rápida, debes ingresar un título y una imagen. La imagen no debe ser mayor a 5 Mb y de dimensiones 350×123px. Además, se puede añadir una descripción y enlazarlo con un link para que, al hacer clic en la acción rápida, los colaboradores sean redirigidos a la página que determines.
Para comunicar a los colaboradores sobre esta nueva acción rápida, puedes activar la opción "Enviar notificaciones". Al guardar, se enviará automáticamente un correo a los colaboradores que puedan ver esta acción.
Para dejar la Acción Rápida como visible, selecciona "Mostrar en el portal"; de lo contrario, se guardará como borrador y se podrá publicar en otro momento. Para restringir la visualización de las acciones rápidas, puedes utilizar los filtros avanzados.
Acciones Rápidas
Los colaboradores podrán encontrar en el portal de comunicaciones accesos directos de las principales funcionalidades.
Cumpleaños
La sección de cumpleaños brinda a los colaboradores la oportunidad de conocer las fechas de cumpleaños de sus compañeros, ya sea dentro de su equipo, área, departamento, división, empresa o incluso en toda la organización.
Para que sean visibles se debe tener habilitado el Mostrar en el portal desde Configuraciones, como se comentaba anteriormente. Podrás configurar que los colaboradores solo vean los cumpleaños de los compañeros de su misma empresa, división, área, sub-área o de todos.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención, ¡Felices te ayudamos!