En este artículo aprenderás cómo realizar correctamente la carga de información histórica, conocerás el significado de cada opción de guardado y cómo identificar y corregir los errores más comunes que pueden presentarse durante el proceso.
Requisitos previos
Contar con el perfil de administrador o los permisos necesarios para realizar importaciones en la plataforma.
Haber descargado la plantilla oficial de carga histórica desde el módulo correspondiente.
Definiciones:
Template: Es un archivo predefinido con una estructura específica que debe ser descargado y completado con los datos mínimos requeridos para su posterior carga en plataforma.
Carga histórica: Corresponde al cargue con la información de los doce (12) meses anteriores al paralelo de nómina, permitiendo que Buk cuente con los antecedentes necesarios para calcular correctamente procesos como liquidación de prestaciones sociales, vacaciones y otros cálculos que requieren información histórica.
Contenido - Paso a Paso
Ruta de acceso en la plataforma
Para realizar la importación masiva de tus comprobantes, sigue estos pasos dentro del sistema:
Dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Reportería.
Haz clic en Importadores y luego vuelve a seleccionar la opción Importadores.
Busca y elige el importador llamado Comprobantes Históricos.
Selecciona el período en el cual vas a importar la información (el mes seleccionado debe estar cerrado).
Elige una de las tres opciones de guardado disponibles según tu necesidad de actualización.
Haz clic en Descargar Template para obtener el archivo con la estructura oficial requerida por el sistema.
Completa la plantilla en tu equipo registrando la información obligatoria de tus colaboradores
Haz clic en Seleccionar archivo, elige el documento completado en tu equipo y confirma la subida para completar el registro en la plataforma.
Significado de las formas de guardado de comprobantes históricos
Antes de procesar la carga, debes definir cómo interactuará tu nuevo archivo con los datos que ya existen en el sistema. Para ello, selecciona una de las siguientes tres modalidades:
1. Se borrarán todos los comprobantes históricos del periodo: Esta opción elimina de forma definitiva todos los registros previos del mes seleccionado en la plataforma, sin importar a qué colaboradores afecte el archivo.
Ejemplo: Si cargas información histórica de enero y existen registros previos para 100 colaboradores en el sistema, todos esos comprobantes se eliminarán antes de generar la nueva carga.
Cuándo utilizarlo: Se recomienda cuando necesitas reemplazar por completo la información de ese mes con un archivo totalmente nuevo.
2. Solo se borrarán los comprobantes de los colaboradores registrados en la plantilla: El sistema elimina únicamente el historial de las personas que figuran dentro del archivo de Excel que estás subiendo.
Ejemplo: Si el período en la plataforma tiene 100 colaboradores con comprobantes históricos, pero tu plantilla solo incluye a 20, el sistema únicamente eliminará y reemplazará los datos de esos 20 colaboradores, dejando intactos los 80 restantes.
Cuándo utilizarlo: Es de gran utilidad para corregir o actualizar la información de un grupo específico sin alterar los datos del resto del personal.
3. No se borrará ningún comprobante histórico existente: Esta opción no actualiza o agrega información. Esta opción no se recomienda si el colaborador ya cuenta con información previa, ya que puede generar error.
Guía de solución de errores comunes
Durante el procesamiento del archivo, el sistema puede arrojar alertas específicas. A continuación, encuentra cada error y cómo solucionarlo:
La suma de los devengos prestacionales y no prestaciones no cuadran con valores DIAN:
Para solventar este error se debe tener en cuenta la suma de las columnas (R+S+T+U) y adicional la suma de las columnas (Y+Z+AA+AB+AC+AD+AE+AF+AG+AH+AI+AJ+AK+AL+AM+AN+AO+AP+AQ+AR) la diferencia de estos dos debe dar 0, si hay alguna diferencia, se debe identificar cual es para ingresarla en algunas de las columnas anteriormente mencionadas.
Las columnas (R+S+T+U) hacen referencia a los espacios específicos para los comprobantes de pago que las personas tienen en cada uno de los meses, los nombres de las columnas son.
* R: Total Devengos Prestacionales
* S: Total Devengos No Prestacionales Certificables
* T: Total Devengos No Prestacionales No Certificables
* U: Total Descuentos Legales
Las columnas (Y+Z+AA+AB+AC+AD+AE+AF+AG+AH+AI+AJ+AK+AL+AM+AN+AO+AP+AQ+AR) hacen referencia a los espacios específicos para los renglones del certificado de ingresos y retenciones de cada uno de los colaboradores, los nombres de las columnas son:
1. Y: Pago Salario DIAN
2. Z: Pago Prestaciones Sociales DIAN
3. AA: Pago por Viáticos DIAN
4. AB: Cesantía e Interés Cesantía DIAN
5. AC: Cesantías consignadas a fondo de cesantías DIAN
6. AD: Otros Pagos DIAN
7. AE: Bono Electrónico o Papel de Servicio DIAN
8. AF: Pago por Comisiones DIAN
9. AG: Pagos por gastos de representación DIAN
10. AH: Pagos por compensaciones por el trabajo asociado cooperativo DIAN
11. AI: Pensiones de jubilación, vejez o invalidez DIAN
12. AJ: Exceso bonos de alimentación DIAN
13. AK: Retención en la Fuente
14. AL: Aportes Obligatorios a Salud
15. AM: Aportes Obligatorios a Pensión
16. AN: Aportes Fondo Voluntario Pensiones
17. AO: Subcuenta Solidaridad
18. AP: Subcuenta Subsistencia
19. AQ: AFC
20. AR: APV
Total Neto: No cuadra con devengos y descuentos:
Este error hace referencia a que la columna V llamada Total Neto siempre requiere una fórmula y el sistema también realiza una fórmula interna, la recomendación es que siempre se haga la fórmula una vez se esté diligenciando y cuando se vaya a cargar el histórico se debe dejar en valor esta columna.
La formula es: (R+S+T)-(U+V)
Nota: Es importante que cada vez que haya un cambio en estas columnas anteriores se debe repetir la fórmula para que cargue correctamente el histórico.Error desconocido al importar. Nuestro equipo ya ha sido notificado sobre el error y se contactará contigo a la brevedad en caso de ser necesario:
Este error señala que alguna de las casillas del Template diligenciado presenta una o varias de las siguientes características:
1. Hay columnas vacías dentro del template
2. Hay columnas que tienen formulación dentro del template
3. Hay columnas que tienen decimales dentro del template
4. Hay columnas que están en valor pero sin embargo tienen un error de Fórmula (#N/A)
Empresa: No Calza entre liquidación y job:
Este error se genera especialmente en clientes que dentro de la misma URL tienen diferentes empresas y alguno de los colaboradores inicialmente fue incluido en la empresa incorrecta, este error se solventa contactando al equipo de Customer Onboarding o Servicio al Cliente, para indicarle que puedan realizar la corrección en conjunto.El comprobante está cerrado, El mes está cerrado:
Este error corresponde a un escenario poco frecuente que puede ocurrir cuando, durante el proceso de implementación, se habilita al cliente para operar en uno o más períodos posteriores y posteriormente se requiere realizar el cargue histórico de esos mismos períodos, existiendo ya novedades registradas previamente. Para solucionarlo, contacta el Customer Onboarding Executive, quien realizará los ajustes internos necesarios. Esto incluye eliminar los comprobantes generados para las personas involucradas en el período afectado y limpiar las novedades registradas previamente, permitiendo posteriormente realizar nuevamente el cargue histórico de forma correcta.
No tiene permisos para crear este registro código de Ficha: Ficha no Encontrada en este CI:
Este error se identifica cuando se intenta cargar información de personal que no está creado en el sistema o ya está retirado de la compañía, ya que se debe cargar información únicamente de las personas activas a la fecha.
Error desconocido al procesar. Se ha detenido el procesamiento:
Este error suele suceder cuando algún registro del template se encuentra vacío.
Variable ya está en uso:
Este error se solventa contactando al Customer Onboarding Executive para que internamente pueda pasar el mes en mención a histórico y permita cargar dicha información.
Mes no está cerrado:
Este error hace referencia a que la información del mes que se está cargando, aún está abierto y debe cerrarse para que permita la carga. Puedes hacerlo directamente o contactar el Customer Onboarding Executive encargado de la implementación.
Consideraciones importantes
Revisa siempre que los formatos de identificadores no contengan espacios ni caracteres especiales que rompan la lectura del importador.
Se recomienda procesar las correcciones en una copia limpia de la plantilla para evitar arrastrar errores de formato invisibles de Excel.
Inclusión de devengos y descuentos: Puedes registrar tanto los devengos como los descuentos dentro del mismo archivo para la carga histórica. La plantilla cuenta con columnas asignadas de forma específica para ambos tipos de información de manera simultánea.
Uso de pestañas en el archivo: Al descargar el documento, debes diligenciar obligatoriamente la primera pestaña llamada Nómina, ya que es el requisito mínimo para que la plataforma procese los históricos. Las demás pestañas son opcionales y te sirven para añadir detalles secundarios si así lo requieres.
Ajustes posteriores en bases ya cargadas: Si necesitas corregir información que ya fue subida durante la implementación del módulo de nómina, puedes preparar nuevamente tu archivo con las modificaciones. Al momento de cargar, selecciona la opción "Solo se borrarán los comprobantes de los colaboradores registrados en la plantilla" para que el sistema reemplace únicamente los registros de las personas incluidas en tu nuevo documento.