Integración Buk NetSuite – Colombia

El objetivo de este artículo es proporcionar instrucciones detalladas sobre la integración que realizó Buk con la plataforma de NetSuite.

El artículo guía al usuario para comprender qué abarca la integración, qué información viaja, cómo es el flujo para solicitar la integración, quienes pueden solicitar la integración, requerimientos del cliente. quién se encarga de dejarla operativa, cuál es el plazo, y qué información necesita compartir el cliente a Buk. Por otro lado, se detalla cómo obtener los token necesarios para habilitar la integración.

Alcance / Limitaciones:

Esta guía establece una base robusta para facilitar la integración entre Buk y NetSuite. No obstante, para lograr una integración efectiva, los usuarios deben cumplir con ciertos requisitos esenciales. Entre estos, es fundamental contar con la API de NetSuite (no es necesario tener la API de Buk), el módulo de remuneraciones dentro de sus contrataciones modulares de Buk, tener claridad sobre la infraestructura contable qué utilizarán en NetSuite (acá es NetSuite o el partner de NetSuite quien debe apoyar al cliente con esta información), contar con la versión Standard y Premium de Netsuite que tienen ambiente de prueba / sandbox (hoy no cubrimos la versión Starter de Netsuite) y obtener el access token dentro de NetSuite para compartirlo con Buk (en este artículo les facilitamos un paso a paso para saber hacerlo). Es la misma integración para todos los clientes y Buk te entregará una estructura estándar (está adjunta al final de este artículo) que se adecua a NetSuite para tu contabilidad.

Contamos con una suite app verificada por NetSuite. Esta integración sirve para México, Colombia, Perú y Chile. Los clientes de Buk que quieran integrar su plataforma con NetSuite, podrán solicitar esta integración directamente con Buk, sin un costo adicional. No necesitan a un tercero para generar el desarrollo, ya que la integración ya se hizo en Buk. Esta integración contempla el envío de las líneas de liquidación necesarias para lograr la centralización contable en NetSuite. Por lo tanto, si solicitan esta integración estándar, no tiene costo adicional. Sin embargo, si requieren una integración que incluya el envío de información adicional o más detallada, pueden coordinarlo con un tercero.

Tal como se mencionó, esta integración toma líneas de liquidación de Buk y las transforma en journal entries para NetSuite. Viajan varias líneas y en NetSuite se genera el asiento contable. El envío es unidireccional (desde Buk a NetSuite) y solo abarca journal entries. Por ahora, la integración no abarca la sincronización de la nómina, por lo tanto, las nóminas se deben actualizar en Buk y en NetSuite por separado. En el caso de requerir esa sincronización, deberán solicitarla a un tercero e incurrir los costos asociados.

No se genera ni se envía ningún documento. De todas formas el cliente puede descargar su centralización contable en Buk si es que lo necesita. Se hace por un protocolo por API Rest (desde Buk a NetSuite), es decir, Buk envía la información a la API de NetSuite (no se utiliza la API de Buk). En Buk se desencadena un job que genera un post en la API de NetSuite, pero sin usar un endpoint de la API pública de Buk. Esta integración permite que el envío de información sea automática desde Buk a NetSuite (ya no es necesario descargar ningún archivo de Buk para subirlo a NetSuite), pero NetSuite y Buk siguen siendo plataformas separadas y los procesos comerciales e implementación de ambos sistemas se llevan por separado.

Protocolo de seguridad: Nos certificamos con OAuth 1.0 y la integración se basa en TBA (token based authentication).

Definiciones:

NetSuite: Es un software de gestión empresarial en la nube. Ayuda a las empresas a gestionar procesos empresariales en un solo sistema integrado, que abarca planificación de recursos empresariales (ERP) tales como: finanzas, relación con clientes (CRM) y business intelligence (BI).
API Key: Es una llave que autoriza al software de NetSuite a comunicarse con Buk para poder recolectar información.
Access Token: Para hacer la conexión de Buk y NetSuite, se necesitan dos token:
1. Integration Record: está embebida en la SuiteApp, por lo tanto, el cliente no debe hacer nada al respecto.
2. Access Token: los proporciona el cliente a Buk y se obtienen en NetSuite (Consumer Key/Client ID, Consumer secret/Client Secret, Token ID y Token Secret). Acá te dejamos el paso a paso para obtener el token. (dejar un botón que lleve a un pdf con el paso a paso que está listo). Adicional el cliente debe entregar a Buk el REALM, que es una URL que se obtiene dentro de NetSuite.

El REALM es la URL que usan para ingresar el ERP de NetSuite. Acá dejamos dos ejemplos:
1. Caso en producción: https://1234567.suitetalk.api.netsuite.com/ -> REAL 1234567
2. Caso de sandbox o prueba: https://1234567-sb1.suitetalk.api.netsuite.com/ -> 1234567-sb1

Además es importante que te vayas preparando para el siguiente paso y tengas lista la siguiente información la cual se encuentra en tu Netsuite:

ID Interno (Empleado)
ID vendors (Empleado)
Tercero NetSuite (Nombre Empleado o Nombre Entidad)
ID Cuentas Contables
ID Centro Costos
ID Externo (Nombre documento contable o tipos de documentos) (editado)
ID Proveedor (Entidades)

Proceso en Plataforma:

Si es cliente nuevo de Buk y está implementando: Debe solicitar la integración a su jefe de proyectos.
Si es cliente de Buk y ya implementó Buk: Debe solicitar la integración a SAC (Servicio de Atención al Cliente) levantando una solicitud.

Los clientes podrán integrar Buk con NetSuite por medio de dos opciones:
1. Integración estándar de Buk (gratuita)
2. Integración a la medida realizada por terceros (costo asociado).

1. Integración Gratuita (Centralización Contable Estándar)

El cliente puede solicitar esta integración directamente a Buk. Esta opción incluye el envío de líneas contables desde Buk hacia NetSuite, con el fin de facilitar la centralización contable (no considera la sincronización de nómina). Buk proporcionará una estructura contable estándar (está adjunta al final de este artículo) para esta integración .

Requisitos a cargo del cliente:

Tener la API de NetSuite habilitada.
Contar con claridad respecto a su infraestructura contable en NetSuite.
Disponer de la versión Standard o Premium de NetSuite (la versión Starter no está incluida).
Obtener el Access Token desde NetSuite (ver instructivo adjunto para su obtención).

Importante:
Si el cliente necesita adaptar la integración a una estructura contable distinta a la estándar, este será un proceso diferente que puede requerir más tiempo. En este caso, el cliente deberá entregar el detalle de dicha estructura al Jefe de Proyecto de Buk. Si el cliente no tiene claridad sobre su estructura contable, va a requerir apoyo de NetSuite o de su partner de NetSuite, lo cual podría generar costos adicionales que no dependen de Buk. Pero es responsabilidad del cliente proporcionar toda la información necesaria sobre su infraestructura contable y accesos a NetSuite (incluyendo el token) para garantizar el correcto desarrollo del proceso.

Proceso de Implementación

Mes 1: El Jefe de Proyecto de Buk recopila la información necesaria del cliente (estructura contable y token). Con estos datos, carga un archivo plano (.csv) para validar la integración.
Mes 2: El Jefe de Proyecto genera un ticket al equipo de integraciones de Buk para implementar la integración definitiva, proceso que puede tardar hasta un mes.

Nota: Este proceso dura al menos dos meses. Considerar que si existen retrasos en cualquier parte del proceso (en la entrega de información por parte del cliente o inconsistencias), el proceso puede tomar más tiempo. De la misma manera, si el cliente solicitó adaptar la estructura contable a un formato diferente al estándar, el proceso es diferente y puede tomar más tiempo, dependiendo de la rapidez con que el cliente entregue la información a Buk.

Importante: Una vez lista la integración: si el cliente realiza cualquier cambio en su estructura contable (no datos), es responsabilidad del cliente avisar a su jefe de proyectos o Servicio de atención al cliente Buk para que ellos levanten un ticket a integraciones Buk y puedan dejar adecuado ese cambio de estructura en la integración

2. Integración a la Medida (Personalizada)

Para clientes que requieran una integración más avanzada, que incluya, por ejemplo, sincronización de nómina o el envío de otros datos adicionales, deberán solicitar una integración a la medida a un tercero. Este puede ser gestionado por nuestros partners certificados en NetSuite y conlleva un costo adicional. No depende de Buk y es un proceso que llevará el cliente directamente con el tercero.

Partners certificados para integraciones a medida con Buk:

Hood River Consulting (HRC)
Agilesoft
Onitec
K2
TCIT

Pueden solicitar los contactos directos de estos partners a los siguientes correos:
Chile: Partnerschile@buk.cl
Colombia: Partners@buk.co
México: partners@buk.mx
Perú: partners@buk.pe

Consideraciones por País: Aplica para Chile, México, Colombia y Perú.