En este artículo aprenderás a preparar el módulo de Gestión de Activos mediante la asignación de permisos y la creación de atributos personalizados, asegurando una estructura sólida para tu inventario.
Requisitos previos
Perfil de usuario con permisos de edición en el módulo de Administración.
Módulo de Gestión de Activos activado en tu plataforma.
Contenido - Paso a Paso
1. Configuración de permisos para administradores Para que el equipo encargado pueda gestionar el inventario, debes asignar los permisos correspondientes:
Ve a ⚙️ Administración > 👥 Usuarios y Perfiles > Pestaña Perfiles.
Selecciona el perfil deseado o "Crear Perfil de Usuario" y entra a la pestaña Administrativo.
En la sección Gestión de activos, activa:
Modificación - Gestión de activos Inventarios y órdenes: Para crear y mover activos.
Modificación - Gestión de activos Configuración: Para definir categorías y productos.
Haz clic en Guardar.
Luego, podrás asignar ese perfil al usuario que requiere administrar el módulo.
Adicionalmente, si tienes Plataforma Pro, más de un usuario administrando el módulo y quieres que cada uno vea categorías distintas de Activos, puedes limitar qué categoría ve cada uno, siguiendo los pasos a continuación:
Dirígete a ⚙️Administración > 👥Usuarios y Perfiles > Pestaña Usuarios > Busca el usuario a limitar por Categorías y haz clic en los tres puntos > Editar
Nota: También verás esta sección al momento de crear un usuario.
En el formulario desplegado verás al final la sección de "Limitar activos por categoría". Dentro, debes activar el checkbok de "Limitar acceso por reglas" y posteriormente seleccionar las categorías de activos por las cuales deseas limitar al usuario en cuestión.
Una vez guardado, el sistema aplicará un filtro automático en el módulo de activos para ese usuario.
2. Habilitación de vista para colaboradores y supervisores
Para que los colaboradores vean sus activos asignados en su ficha:
Ingresa a ⚙️ Administración > 👥 Usuarios y Perfiles > Pestaña Perfiles.
Haz clic en Configuración de Perfil normal.
En la pestaña Permisos, activa las opciones de visualización para colaboradores y supervisores.
Activar permiso colaborador:
Cómo lo verá el colaborador en su ficha:
3. Creación de atributos personalizados Define campos adicionales para Productos (ej: código de barras, garantía) como para Activos individuales (ej: número de serie, proveedor)
✨ Recomendación clave: Crea estos atributos antes de registrar tus productos y activos. Así optimizarás:
✔️ El llenado manual de información.
✔️ La importación masiva de datos.
✔️ La consistencia en tus registros.
Navega a ⚙️ Administración > ➡️ Atributos personalizados.
Selecciona Crear atributo personalizado.
Elige la entidad: Productos (base general) o Activos (ítem individual).
Configura el tipo de dato. Si eliges Fecha, puedes activar la notificación de vencimiento para recibir alertas en tu sección de tareas pendientes con los días de anticipación que definas. La plataforma genera automáticamente una alerta que se ve en la sección de "Tareas pendientes" del usuario, asegurando que no se pasen por alto fechas críticas.
4. Opción agregar filtro
Existe la opción de agregar un filtro para que puedar crear un atributo que sea exclusivo para ciertos Activos o Productos
Ejemplo: Que los productos con categoría “Computadores” tengan el atributo “Memoria RAM”
Si posteriormente quieres que ese filtro aplique a otra categoría, puedes volver a editar el filtro y añadirla.
Ejemplo: Que los productos de la categoría “Teléfono móvil" también tengan el atributo “Memoria RAM”
En el listado de atributos personalizados, haz clic en el lápiz del atributo a editar
Agrega la nueva categoría donde quieras que aparezca ese atributo y haz clic en guardar.
Nota: Solo se permite agregar elementos, no eliminar.
5. Acceso al módulo
Una vez configurado, puedes comenzar la carga de información desde el menú lateral:
Ve a 📋 Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración.
Continúa con la Fase 2 para lograr una configuración exitosa.
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