Antes de comenzar a registrar productos y activos, es necesario realizar una configuración inicial. En esta fase aprenderás a asignar permisos, habilitar la visualización para colaboradores, crear atributos personalizados y acceder al módulo.
Requisitos previos
Perfil de usuario con permisos de edición en el módulo de Administración.
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Módulo de Gestión de Activos activado en tu plataforma
Paso 1: Configuración de permisos para Administradores
Para que el equipo encargado pueda gestionar el inventario, debes asignar los permisos correspondientes:
Para que los usuarios encargados puedan administrar el inventario, primero debes asignar los permisos correspondientes.
1. Dirígete a Administración ➝ Usuarios y Perfiles ➝ Perfiles➝ Selecciona un perfil existente o haz clic en Crear Perfil de Usuario.
2. Activa los siguientes permisos dentro de Gestión de activos:
- Modificación - Gestión de activos Inventarios y órdenes: permite crear, editar y mover activos.
- Modificación - Gestión de activos Configuración: permite administrar categorías, productos y configuraciones del módulo.
- (Opcional) Si - Historial de Notificaciones - Gestión de Activos
Paso 2: Asignación del perfil al usuario
1. Una vez creado el perfil, asígnalo al usuario que administrará el módulo.
Para esto debes ir a la Ficha del colaborador → Información personal → Usuario → Editar usuario
2. Se abrirá la ventana de edición del usuario. En la sección Información básica, selecciona el nuevo perfil de Gestión de Activos que deseas asignar.
(Opcional) Desde la sección Alcance de acceso, puedes activar la opción Limitar por reglas para restringir el acceso al módulo Gestión de Activos y definir las categorías o atributos que el usuario podrá visualizar o administrar, según sea necesario.
3. Finalmente, haz clic en Guardar para que el perfil quede correctamente asignado.
💡 Importante: Si el usuario tenía una sesión iniciada, deberá cerrar sesión y volver a ingresar para que los nuevos permisos se apliquen correctamente.
Paso 3: Habilitación de vista para colaboradores y supervisores
Para que los colaboradores vean sus activos asignados en su ficha:
1. Dirígete a Administración ➝ Usuarios y Perfiles ➝ Pestaña Perfiles ➝ Haz clic en Configuración de Perfil normal.
2. Luego, debes habilitar el permiso para que el usuario pueda acceder a la vista de Gestión de Activos.
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Pestaña Permisos → Permisos de supervisor → marca la casilla Activos.
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Pestaña Ficha del Colaborador → Pestañas de la ficha → marca la casilla Activos.
💡 Importante: Una vez habilitado este permiso, el colaborador podrá acceder a la visualización de sus activos asignados desde su ficha de colaborador → pestana "Activos".
3. Finalmente, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Paso 4: Creación de atributos personalizados para Módulo Gestión de Activos
Los atributos personalizados te permiten registrar información adicional tanto para Productos (por ejemplo, código de barras o garantía) como para Activos (por ejemplo, número de serie o proveedor).
1. Para crear atributos personalizados , dirígete a:
Administración ➜ Atributos personalizados ➜ Crear atributo personalizado.
💡 Tip: Crea los atributos personalizados antes de registrar tus productos y activos.
2. Se abrirá el formulario de creación. Completa los campos solicitados para configurar el nuevo atributo.
La principal diferencia es que, al tratarse de un atributo para el módulo Gestión de Activos, deberás seleccionar una de las siguientes entidades:
Productos (Gestión de Activos): para crear atributos que aplicarán a todos los activos de un mismo producto (por ejemplo, marca, garantía o modelo).
Activos (Gestión de Activos): para crear atributos específicos de cada activo individual (por ejemplo, número de serie, proveedor o ubicación).
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💡 Tip: Si seleccionas el tipo de dato Fecha, podrás activar una notificación de vencimiento e indicar con cuántos días de anticipación deseas recibir la alerta. La plataforma generará automáticamente una notificación en la sección Tareas pendientes, ayudándote a realizar un seguimiento oportuno de fechas importantes.
(Opcional) Agregar filtro al atributo personalizado
Puedes configurar un filtro para que un atributo personalizado solo esté disponible para determinadas categorías de Productos o Activos.
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Ejemplo: Si creas el atributo Color de automóvil, puedes configurarlo para que únicamente aparezca en los productos de la categoría Automóviles, evitando que se muestre en otras categorías donde no corresponde. De esta forma, los atributos se visualizan únicamente cuando son relevantes para cada tipo de activo o producto.
Si posteriormente quieres que ese filtro aplique a otra categoría, puedes volver a editar el filtro y añadirla.
⚠️Nota: Una vez crees tu atributo personalizado con un filtro asociado a una categoría, luego solo podrás agregar nuevas categorías. No será posible eliminar las categorías ya asociadas.
Paso 5: Acceso al módulo de Gestión de Activos
Una vez finalizada la configuración inicial, ya podrás comenzar a administrar la información del módulo.
Para acceder, dirígete a Administrativo → Gestión de Activos
Continúa:
➜ Fase 2 - Módulo Gestión de Activos: Creación de categorías y productos
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