¿Cómo configurar y asignar diplomas en el módulo de Capacitaciones?

Los diplomas en Buk Capacitaciones son documentos que se entregan automáticamente a los colaboradores que aprueban un curso. Puedes personalizar su diseño y asignarlos tanto a cursos individuales como a rutas de aprendizaje.

Crea diplomas personalizados para certificar el aprendizaje de tus colaboradores al completar sus cursos dentro de Buk.

Paso a paso

Crear y configurar un diploma

1. Ingresa al módulo de Capacitaciones y ve a Configuraciones generales (ícono ⚙ en la esquina superior derecha).
2. Selecciona la sección Diplomas.

1. Haz clic en Agregar nuevo.

2. Completa la información del formulario (nombre de la plantilla, orientaciones y fondo correspondiente).

Elige un fondo del diploma. Fondo blanco con una barra lateral ó  imagen personalizada de fondo, con esta última  podrás subir una imagen como fondo del diploma (te recomendamos una resolución de 1024 x 789) Puedes ver los siguientes ejemplos para elegir tu preferida:

Firma: imagen de firma del representante. Dimensión recomendada: 122 × 48 px (proporción 2.27:1). Formatos: SVG, PNG, JPEG. Peso máximo: 600 KB.

Elige los campos que quieres que se visualicen:

• Identificador participante: corresponde al número de identificación (RUT, DNI, etc.)
• Nota obtenida
• Duración (del curso)
• Fecha actual: la fecha en la que se genera el diploma
• Fecha de realización: fecha en la que fue terminado el curso.

5. Luego, puedes añadir un mensaje personalizado. Este se mostrará entre el nombre del participante y el nombre del curso.

6. Puedes seleccionar el diploma como predeterminado. Esto quiere decir que ese diploma aparecerá por defecto como sugerencia al crear un nuevo curso.

7. Finalmente, puedes añadir de 1 a 3 firmas al documento. Sólo debes escribir el nombre, el cargo y subir la firma como imagen (te recomendamos el formato PNG sin fondo). Puedes eliminar una firma seleccionando el checkbox  y, luego, el botón de "Crear diploma".

8. Luego de guardar, podrás ver una vista previa del diploma presionando el botón "previsualizar". Recuerda guardar luego de hacer cualquier cambio.

⚠️ ¿Recibes un error 404 al guardar el diploma?

En ocasiones, al crear o editar un diploma, puedes encontrar un error 404. Si esto sucede, te recomendamos seguir estos pasos:

• Recarga la página: Presiona F5 o usa el botón de recargar de tu navegador para refrescar la página. A menudo, esto soluciona problemas temporales.
• Verifica tus permisos: Asegúrate de tener el permiso necesario en el LMS, ya que es necesario para gestionar diplomas.
• Intenta guardar de nuevo: Después de recargar la página, intenta guardar el diploma una vez más.

Asociar diploma a un curso

Una vez creado el diploma, puedes asociarlo a uno o más cursos desde el editor del curso. Para esto, dirígete al menú lateral y selecciona "cursos e-learning" o "cursos presenciales". En cualquiera de los dos casos, ingresa al submenú "Cursos". Para asignar un diploma a un nuevo curso, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Crea un nuevo curso presionando el botón: "Agregar nuevo".

2. Completa los datos básicos solicitados y, luego, activa la opción: "Activar los diplomas de este curso"

3. Luego, selecciona el diploma que quieres asignar al curso.

4. También puedes editar un curso propio existente y asignarle un diploma.

¿Cómo descargar un diploma como administrador?

La descarga masiva de diplomas te permite obtener los certificados de varios participantes en un mismo archivo. Conoce los permisos de perfil y las condiciones que se necesitan para habilitar esta función en el módulo de Capacitaciones.

Requisitos previos

• Contar con un perfil de usuario con acceso al módulo de Capacitaciones.

• Tener el permiso de Reportería y seguimiento asignado en tu perfil LMS, al menos en nivel de Visualización.

• Asegurarte de que el curso tenga una plantilla de diploma configurada y habilitada

Paso a paso

Asegurarte de que el curso e-learning o presencial tenga activada la opción de diploma en sus configuraciones iniciales.

1. Ingresa a Desarrollo Organizacional > Capacitaciones > Cursos.

2. Busca la instancia del curso correspondiente y accede a la vista de participantes.

3. Abre el menú de acciones de la pantalla.

4. Selecciona Descargar diplomas para obtener el archivo con los certificados de los participantes que lo hayan generado.

• Descarga individual: entra a la gestión del curso (E-learning o Presencial) → pestaña Inscripciones → Por colaborador → descarga el diploma de esa persona.
• Descarga masiva: desde la misma pantalla puedes seleccionar varios colaboradores y descargar sus diplomas en bloque.

Esto te permite, por ejemplo, descargar el diploma de un grupo específico de personas sin tener que traer el listado completo del curso.

¿Cómo lo ve el colaborador?

Los colaboradores pueden descargar sus diplomas o certificados directamente desde Buk. Sólo deben seguir los siguientes pasos:

1. Ir a la sección Mi ficha  > Talento > Cursos
2. Ve al curso > Descargar Diploma

Importante: un colaborador podrá obtener el diploma una vez que haya completado y aprobado el curso. En el caso de cursos presenciales, el administrador debe asignar al participante como "aprobado" al cambiar el estado en la sección de cursos presenciales > instancias > participantes, como se muestra en la siguiente imagen:

Gif cliente sin Plataforma Buk

Imagen editar estados cursos presenciales para cliente con Plataforma Buk

Consideraciones importantes

• Acceso por perfil: Si no cuentas con el permiso de Reportería y seguimiento, la opción de descarga masiva simplemente no aparecerá en el menú de acciones.

• Superadministradores: Las personas con perfil de superadministrador disponen de esta opción de forma predeterminada sin requerir configuraciones adicionales.

• Nivel de permiso: El nivel de Visualización es suficiente para realizar la descarga; no es obligatorio contar con permisos de modificación.

• Alcance del archivo: El sistema descargará únicamente los diplomas de las personas seleccionadas que ya tengan un certificado generado. Si un participante no ha obtenido su diploma, no se incluirá en el archivo.

• Gestión de permisos: Solo la persona con perfil de superadministrador puede actualizar o asignar permisos de perfil desde la configuración del módulo.

• Descarga individual: Para obtener el diploma de una sola persona, puedes hacerlo directamente desde su ficha sin necesidad de contar con el permiso de reportería

Otras configuraciones

1. Editar firmas y representantes legales en diplomas existentes

Si necesitas actualizar las firmas o los cargos que aparecen en un diploma ya creado:

1. Ve a la sección Diplomas y Certificados en el módulo de Capacitaciones.
2. Selecciona el diploma que deseas editar.
3. En el apartado Firmas, realiza los cambios necesarios: agrega, elimina o reemplaza firmas y cargos.
4. Guarda los cambios.

2. Cambiar el porcentaje de aprobación para la emisión del diploma

El diploma se emite automáticamente cuando el participante alcanza el porcentaje de aprobación configurado en el curso. Para modificarlo:

1. Accede a la configuración del curso correspondiente.
2. Busca el parámetro Porcentaje de aprobación.
3. Ajusta el valor al porcentaje deseado.
4. Guarda los cambios.

3. Diplomas en cursos compartidos entre empresas 

Si tienes un curso compartido entre varias empresas y necesitas que cada una tenga un diploma personalizado:

Alternativa recomendada:

1. Duplica el curso original.
2. Asigna un diploma diferente a cada versión duplicada.
3. Comparte la versión correspondiente con cada empresa.

4. Emitir diplomas en casos especiales (sin evaluación o por logros)

En algunos escenarios, los colaboradores no pasan por una evaluación estándar pero igualmente pueden recibir un diploma:

Cómo entregar un diploma al finalizar una ruta de aprendizaje

Dado que los diplomas se asignan a cursos individuales y no directamente a rutas de aprendizaje, la estrategia recomendada es asociar el diploma al último curso de la ruta. De esta manera, el colaborador lo recibirá al completar todo el trayecto formativo. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Identifica el último curso de tu ruta de aprendizaje. Este será el curso que activará la entrega del diploma.
2. Dirígete a la configuración de ese curso, ya sea desde Cursos e-learning o Cursos presenciales.
3. Dentro del editor del curso, activa la opción "Activar los diplomas de este curso".
4. En el menú desplegable, selecciona el diploma que quieres asignar.
5. Guarda los cambios. Al aprobar este último curso, el colaborador podrá descargar el diploma que certifica la finalización de toda la ruta.

Limitación: diplomas y gamificación

Descarga masiva de diplomas: restricción por fechas

Limitación: no es posible agregar fases de revisión antes de emitir el diploma

Alternativa si necesitas validación antes de emitir un diploma

Si tu proceso requiere que un administrador o mentor revise el desempeño antes de que el colaborador descargue el diploma, puedes usar alguna de estas opciones:

• Evaluar manualmente: configura el curso como presencial o con nota manual. Marca al participante como Aprobado solo después de tu revisión. El diploma se generará en ese momento.

Consideraciones Importantes

• Automatización de diplomas: La emisión automática de diplomas se gatilla exclusivamente al realizar la acción de Aprobar curso.

• Independencia de Gamificación: La obtención de medallas o hitos en el módulo de Gamificación no genera diplomas de forma automática.

• Proceso de emisión: Actualmente, el flujo de emisión es directo tras la aprobación; no incluye fases intermedias de revisión por parte de un mentor o administrador.

• Disponibilidad: Esta funcionalidad de generación automática está vinculada únicamente al cumplimiento académico del curso dentro del módulo de Capacitaciones.

• La descarga masiva de diplomas no permite filtrar por fecha. Al descargar, obtendrás todos los diplomas emitidos en la instancia.

• En los cursos compartidos entre empresas, no permitimos personalizar un diploma por empresa dentro de un mismo curso. Si necesitas diplomas distintos para cada filial, duplica el curso y configúralo por separado.

• Para modificar las firmas o representantes legales en un diploma ya creado, ingresa a la sección de 'Diplomas y Certificados', selecciona el diploma que deseas editar, y en el apartado de firmas realiza los cambios necesarios (agrega, elimina o reemplaza firmas y cargos). Guarda los cambios para que se apliquen en futuras emisiones.

• Las dimensiones de las imágenes afectan la calidad del diploma: usar imágenes con proporciones distintas a las recomendadas puede generar diplomas con el diseño distorsionado o con espacios en blanco.
• Los diplomas ya emitidos no se eliminan al restablecer el avance: si restableces el avance de un colaborador, el diploma previamente generado permanece en su ficha.
• Para descargar diplomas de forma masiva, necesitas el permiso modificación  "Cursos y contenidos" en Capacitaciones

Limitación: Diplomas en cursos externos (como BukPlay)

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