En este artículo aprenderás a definir qué puede ver y hacer cada persona en Buk Capacitaciones según su rol. Encontrarás los permisos disponibles, cuatro perfiles listos para usar, cómo asignar el nivel de Súper administrador y cómo segmentar el acceso por divisiones.
💡 En resumen: si tu empresa usa Plataforma Buk, los perfiles se crean en Usuarios y Perfiles > Perfiles de Usuario, en la pestaña Capacitaciones, y se sincronizan automáticamente con Capacitaciones. Si tu empresa usa solo Buk Capacitaciones, los roles se asignan directamente en Capacitaciones. En ambos casos, lo que cada persona puede ver según su área se controla aparte, con la restricción por divisiones.
Antes de comenzar
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Identifica cómo usa tu empresa Capacitaciones:
- Con Plataforma Buk: sigue las secciones de perfiles en Buk. Necesitas permiso para administrar Usuarios y Perfiles en Buk.
- Solo con Buk Capacitaciones: ve directo a la sección «Roles cuando tu empresa usa solo Buk Capacitaciones». Necesitas ser Súper administrador.
- Define los roles que necesitas: antes de crear perfiles, lista qué tareas hará cada persona (crear cursos, inscribir, ver reportes, conducir sesiones). Así asignas solo los permisos necesarios.
Los permisos de Capacitaciones
En el perfil de Buk, la pestaña Capacitaciones tiene la sección Buk Capacitaciones (LMS) con cuatro permisos de gestión y la sección Permisos externos con el permiso para relatores externos.
| Permiso | Valores | Qué habilita |
|---|---|---|
| Administración general | No / Lectura / Modificación | Acceso al modo administrador, al dashboard, a la información de usuarios y a los reportes. |
| Configuración e integraciones | No / Lectura / Modificación | Configuraciones generales de la empresa: divisiones, apariencia, correos, gamificación, plantillas de diplomas y certificados, e integraciones (como SENCE o DC-3). Con Modificación, también permite ingresar como otro usuario para revisar su vista. |
| Cursos y contenidos | No / Lectura / Modificación | Cursos e-learning, rutas, evaluaciones, encuestas, biblioteca multimedia y diplomas. |
| Planificación y gestión de participantes | No / Lectura / Modificación | Instancias, inscripciones, avance, notas, asistencia, importadores y planes de capacitación. |
| Control de meeting y webinar | Sí / No | Conducir, como anfitrión o panelista, los meetings y webinars asignados. |
Qué significa cada valor:
- No: sin acceso a esa área.
- Lectura: ver y descargar, sin modificar.
- Modificación: crear, editar, eliminar y publicar.
- Sí: acceso habilitado (solo en Control de meeting y webinar).
⚠️ Combinaciones que el sistema no permite:
- Configuración e integraciones solo puede tener Lectura o Modificación si Administración general está en Modificación.
- Cursos y contenidos y Planificación y gestión de participantes deben quedar en No si Administración general está en No.
- Control de meeting y webinar solo puede estar en Sí si Administración general está en No. Un relator externo no puede ser, a la vez, administrador.
Si intentas guardar una combinación no permitida, el sistema te indicará qué permiso debes ajustar.
Permisos para ver y descargar reportes
Los reportes de Capacitaciones dependen del permiso Administración general:
- Lectura: permite ver y descargar los reportes.
- Modificación: además, permite gestionar los datos desde los reportes (por ejemplo, registrar asistencia o costos).
Si tu empresa usa divisiones, cada persona ve solo los datos de las divisiones a las que tiene acceso.
ℹ️ Para los exportadores de Capacitaciones de Plataforma Buk, los permisos se definen en la sección Capacitaciones de la misma pestaña. Para incluir datos de la ficha del colaborador (personales o laborales), la persona necesita además permiso de lectura sobre Empleados y Trabajos.
💡 Si la descarga de un reporte no comienza, revisa que tu navegador no esté bloqueando las descargas o las ventanas emergentes de la plataforma.
Cómo crear y asignar un perfil en Buk
- En Buk, ve a Seguridad y permisos >Usuarios y Perfiles > Perfiles de Usuario.
- Haz clic en + Nuevo Perfil de Usuario y ponle un nombre descriptivo, por ejemplo «Líder de Capacitación Área Ventas».
- Ve a la pestaña Capacitaciones.
- En la sección Buk Capacitaciones (LMS), selecciona el valor de cada permiso. Si es un relator externo, usa la sección Permisos externos.
- Haz clic en Guardar.
- Asigna el perfil a las personas que tendrán ese rol desde su ficha de usuario.
Los cambios se sincronizan automáticamente con Capacitaciones. No necesitas configurar permisos en dos lugares.
Cuatro perfiles listos para usar
Usa estas configuraciones como punto de partida y ajústalas a tu organización.
01 · Administrador de Capacitaciones
Para quién: la persona responsable de toda la plataforma: configura integraciones, gestiona cursos, inscripciones y reportes, y define los ajustes generales.
| Permiso | Valor | Qué podrá hacer |
|---|---|---|
| Administración general | Modificación | Acceder al modo administrador, al dashboard, a los usuarios y a los reportes, con gestión completa. |
| Configuración e integraciones | Modificación | Gestionar divisiones, apariencia, correos, gamificación e integraciones. |
| Cursos y contenidos | Modificación | Crear, editar y publicar cursos, rutas y evaluaciones. |
| Planificación y gestión de participantes | Modificación | Inscribir y gestionar participantes y revisar su avance. |
| Control de meeting y webinar | No | — |
⚠️ Este perfil tiene acceso total, equivalente al Súper administrador. Asígnalo solo a quienes realmente administran la plataforma.
02 · Líder o Encargado de Capacitación
Para quién: quien lidera el área de capacitación en el día a día: crea cursos, inscribe colaboradores y revisa reportes, sin tocar las configuraciones críticas.
| Permiso | Valor | Qué podrá hacer |
|---|---|---|
| Administración general | Modificación | Acceder al modo administrador, al dashboard, a los usuarios y a los reportes, con gestión completa. |
| Configuración e integraciones | No | — |
| Cursos y contenidos | Modificación | Crear, editar y publicar cursos, rutas y evaluaciones. |
| Planificación y gestión de participantes | Modificación | Inscribir y gestionar participantes y revisar su avance. |
| Control de meeting y webinar | No | — |
💡 Al dejar Configuración e integraciones en No, evitas que se modifiquen por error las integraciones y los ajustes generales de tu plataforma.
03 · Auditor de Calidad
Para quién: gerentes, auditores o equipos de People Analytics que necesitan visibilidad sobre la capacitación, sin riesgo de modificar nada.
| Permiso | Valor | Qué podrá hacer |
|---|---|---|
| Administración general | Lectura | Ver el dashboard, los usuarios y los reportes, y descargar los reportes. |
| Configuración e integraciones | No | — |
| Cursos y contenidos | Lectura | Ver cursos y rutas sin editarlos. |
| Planificación y gestión de participantes | Lectura | Ver inscripciones y avances sin modificarlos. |
| Control de meeting y webinar | No | — |
💡 Lectura en todos los permisos de gestión le da visibilidad completa para revisar y descargar información, sin posibilidad de cambiar cursos ni datos de participantes.
04 · Relator Externo
Para quién: un instructor externo que imparte meetings o webinars. Solo necesita conducir las sesiones que tiene asignadas, sin ver cursos, inscripciones ni datos de la organización.
| Permiso | Valor | Qué podrá hacer |
|---|---|---|
| Administración general | No | — |
| Configuración e integraciones | No | — |
| Cursos y contenidos | No | — |
| Planificación y gestión de participantes | No | — |
| Control de meeting y webinar | Sí | Conducir los meetings y webinars que tiene asignados. |
Resumen de los cuatro perfiles
| Perfil | Administración general | Configuración e integraciones | Cursos y contenidos | Planificación y gestión de participantes | Control de meeting y webinar |
|---|---|---|---|---|---|
| Administrador de Capacitaciones | Mod. | Mod. | Mod. | Mod. | No |
| Líder de Capacitación | Mod. | No | Mod. | Mod. | No |
| Auditor de Calidad | Lect. | No | Lect. | Lect. | No |
| Relator Externo | No | No | No | No | Sí |
Mod. = Modificación (crear y editar) • Lect. = Lectura (ver y descargar) • No = sin acceso • Sí = acceso habilitado
Cómo configurar el perfil de Estudiante
Los colaboradores que solo toman cursos no necesitan un perfil de gestión. Tienes dos opciones:
- Opción recomendada: si el perfil de la persona tiene activo el módulo de Capacitaciones pero ningún permiso de gestión, el sistema le asigna automáticamente el rol de Estudiante. No necesitas crear nada adicional.
- Perfil manual: crea un perfil llamado «Estudiante» con todos los permisos de Buk Capacitaciones (LMS) en No.
En ambos casos, la persona accede a sus cursos y contenidos como participante, sin funciones administrativas.
Súper administrador: qué puede hacer y cómo asignarlo
Qué puede hacer un Súper administrador que un Administrador no:
| Acción | Súper administrador | Administrador |
|---|---|---|
| Crear, editar y publicar cursos y rutas | ✅ | ✅ |
| Inscribir participantes y descargar reportes | ✅ | ✅ |
| Configurar divisiones, apariencia, correos, gamificación e integraciones | ✅ | ❌ |
| Ingresar como otro usuario para revisar su vista | ✅ | ❌ |
| Editar cualquier curso cuando está activa Habilitar restricciones sobre material del curso | ✅ | ❌ Solo los cursos que creó |
| Asignar o modificar roles de administración (empresas que usan solo Buk Capacitaciones) | ✅ | ❌ |
Cómo asignarlo:
- Con Plataforma Buk: asigna a la persona un perfil con todos los permisos de Buk Capacitaciones (LMS) en Modificación, como el perfil «Administrador de Capacitaciones» de esta guía.
- Solo con Buk Capacitaciones: ve a Configuraciones generales > Administradores, elige el rol Super Admin y guarda. Solo otro Súper administrador puede hacerlo.
⚠️ Antes de asignarlo:
- Asígnalo solo a las personas responsables de la plataforma, porque tiene acceso total a la configuración, los contenidos y los datos.
- Te recomendamos tener al menos dos personas con este nivel, para no quedar sin acceso si una deja la empresa, y revisar periódicamente quiénes lo tienen.
Ejemplos de tareas por rol:
- Súper administrador: configura las divisiones, cambia el logo y los colores, edita las plantillas de correo y revisa la vista de un colaborador ingresando como él.
- Administrador: crea el curso «Inducción 2026», lo publica, inscribe a 120 personas y descarga el reporte de avance.
- Administrador limitado: inscribe a los colaboradores de la sucursal Norte y revisa su avance, sin ver a los de otras sucursales.
- Jefe: revisa en Mi equipo quién no ha terminado un curso obligatorio y le envía un recordatorio.
Qué puede ver cada persona: restricción por divisiones
Para entender el acceso completo de una persona en Capacitaciones, mira dos cosas por separado:
| Dónde se configura | Qué controla | |
|---|---|---|
| Qué puede hacer | Buk: Usuarios y Perfiles > Perfiles de Usuario > pestaña Capacitaciones | Los permisos de gestión: crear cursos, inscribir, ver reportes, configurar. |
| Qué puede ver | Capacitaciones: Configuraciones generales > Mi Empresa > Configuración de divisiones | Qué cursos, rutas, usuarios e inscripciones ve según su división. |
⚠️ El Alcance de acceso que configuras en la ficha del usuario en Buk (sub-áreas o juegos de datos) no se aplica en Capacitaciones. Para segmentar el acceso en Capacitaciones, usa la restricción por divisiones.
Cómo activar o desactivar la restricción por divisiones:
- La opción está en Configuraciones generales > Mi Empresa > Configuración de divisiones > Habilitar restricción por divisiones.
- Para activarla, comunícate con Soporte: no se activa desde la plataforma.
- Una vez activa, puedes desactivarla desde esa misma opción.
Con la restricción activa:
- Cada colaborador pertenece a una división y solo accede a la información de su área.
- En cada curso y ruta defines qué divisiones tienen acceso, desde la pestaña Permisos y accesos.
- Un administrador con acceso a ciertas divisiones solo ve los cursos y usuarios de esas divisiones.
- Un colaborador no puede ver ni ser inscrito en un curso o ruta si su división no tiene acceso. Al intentarlo, verás un mensaje como «colaboradores no pudieron ser cargados debido a que la división a la que pertenecen no tiene acceso a este curso». Para inscribirlo, agrega su división en Permisos y accesos del curso o de la ruta.
Sin la restricción activa:
- No hay segmentación: todos los administradores ven la información de toda la empresa.
- La configuración de accesos por división no aparece en cursos ni rutas.
Qué ve una jefatura en Mi equipo
Las personas que tienen colaboradores a cargo ven la sección Mi equipo con el avance de su equipo:
- Ingresan a Mi equipo en Capacitaciones.
- Eligen la vista Por colaborador (solo capacitaciones requeridas), Por cursos o Por rutas (incluyen las opcionales).
- Con Ver detalle revisan el avance de cada persona.
- Usan los indicadores de estado (pendientes, aprobados, reprobados y vencidos) para priorizar.
En Mi equipo aparecen sus subordinados directos, y también los indirectos si tu empresa tiene habilitado el acceso extendido a subordinados.
⚠️ Si un colaborador no aparece en Mi equipo, revisa en Buk que esté asignado a esa jefatura y que su ficha esté activa.
Roles cuando tu empresa usa solo Buk Capacitaciones
Si tu empresa no usa Plataforma Buk, cada usuario tiene uno de estos roles, que se asignan directamente en Capacitaciones:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Súper administrador | Todo lo de un Administrador, más las configuraciones generales de la empresa (divisiones, apariencia, correos, integraciones y administradores). Suele tenerlo quien lidera la implementación. |
| Administrador | Crear y editar cursos y rutas, configurar la vista del colaborador, inscribir participantes y ver reportes. No gestiona las configuraciones generales. |
| Administrador limitado | Ver los contenidos, inscribir participantes y descargar reportes, solo de las divisiones a las que tiene acceso. No puede crear ni editar cursos, formularios u otros contenidos. |
| Jefe | Ver su propio avance y el del equipo que tiene a cargo en Mi equipo, y enviarle recordatorios. No modifica contenidos ni configuraciones. |
| Relator externo | Persona que no forma parte de la dotación y conduce cursos sincrónicos, como webinars. Solo ve su plan de relatoría. |
| Estudiante | El rol estándar del colaborador: ve su propio avance y realiza los cursos obligatorios u opcionales que tiene asignados. |
Cómo asignarlos:
- Estudiante, Jefe o Relator externo: al crear o editar al usuario en Centro de datos > General > Usuarios, o en la columna Rol de la carga masiva.
- Administrador limitado, Administrador o Súper administrador: en Configuraciones generales > Administradores. Elige el rol y las divisiones a las que tendrá acceso. Si no seleccionas ninguna, tendrá acceso a todas.
Ejemplos prácticos
1. Una persona que solo necesita descargar reportes
Crea el perfil «Analista de Reportes» con Administración general en Lectura y el resto de los permisos en No. Podrá ver el dashboard y descargar los reportes, sin acceso a cursos, inscripciones ni configuraciones.
2. Un encargado de capacitación de una sola sucursal
Asígnale el perfil «Líder de Capacitación» y, con la restricción por divisiones activa, limita su acceso a la división «Sucursal Norte». Podrá crear cursos e inscribir participantes, pero solo verá a los colaboradores de esa sucursal.
3. Un analista de RR. HH. que gestiona usuarios e inscripciones, pero no cursos
Configura Administración general en Modificación, Planificación y gestión de participantes en Modificación, Cursos y contenidos en Lectura y Configuración e integraciones en No.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con los roles que mis usuarios ya tenían en Capacitaciones?
Se migran automáticamente y conservan la misma configuración. No necesitas reconfigurar nada.
Mi empresa no usa Plataforma Buk, ¿cambia algo para mí?
No. Los roles de Capacitaciones siguen funcionando igual que antes.
¿Cómo cambio entre la vista de colaborador y la de administrador?
Desde el selector de vistas de Capacitaciones, que tiene dos opciones: Colaborador, para ver tus cursos como participante, y Administrador, para acceder a la gestión. El perfil define qué funciones ves en la vista de administrador.
Necesito que alguien vea todo, pero sin modificar nada. ¿Qué perfil le asigno?
El perfil Auditor de Calidad: Lectura en todos los permisos de gestión. Podrá revisar y descargar información sin riesgo de cambios.
¿Puedo hacer que un relator externo también sea administrador?
No. Control de meeting y webinar solo puede activarse si Administración general está en No.
¿Por qué un administrador no ve a algunos colaboradores?
Porque la restricción por divisiones está activa y él solo tiene acceso a ciertas divisiones. Revisa sus divisiones.
Configuré el Alcance de acceso en Buk, ¿por qué no se aplica en Capacitaciones?
Porque Capacitaciones tiene su propia segmentación. Para limitar lo que ve una persona, usa la restricción por divisiones.
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