Crear un proceso de onboarding te permite iniciar la incorporación de una persona en Buk y definir qué tareas, correos y, si corresponde, qué pre ingreso formarán parte de ese proceso.
Puedes crear un proceso tanto para una persona que ya tiene ficha como para una persona que todavía está sin ficha.
¿Dónde se crea un proceso?
Dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Procesos
Una vez ahí, revisa desde qué vista corresponde crearlo:
- Colaboradores, si la persona ya tiene ficha creada
- Colaboradores sin ficha, si la persona todavía no tiene ficha
Luego haz clic en Crear proceso de onboarding.
¿Qué debes completar al crear un proceso?
Al crear el proceso, deberás definir la información base del onboarding.
Datos de la persona
Debes indicar para quién se creará el proceso.
Si la persona ya existe como colaborador, podrás seleccionarla desde la vista correspondiente.
Si aún no tiene ficha, deberás completar sus datos básicos dentro del proceso.
Encargado del proceso
Debes definir quién será el encargado del proceso, es decir, la persona que hará seguimiento general al onboarding.
Este rol es distinto del responsable de tarea, ya que el encargado supervisa el proceso completo y no necesariamente ejecuta todas las tareas.
Fecha de inicio de onboarding
También debes definir la fecha de inicio de onboarding.
Esta fecha se usa para organizar el onboarding y calcular el momento en que deben ejecutarse tareas y correos asociados al proceso.
Importante: la fecha de inicio de onboarding no es lo mismo que la fecha real de ingreso del colaborador.
- la fecha de inicio de onboarding se configura dentro del proceso de Onboarding
- la fecha real de ingreso se define en el flujo de alta
Hoy ambas fechas funcionan de forma separada.
Plantillas de proceso
Debes seleccionar una o más plantillas de proceso.
Estas plantillas agrupan tareas y correos reutilizables, y son la base sobre la que se construirá el onboarding de esa persona.
Plantilla de pre ingreso
Si necesitas recopilar información antes de crear la ficha del colaborador, también puedes asociar una plantilla de pre ingreso.
Esto se usa cuando el proceso comienza antes del alta formal y quieres que la persona complete datos o documentación de forma anticipada.
Recordatorio semanal
Opcionalmente, puedes activar el envío de recordatorios semanales para las tareas pendientes del proceso.
¿Qué pasa después de seleccionar las plantillas?
Una vez elegidas las plantillas, el sistema cargará los ítems que formarán parte del proceso.
En esta etapa podrás revisar y ajustar lo que se va a generar antes de iniciar el onboarding.
¿Qué puedes configurar antes de iniciar?
Antes de hacer clic en Iniciar, puedes revisar:
- las instancias de tarea que se crearán
- las instancias de correo que se generarán
- el pre ingreso asociado, si corresponde
También podrás hacer ajustes sobre esos ítems, por ejemplo:
- agregar nuevas tareas o correos
- eliminar elementos que no apliquen a ese caso
- editar información específica del proceso
Esto te permite personalizar el onboarding antes de activarlo.
¿Qué pasa cuando haces clic en Iniciar?
Cuando haces clic en Iniciar:
- se crea el proceso de onboarding
- se generan las instancias de tarea
- se generan las instancias de correo
- se programa el envío de correos según su configuración
- se asocia el pre ingreso, si corresponde
- comienza el seguimiento del onboarding
Desde ese momento, el proceso pasa a estar activo.
¿Qué pasa si el proceso se crea para una persona sin ficha?
Si el proceso se crea en Colaboradores sin ficha, el onboarding quedará asociado a una persona que aún no ha sido creada formalmente en la plataforma.
En ese caso:
- desde Onboarding > Procesos podrás revisar sus tareas y correos
- desde Workflow > Solicitudes podrás hacer seguimiento al pre ingreso y al alta
Una vez creada la ficha, el proceso dejará de verse en Colaboradores sin ficha y pasará a Colaboradores.
Consideraciones importantes
Debes crear el proceso desde la vista correcta
- Usa Colaboradores si la persona ya tiene ficha
- Usa Colaboradores sin ficha si la persona aún no tiene ficha
El pre ingreso no se crea por separado
Actualmente, el pre ingreso no se crea de manera independiente. Siempre debe estar asociado a un proceso de onboarding.
No puede haber dos procesos activos al mismo tiempo
Una persona no puede tener más de un proceso de onboarding activo.
Si ya existe uno en curso, primero debes finalizarlo, cancelarlo o eliminarlo antes de crear uno nuevo.
Editar una plantilla no cambia procesos ya creados
Si modificas una plantilla de proceso, de tarea o de correo después de haber iniciado un onboarding, esos cambios no actualizan automáticamente las instancias ya creadas en procesos existentes.
Resumen
Para crear y configurar un proceso de onboarding:
- entra a Administrativo > Onboarding > Procesos
- elige si corresponde crearlo en Colaboradores o Colaboradores sin ficha
- haz clic en Crear proceso de onboarding
- completa los datos de la persona, encargado y fecha de inicio de onboarding
- selecciona las plantillas de proceso y, si aplica, la de pre ingreso
- revisa y ajusta tareas y correos
- haz clic en Iniciar
Así el proceso quedará activo y podrás comenzar su seguimiento desde Onboarding y, si corresponde, desde Workflow.