Si te encuentras en un proceso de finalización de contrato o término de la relación comercial con nosotros, es crucial asegurar el respaldo íntegro de tu información histórica.
Nota Importante: Una vez gestionada la baja de los servicios, la información permanecerá disponible en la plataforma por un periodo de 30 días, tras lo cual será eliminada de nuestros sistemas de forma permanente. Por ello, es fundamental completar las descargas dentro de este plazo.
Recomendamos encarecidamente generar y descargar los siguientes reportes para garantizar la continuidad de tus datos y el cumplimiento legal futuro. Ten en cuenta que los documentos listados a continuación son RECOMENDACIONES generales.
Disclaimer: Te sugerimos investigar y validar internamente qué información específica podría llegar a necesitar tu organización para fines legales, tributarios o administrativos, más allá de las recomendaciones entregadas en esta guía.
Para obtenerlos, sigue la ruta Exportadores > Crear reporte y selecciona las plantillas indicadas a continuación:
- Maestro de Empleados: Selecciona la plantilla Maestro de empleados. (Contiene la información contractual y personal vigente de la dotación).
- Libro de Remuneraciones: Selecciona la plantilla Nómina. (Fundamental para el respaldo histórico de sueldos y liquidaciones).
- Modificador de Cargos: Selecciona la plantilla Cargos. (Permite respaldar la estructura y cambios de puestos).
- Reporte de Estructura de Ítems: Selecciona la plantilla Ítems. (Detalle de haberes y descuentos configurados).
- Reporte de Días Trabajados o Inasistencias: Selecciona la plantilla Ausencia. (Registro histórico de asistencias, licencias y permisos).
- Reporte de Vacaciones: Selecciona la plantilla Registro de Vacaciones. (Saldo y comprobantes de feriados legales).
¿Cómo descargar los Documentos (PDFs) masivamente de mis colaboradores?
Además de los reportes de datos, es fundamental que descargues los documentos (PDFs) firmados o cargados en las fichas de los colaboradores (Contratos, Anexos, Liquidaciones, etc.).
Para realizar una descarga masiva de estos archivos, puedes utilizar el Exportador de Documentos. Este proceso te permite obtener un archivo comprimido (.zip) organizado por carpetas para cada colaborador.
A continuación, te mostramos cómo realizarlo:
Pasos a seguir:
- Dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
- Selecciona la casilla de selección masiva (Box a mano izquierda en la tabla), haz clic en "Seleccionar todos" para ampliar la selección a todas las páginas de la tabla.
- Haz clic en Acciones y luego en Descargar (x) Documentos.
- Espera a que descargue el archivo .Zip con los documentos seleccionados.
¿Cómo recibo mi información?
Dependiendo del volumen de datos (especialmente en respaldos históricos de varios años), el reporte puede tardar unos instantes en generarse.
- El sistema te ofrecerá la opción de Enviar por correo. Es recomendable usar esta opción para que puedas seguir trabajando mientras se genera el archivo.
Con estos pasos, aseguras tener el control total de tus datos, facilitando la gestión de auditorías y la transición de información cuando lo requieras.
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Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.
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