Configurando modelo de prestação de contas de despesas:

Nos pontos a seguir detalhamos o passo a passo a ser seguido na plataforma para criar o modelo de prestação de contas de despesas no workflow.

1. Acesse os modelos de Workflow:Administrativo > Workflow > Modelos

2. Quando o catálogo de modelos for exibido, selecione "Começar do zero". Em seguida, insira o nome desejado para o modelo e na variável “Tipo” selecione flexible.

4. À mão esquerda do formulário você poderá configurar a quantidade de etapas que considerar conveniente para cumprir com o fluxo de trabalho estabelecido nos procedimentos de sua organização, clicando em “Adicionar Etapa".

5. À mão direita você deverá configurar o formulário da etapa, as permissões dos participantes dessa etapa, as dependências da etapa e as notificações que considerar necessárias para serem acionadas por essa etapa.

6. Na etapa chamada “Final del Flujo Flexible” você deverá selecionar o botão “Adicionar Ação” na seção “Ações”.

6.1. Na seção “Ação a realizar” selecione “Atribuir um item informativo”. Em seguida selecione salvar.

Isso é feito para que o item não seja considerado como rendimento do colaborador no momento de fazer sua declaração de impostos.

6.2. Certifique-se de incorporar os campos necessários do item a ser atribuído na etapa cujas permissões correspondam a um perfil que cumpra as condições para poder modificar empregados e atribuir itens.

Para as etapas mencionadas consideramos a seguinte configuração:

1. Etapa "Solicitante":

1.1. Formulário: Consideramos para este exemplo nós consideramos a criação de 4 campos do formulário como “Campo Livre”, os quais foram:

• Comprovantes da prestação (PDF com todos os comprovantes) - Tipo Arquivo.

• Data da Prestação - Tipo Data.

• Conceito da Prestação - Tipo Lista.

• Valor a ser prestado - Tipo Numérico.

1.2. Permissões: Consideramos todos os cargos e áreas para habilitar o formulário a todos os colaboradores.

2. Etapa "Aprovação da Chefia":

2.1. Formulário: Consideramos os mesmos campos da etapa anterior, porém em modo apenas leitura.

2.2. Permissões: Consideramos os cargos que correspondem às chefias segundo nossa estrutura hierárquica e selecionamos a funcionalidade “Definir aprovador de área/cargo específico segundo hierarquia do solicitante” com o objetivo de que a chefia apta a aprovar esta etapa corresponda ao supervisor do solicitante.

2.3. Dependências: Consideramos a configuração padrão ao criar uma nova etapa, que é ser acionada quando a etapa anterior for aprovada.

3. Etapa "Aprovação RH":

3.1. Formulário: Consideramos todos os campos envolvidos na solicitação, atribuindo leitura aos campos flexíveis e edição obrigatória aos campos do item.

3.2. Permissões: Consideramos um único cargo aprovador desta etapa, o qual tem atribuído um perfil que lhe permite modificar empregados e atribuir itens.

3.3. Dependências: Consideramos a configuração padrão ao criar uma nova etapa, que é ser acionada quando a etapa anterior for aprovada.

4. Etapa "Final do Fluxo Flexível":

4.1. Ações: Consideramos a integração de item informativo.

4.2. Dependências: Consideramos a configuração padrão ao criar uma nova etapa, que é ser acionada quando a etapa anterior for aprovada.

5. Último Passo:Depois de realizar todas as modificações do seu modelo, lembre-se de pressionar o botão “Salvar”.

Configurando item de prestação de contas de despesas:

Nos passos a seguir detalharemos o processo de como criar o item necessário para conduzir o processo de prestação de contas de despesas na plataforma.

1. Acesse a criação de um item informativo clicando no módulo Remuneraciones / Folha de Pagamento, seção Itens e subseção otros. Clique no botão novo e selecione a opção informativo.

2.Registre um nome para o item a ser utilizado, selecione a opção “Diferente por Pessoa” no campo Valor a Atribuir e clique na variável valor na seção Item.

3. Lembre-se de rolar para baixo e selecionar o botão “Salvar”.

Realizando o processo de prestação de contas de despesas:

Nos passos a seguir detalharemos como realizar os processos de prestação de contas de despesas segundo o modelo que criamos nos passos anteriores:

1. O colaborador deve acessar o menu administrativo na seção de soluções. Uma vez lá deve clicar em “Criar solicitação”.

2. Uma vez dentro do modal Novo processo, deve selecionar o modelo disponibilizado conforme o nome estabelecido pela organização, neste caso, Prestação de Contas de Despesas - Modelo.

3. Selecione o nome da pessoa a quem deve ser pago o reembolso e preencha os campos disponíveis. Neste caso devemos informar o valor a ser reembolsado, indicar qual é o conceito que está sendo prestado, anexar o arquivo com os comprovantes de suporte e indicar a data em que estou realizando a prestação. Após isso, deve-se selecionar o botão “Solicitar”, com isso inicia-se a solicitação.

4. A chefia associada deve acessar o módulo administrativo, seção colaboradores, subseção solicitações e selecionar a solicitação associada à prestação de contas de despesas. Uma vez aberta a solicitação, deve selecionar a etapa que deseja revisar.

5. Uma vez dentro da etapa a aprovar, a chefia poderá baixar o arquivo anexado com o respaldo da prestação e decidir se devolve o fluxo ao solicitante, podendo deixar comentários sobre o motivo da devolução; rejeitar a solicitação, o que finalizaria o processo de prestação; ou aprovar a prestação de contas de despesas.

6. Uma vez aprovada a prestação de contas de despesas, a contraparte designada de RH deve acessar o módulo administrativo, seção colaboradores, subseção solicitações e selecionar a solicitação associada à prestação de contas de despesas. Uma vez aberta a solicitação, deve selecionar a etapa que deseja revisar.

7. Uma vez dentro da etapa a aprovar, a contraparte de RH deverá selecionar o item informativo configurado para este caso de uso, informar o montante a pagar e selecionar o período no qual será pago ao colaborador o reembolso, tudo isto em relação às informações fornecidas pelo colaborador e aprovadas pela chefia. Aqui deverá decidir se devolve o fluxo ao solicitante, podendo deixar comentários sobre o motivo da devolução; rejeitar a solicitação, o que finalizará o processo de prestação; ou aprovar a prestação de contas de despesas.

8. Uma vez aprovada a etapa da prestação associada ao RH, esta passará para o estado Aprovado e será acionada a atribuição do item informativo associado ao fluxo.

9. Podemos verificar que a atribuição do item informativo foi realizada indo à ficha do empregado na seção de itens, subseção otros.

Pagamento das prestações de contas de despesas:

Nos passos a seguir detalhamos o processo de como pagar as prestações de contas de despesas mediante o uso do pagamento massivo bancário disponível na sua plataforma.

1. O administrador deve acessar o módulo Remuneraciones / Folha de Pagamento, seção de processos e selecionar o período no qual o item informativo foi atribuído. Uma vez dentro do período deve selecionar, no processo geral, o botão “Outros pagos”.

2. No modal “Download de transferência bancária”, deve selecionar “Transferência bancária por item” em Tipo de Transferência e, em Ítem, selecionar o item usado para o fluxo de solicitação de prestação de contas de despesas. Com isso pronto, deve clicar no botão Baixar.

3. O arquivo baixado será um ZIP que incluirá um arquivo para cada instituição bancária que tenha sido configurada nas informações pessoais dos colaboradores que tenham este item atribuído.

4. Agora você deve anexar este arquivo na seção de carga massiva do seu banco pagador e proceder com o pagamento.

Palavras-chave: 

Prestação de Contas de Despesas, Workflow, Despesas, Prestação.

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