Seu sistema de ativos está quase pronto! 🎉Nesta fase,você automatizará e otimizará o fluxo completode solicitações, aprovações e movimentações, conectando todos os pontos para uma gestão verdadeiramente eficiente.
Passo 1: Entre na seção de ordens na plataforma
🖇️(📑 Menu lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestão de Ativos > ⚙️ Ordens)
Nesta vista,você visualizará a lista de ordens centralizadas que chegam por diferentes meios.Com base na "Data para atribuir", a tabela mostrará o Estado em que cada ordem se encontra.
Passo 2: Aprenda a usar as funcionalidades da seção
⚙️ Ordens >Aba "Pendentes"
- Criar ordem
- Clique no botão "Criar ordem"
- Abrirá um formulário que você deve preencher; nele você poderá criar uma ordem para um ou mais produtos.
2. Atribuir ativos
- Clique na ação "Atribuir":Este botão estará ativo somente se houver ativos disponíveis para atribuir.
- Seleção do ativo e comentário da atribuição, depois clique no botão "Atribuir"
- Atribuição inválida
3. Rejeitar solicitações
O administrador tem a faculdade de rejeitar a solicitação, enviando um e-mail de notificação ao solicitante com o motivo da rejeição.
- Clique na ação "Rejeitar"
- O administrador pode deixar um comentário justificando a rejeição da solicitação; posteriormente é enviado um e-mail ao solicitante notificando o motivo.
4. Ver anexo
O administrador poderá ver o anexo que foi carregado no momento de criar a solicitação
- Clique na ação "Ver anexo"
- Poderá ver o documento de suporte caso exista
- Exemplo:Caso em que existe anexo da solicitação
- Exemplo:Caso em que não existe o anexo da solicitação, botão inativo.
⚙️ Ordens >Aba "Histórico"
- Ver histórico de solicitações
Nesta aba estão todas as solicitações passadas, indicando como foram resolvidas.
Passo 3: Aprenda a integrar com Workflow
No Buk, você pode centralizar e automatizar as solicitações de ativos (equipamentos, dispositivos, etc.) por meio de duas opções:
- Usar o modelo predefinido (para clientes sem Workflow).
- Criar um Workflow personalizado (para clientes com Workflow Flexible).
A seguir, explicamos passo a passo como configurar cada opção.
- Clientes SEM Workflow: Modelo predefinido
Se sua empresa não possui Workflow, o Buk inclui um modelo pré-configurado chamado "Solicitud de Activo", que automatiza o processo desde a solicitação até a atribuição. Para começar, vá para:
📑 Menu lateral > 📋 Administrativo > ↘️Solicitações > Selecione o modelo predefinido chamado "Solicitud de Activo" no Buk.
Fluxo automático:
- Início: Qualquer funcionário pode enviar uma solicitação.
- Aprovação: Seu supervisor direto a revisa e aprova.
- Atribuição: A ordem chega automaticamente ao Admin de Gestão de Ativos (na aba Ordens > Pendentes).
A solicitação predefinida inclui dados básicos como: Produto solicitado para [colaborador] e data para atribuir.
2. Clientes COM Workflow: Opções avançadas
Se sua empresa já usa Workflow Flexible, você tem duas alternativas:
📌 Opção A: Usar o Modelo Predefinido
Mesmo fluxo que clientes sem WF (solicitação → aprovação do supervisor → atribuição).
Ideal se você busca simplicidade e não precisa de passos adicionais.
📌 Opção B: Criar um Workflow Personalizado
Desenhe um fluxo adaptado às suas necessidades (exemplo: aprovação múltipla por TI + Finanças).
Passos para configurá-lo:
- Criar um novo modelo de Workflow:
Menu lateral > 📋 Administrativo > ↘️ Solicitações > "Configuração" > "Criar modelo".
Crie um modelo do tipo "flexible"
- Ao criar o modelo, aparecerão as etapas. Para este caso, você deve começar na etapa final do fluxo flexible, adicionar uma ação e, com base nos pontos de integração que escolher, são definidos os campos que poderá acrescentar na etapa de início da solicitação.
- Final do fluxo flexible / Adicionar ação
- Adicionar ação / Escolher ponto de integração e ação a realizar
✨Recomendação: Não esqueça de adicionar alguma etapa de aprovação
Agora, você pode ver e usar seu modelo ao fazer uma solicitação pelo portal
Ao fazê-la, você a verá no centro de ordens
E ver um resumo da solicitação
Para saber mais sobre como funcionam os workflows, convidamos você a acessar o Artigo aqui
Notificações
No módulo de Gestão de Ativos são enviadas notificações em duas ocasiões:
- Quando o administradoratribui um ativo,é enviado um e-mail ao colaborador. É bom ter em conta que é enviado no máximo um e-mail por dia e que o colaborador pode ir ver seus ativos atribuídos em sua ficha.
- Quando o administradorrejeita uma solicitação de ativo, enviando o comentário que justifica essa rejeição.
📌Continue aprendendo sobre a Integração com Gestão Documental
Quase pronto! 🎉 Com esses passos você já tem o módulo de Gestão de Ativos no Buk configurado e operacional.Desde a solicitação automatizada até a atribuição e notificações, tudo ficacentralizado e otimizadopara que sua equipe e colaboradores gerenciem os ativos de formaeficiente, transparente e livre de erros.
Agora só resta desfrutar de um fluxo de trabalho integrado, onde cada ativo, documento e aprovação está sob controle. No próximoartigo, você aprenderá sobre a integração com o módulo de Documentos. Precisa ajustar algum detalhe?Estamos aqui para ajudar! 🚀
👉Ir para Fase 5: Integração com Documentos(link aqui)
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