Seu sistema de activos está prestes a alcançar seu máximo potencial! 🎉Nesta fase final, você aprenderá a integrar seu sistema com a Gestión Documental. Vamos começar!
Documentos
A integração entre Gestión de Activos e Gestión Documental no Buk permite automatizar a geração de documentos (Recepción conforme, cláusulas de uso) ao asignar un activo a un colaborador. Este guia explica como configurá-lo, tanto para clientes sem Gestión Documental quanto para aqueles que já a usam.
Clientes SEM Gestión Documental
🔹 Plantilla Predeterminada "Recepción conforme"
- O que faz?:
- É um documento padrão que confirma a entrega de um activo (ex.: "O colaborador X recebeu um computador na data Y").
- Como usá-la:
- Vá a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.
- Procure a plantilla "Recepción conforme" na lista.
- Você deve ativá-la para que possa ser visualizada desde el módulo de Gestión de Activo.
- Vincularla a un Producto:
- Em Administrativo > Gestión de Activos > Configuraciones > Productos
- Dentro de cada Producto,habilitea geração automática de documentos y luegoselecionea plantilla para que se genere automáticamente al asignar ese activo.
🔹 Flujo Automático
-
Passo 1:Atribuir um activo (ex.: um telefone móvel) desde:
- Ao criar un activo e asignarlo en el momento
- Ao cambiar de estado a asignado
- Al asignar un activo desde órdenes
- Passo 2:Buk gera o documento de recepção.
- Passo 3:O colaborador pode acessá-lo em sua ficha (Documentos > Carpeta "Activos") e baixar
- Passo 4: O administrador de Gestión de Activos poderá ver o documento generado desde el Historial de movimientos de cada activo.
2. Para Clientes COM Gestión Documental
🔹Criar Plantillas Personalizadas:Você pode desenhar documentos avançados vinculados a activos:
Exemplos:Acordo de uso responsável de equipamentos, Termos de devolução de ferramentas, Recepción de EPP (Equipo de Protección Personal).
🔹Passos para Configurá-lo
- Criar la plantilla:
- Vá a Gestión Documental > Plantillas.
- Escolha o tipo "Gestión de Activos" e desenhe o documento (texto, campos variáveis, firmas).
- Selecione em qual pasta quer que seja guardado uma vez gerado; recomendamos usar a pasta “Activos”
- Configure se o documento requer assinatura do empregado
- Vincularla a un Producto:
- Em Gestión de Activos > Productos
- Ao criar / editar un productohabilitea geração automática de documentos y luegoselecionea plantilla para que se genere automáticamente al asignar ese activo.
🔹 Flujo Automático
-
Passo 1:Atribuir um activo (ex.: um telefone móvel) desde:
- Ao criar un activo e asignarlo en el momento
- Ao cambiar de estado a asignado
- Al asignar un activo desde órdenes
- Passo 2:Buk gera o documento de recepção.
- Passo 3:O colaborador pode acessá-lo em sua ficha (Documentos > Carpeta "Activos") e assinar de maneira individual ou em massa.
- Passo 4: O administrador de Gestión de Activos poderá ver o documento generado desde el Historial de movimientos de cada activo.
- Vantagens:
- Centralização: Todos os documentos de activos ficam em um único lugar.
- Rastreabilidade: Você pode auditar quem recebeu o quê e quando.
📌Configuração pronta
E pronto! 🎉 Com estes passos, você configurou e colocou em operação o módulo de Gestión de Activos no Buk. Desde a solicitação automatizada até a atribuição, documentação e notificações, tudo está centralizado e otimizado para uma gestão eficiente, transparente e sem erros dos activos por parte da sua equipe e colaboradores.
Agora só resta desfrutar de um fluxo de trabalho integrado, com cada activo, documento e aprovação sob controle.Precisa ajustar algo? Estamos aqui para ajudar! 🚀
Lembre-se, se precisar de ajuda pode nos contatar através dos nossos canais de atendimento.
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Ficamos felizes em ajudar!
🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.