Definiciones:
- Comprobante de Nómina (PDF): Archivo en formato digital (PDF) que respalda el pago de la nómina, listo para ser enviado, impreso o almacenado.
- Procesos: Conjunto de actividades relacionadas con la nómina, como el cálculo de salarios, realizadas dentro de un mes o quincena.
- Periodos: Frecuencia con la que se procesa la nómina, ya sea quincenal o mensual.
- Agrupación: Conjunto de liquidaciones (comprobantes) que puedes reunir según periodo, proceso, tipo de comprobante, área o de forma manual para su generación conjunta.
Sigue estos pasos para generar y revisar tus Liquidaciones de Sueldo:
1. Crear una nueva agrupación de Liquidaciones
- Ve a Nómina > Archivos y Pagos > Comprobantes PDF.
- Haz clic en Crear.
- Asigna un nombre a la agrupación y selecciona el mes que deseas abarcar.
- Para seleccionar a los colaboradores (comprobantes) puedes usar los filtros avanzados haciendo clic en el paso de selección:
Podrás escoger:
- Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre y Número de Documento.
- Filtros de comprobantes: Estado, Período, Proceso, Tipo de comprobante y Frecuencia de Pago.
Además, podrás combinar filtros para tener más flexibilidad. Por ejemplo, si deseas obtener solo los comprobantes de un proceso específico (ej. Proceso de Anticipos o Nómina Mensual), basta con que uses el filtro de Proceso y selecciones el que corresponda, como se muestra a continuación:
Al hacer clic en "agregar", se añadirán todos los comprobantes que coincidan con el filtro.
Nota: Si deseas seleccionar de forma manual, marca la casilla a la izquierda de cada colaborador para seleccionarlo. Si quieres seleccionar todos los disponibles, haz clic en Agregar todos.
- Haz clic en Crear.
A continuación, se mostrará una vista con todos los documentos de la agrupación recién generada. Desde aquí podrás:
- Visualizar cada liquidación individualmente.
- Eliminar alguna si no corresponde incluirla en este lote.
- Descargar el archivo consolidado (generalmente un ZIP con el PDF unificado).
- Regenerar el archivo en caso de que hayas hecho cambios en los cálculos posteriores a la creación.
2. Revisar Comprobantes PDF ya generados
En la vista general de Comprobantes PDF verás una tabla con todas las agrupaciones históricas creadas. Cada fila incluye:
- Nombre: El nombre que le diste a la agrupación (ej: "Comprobantes Marzo - Planta Central").
- Tipo(s) de Comprobante(s): Indica qué tipos de documentos están incluidos.
- Comprobantes: Cantidad de liquidaciones contenidas en el archivo.
- Mes: Periodo correspondiente.
- Estado del archivo: Indica si los PDFs están actualizados con el último cálculo o requieren regeneración.
- Devengos Prestacionales: indica el total de haberes imponibles de la agrupación.
- Devengos no Prestacionales: indica el total de haberes no imponibles de la agrupación.
- Deducciones Legales: indica el total de descuentos legales de la agrupación.
- Otras Deducciones: indica el total de otros descuentos de la agrupación.
- Neto a recibir: indica el total líquido de esa agrupación
- Creado por: Usuario que generó el archivo.
- Fecha de creación: Día y hora de la generación.
Para realizar acciones masivas: Selecciona todas las agrupaciones que desees desde el listado. Ve al botón de acciones y podrás regenerar (actualizar los PDFs) o eliminar la selección.
Para revisar el detalle de una agrupación:
- Haz clic en el nombre de la agrupación para entrar al detalle y ver listado de liquidaciones.
- Haz clic en la flecha de descarga para bajar los archivos PDF a tu computador.
- Haz clic en el ícono de actualizar si hiciste cambios en la nómina y necesitas que los PDFs reflejen los nuevos valores.
3. Editar o eliminar una agrupación
Desde el menú de tres puntos al final de cada fila:
- Editar: Haz clic en "Editar" para volver a la vista de creación. Allí podrás cambiar el nombre, o agregar/quitar liquidaciones según necesites.
- Eliminar: Haz clic en "Eliminar" si deseas borrar esta agrupación de comprobantes del historial.