¿Para qué sirve el formulario de una plantilla?
El formulario es la parte de la plantilla donde defines qué información se le pide al solicitante (y opcionalmente a los aprobadores) para que el flujo pueda ejecutarse. Sin un formulario bien configurado, la solicitud no puede capturar los datos necesarios para alimentar las acciones del final del flujo.
Dónde se configura
Ingresa a Administrativo > Workflow > Plantillas. Selecciona los tres puntos a la derecha de la plantilla que quieres modificar y haz clic en "Editar", o crea una plantilla nueva. Dentro de la plantilla, ingresa a la etapa donde quieres que aparezca el formulario y selecciona la pestaña Formulario.
Tipos de campos disponibles
Workflow distingue entre dos clases de campos:
- Campos del sistema: son atributos que ya existen en Buk (fecha de ingreso, cargo, área, banco, tipo de cuenta, número de cuenta, etc.). Cuando los agregas al formulario, el dato que ingrese el solicitante va a impactar directamente la ficha del colaborador al final del flujo.
- Campos personalizados (libres): son campos que creas solo para capturar información adicional dentro del flujo (ej. "Motivo de la solicitud", "Equipo solicitado"). Estos campos son solo informativos: se guardan en el registro de la solicitud pero no se sincronizan con la ficha del colaborador ni pueden usarse como condición para automatizaciones o reglas de avance.
⚠️ Importante: Si necesitas que el dato afecte la ficha del colaborador (ej. actualizar su banco o su cargo), usa un campo del sistema. Los campos personalizados sirven para registrar contexto, no para mover datos.
Cómo agregar un campo al formulario
- Dentro de la etapa, abre la pestaña Formulario.
- Haz clic en Agregar campo.
- Elige si quieres un campo del sistema ("Buscar atributo existente") o un campo personalizado nuevo.
- Configura las propiedades del campo: nombre visible, tipo de dato (texto, número, fecha, selección, archivo), si es obligatorio u opcional, y la visibilidad por etapa.
- Guarda la plantilla.
Obligatorio vs opcional
Marca un campo como obligatorio si la solicitud no puede avanzar sin ese dato. El sistema bloqueará el guardado de la etapa hasta que el campo esté completo. Si la acción final del flujo necesita un dato específico (ej. la fecha de ingreso para crear la ficha), el campo correspondiente debe ser obligatorio en la etapa inicial. Si lo dejas como opcional, la solicitud puede llegar al final del flujo sin ese dato y fallar.
Visibilidad por etapa
Un mismo campo puede aparecer en varias etapas con configuración distinta. Por ejemplo, en la etapa inicial el campo "Sueldo" puede ser editable, y en la etapa de aprobación puede ser solo lectura. Para configurar esto, agrega el campo en cada etapa donde quieres que aparezca y ajusta su modo (editable / solo lectura / oculto) en cada una.
💡 Truco: Si un campo solo aparece en la etapa inicial, los aprobadores de etapas posteriores no podrán verlo en su formulario aunque sí lo vean en la vista general de la solicitud. Si necesitas que el aprobador valide el dato, agrega el campo como solo lectura en su etapa.
Casos comunes
- "El campo que creé no se guarda en la ficha": revisa si es un campo personalizado o un campo del sistema. Solo los campos del sistema impactan la ficha.
- "El aprobador no ve el campo que completó el solicitante": el campo solo está configurado en la etapa inicial. Agrégalo también como solo lectura en la etapa del aprobador.
- "No puedo usar un campo personalizado para condicionar el avance": correcto. Las reglas de avance condicional solo aceptan campos del sistema. Si necesitas condicionar, transforma el dato en un campo del sistema (atributo personalizado a nivel ficha) en lugar de un campo libre.
- "Modifiqué el formulario y las solicitudes en curso quedaron raras": las solicitudes ya iniciadas mantienen el formulario con el que fueron creadas. Solo las solicitudes nuevas reflejan el cambio. Si una solicitud en curso queda bloqueada, finalízala manualmente y vuelve a crearla con el formulario actualizado.
Limitaciones
- Los campos personalizados (libres) son solo informativos.
- No se pueden ordenar campos por arrastre fuera del orden de creación; el orden se respeta según cómo se agregaron.
- Si eliminaste un campo del formulario, los valores que ya estaban capturados en solicitudes en curso se pierden.
- Archivos adjuntos en el formulario no se envían automáticamente por correo al final del flujo; se quedan guardados en la solicitud.