¿Cómo configuro las notificaciones de una plantilla de Workflow?

¿Para qué sirven las notificaciones?

Las notificaciones de una plantilla de Workflow son los correos automáticos que el sistema envía cuando la solicitud entra, sale o cambia de estado en una etapa. Sirven para que el aprobador sepa que tiene algo pendiente, para avisar al solicitante que su pedido fue aprobado, o para informar a un tercero (ej. el área de IT) que se ejecutó una acción al final del flujo.

La pestaña de notificaciones en Workflow te permite informar a los usuarios involucrados sobre el estado de las solicitudes, mejorando el control y la eficiencia de tus procesos. Existen dos tipos de notificaciones:

• Notificaciones Automáticas: Se configuran de manera general para toda la plantilla, enviando comunicaciones automáticas al solicitante y a los usuarios responsables según el avance del flujo.

• Notificaciones Manuales Personalizadas: Permiten configurar mensajes específicos por etapa, controlando el contenido, destinatarios y momento del envío.

Cómo configurar una notificación

1. Ingresá a Administrativo > Workflow > Plantillas.
2. Seleccioná los tres puntos a la derecha de la plantilla y hacé clic en "Editar" (o creá una nueva).
3. Ingresá a la etapa donde querés agregar la notificación y seleccioná la pestaña Notificaciones.
4. Hacé clic en Agregar notificación y completá los campos:
   • Título de la notificación (referencia interna).
   • Cuándo se enviará: Esperando (la solicitud entró a la etapa), Solicitado (el solicitante envió el formulario), Aprobado, Devuelto o Error.
   • Asunto del correo.
   • Destinatario: Dirección de email, Encargado de etapa, Solicitante del proceso o Aprobador de la etapa anterior.
   • Cuerpo del mensaje: el texto que recibirá el destinatario, con posibilidad de usar variables (ver más abajo).
5. Guardá los cambios para activar la notificación.

¿Cómo configurar Notificaciones Automáticas?

1. Accede a la configuración de plantillas
   Ve a Administrativo > Workflow > Plantillas y haz click en el botón Crear Plantilla o Editar una que ya exista. Tu perfil debe tener permiso de "Modificación" en Plantillas.

2. Activa o desactiva la opción "Notificaciones Automáticas"
   Dentro de la plantilla encontrarás una casilla de Notificaciones Automáticas, que puede estar habilitada por defecto. Puedes activarla o desactivarla según tus necesidades.

¿Qué ocurre al habilitar las notificaciones automáticas?

• Usuario que inicia la solicitud: recibirá notificaciones automáticamente cuando su solicitud sea aceptada o rechazada.

• Usuarios responsables de las etapas: recibirán notificaciones cuando una solicitud requiera su acción (aprobar, rechazar o devolver).

Tipos de notificaciones enviadas:

• Notificaciones Push (App Móvil) en dispositivos móviles.

• Notificaciones por correo electrónico.

🔔 Importante:
Si habilitas notificaciones automáticas, se enviarán notificaciones a todos los usuarios asignados en la pestaña "Permisos" de cada etapa.
Si deseas que solo ciertos usuarios reciban notificaciones, deberás desactivar esta opción y configurar notificaciones manuales.
 

• Variables disponibles en el cuerpo para el tab de Notificaciones
  
  Podés personalizar el cuerpo de la notificación con variables dinámicas, para ello haz click en el botón Variables dentro del tab de Notificaciones de la etapa correspondiete. Escribí la variable con doble llave (ej. {{empleado.nombre}}) y el sistema la reemplazará con el valor real al enviar el correo. Las variables más usadas son:

💡 Truco: Incluí siempre el link {{solicitud.url}} en notificaciones dirigidas a aprobadores. Reduce el tiempo de aprobación porque el aprobador entra directo a la solicitud sin tener que buscarla.

Casos comunes

• "La notificación no llega": revisá (1) que el destinatario tenga un email corporativo cargado en la ficha; (2) que la carpeta de spam del destinatario no lo esté filtrando; (3) que el evento configurado (Aprobado, Esperando, etc.) realmente se haya gatillado en la solicitud.
• "El cuerpo llegó con el texto literal {{empleado.nombre}}": la variable está mal escrita o no existe. Revisá mayúsculas, espacios y que el atributo exista en el módulo correspondiente.
• "Quiero que la notificación incluya el documento generado": no es posible. Incluí un enlace al documento usando {{documento.url}} si la acción final del flujo genera un documento.
• "Estoy duplicando notificaciones para cada destinatario": una sola notificación acepta varios correos en el campo "Dirección de email" separados por coma. No tienen que crearse varias notificaciones idénticas.

Limitaciones

• No se pueden adjuntar archivos a una notificación. Los documentos generados al final del flujo (ej. un contrato) viajan a la ficha del colaborador, no por correo. Si el destinatario necesita el archivo, debe ingresar a Buk y descargarlo desde el link.
• Las imágenes en el cuerpo se renderizan como link, no embebidas en algunos clientes de correo (Outlook clase corporativa).
• No hay opción de horario: la notificación se envía en el momento en que se gatilla el evento. No se puede "agendar" un envío posterior.
• El campo "Destinatario > Dirección de email" acepta múltiples correos separados por coma y espacio, pero no acepta listas dinámicas tipo "todos los del área X" en este campo (eso se logra usando Encargado de etapa y configurando el aprobador como área).