Tipos de plantilla en Workflow: cuándo usar Alta, Baja, Movimiento, Preingreso, Búsqueda o Flexible

¿Por qué importa el tipo de plantilla?

Al crear una plantilla de Workflow tenés que elegir su tipo. El tipo define qué acción se ejecuta al final del flujo, qué datos se pueden capturar y qué limitaciones aplican. Elegir mal el tipo es la causa más común de plantillas que no resuelven el caso de uso.

Vista de Plantillas

Para acceder, navega hacia Workflow -> Plantillas.  Esta vista permite administrar todas las plantillas disponibles en la plataforma (las plantillas que puedes ver dependen del permiso que tengas asignado. Por un lado tendrás la vista de Todas las plantillas que están operando, y por otro lado tendrás el botón Crear Plantilla que mostrará el catálogo de plantillas preconfiguradas de Workflow. Para más detalle consulta con el artículo ¿Cómo funcionan los permisos en Workflow?



Tipos de plantillas

Flexible
Crea flujos internos de aprobación o notificación que no modifican datos del colaborador, pero permiten generar, asignar o solicitar automáticamente elementos dentro de la plataforma, como documentos, cursos, encuestas, activos o tareas pendientes.
Los workflows de tipo Flexible son además la base para configurar automatizaciones, ya que solo estos pueden iniciarse automáticamente. 

• Ejemplos de uso: generar documentos, asignar cursos, enviar encuestas, solicitar activos o generar tareas pendientes de forma automática.

  📌 Para aprender a configurar automatizaciones basadas en workflows flexibles, revisa el Manual de Automatizaciones - Configuración y Uso.
   

• Alta
  Da de alta a un nuevo colaborador en la plataforma. El flujo genera la ficha del colaborador.
  Ejemplo de uso: Incorporar a un nuevo empleado, generando automáticamente su ficha y enviando instrucciones para crear su acceso a Buk.

• Baja
  Gestiona el término de la relación laboral. Al completarse, la ficha del colaborador se inactiva. Se debe definir claramente quiénes podrán iniciar este tipo de solicitudes.
  Ejemplo de uso: Formalizar la salida de un colaborador, inactivando su ficha y notificando a las áreas correspondientes.

• Movimiento
  Permite modificar datos laborales de un colaborador (como renta, cargo, área, etc.). Al finalizar el flujo, las modificaciones se aplican automáticamente en su ficha.
  Ejemplo de uso: Cambiar el cargo de un colaborador tras una promoción o actualizar su salario.

• Búsqueda
  Inicia un proceso de selección a partir de una solicitud. Al completarse, se crea un proceso de reclutamiento.
  Ejemplo de uso: Cuando un área necesita solicitar la contratación de un nuevo colaborador y se requiere aprobación antes de iniciar el reclutamiento.
  Requiere el módulo de Selección.

• Pre-Ingreso
  Recopila información previa del futuro colaborador mediante un formulario antes de su incorporación. Es importante definir correctamente los campos que el postulante deberá completar.
  Ejemplo de uso: Solicitar datos personales, bancarios o documentación antes del primer día de trabajo.
  Requiere el módulo de Onboarding.
  
  Alcance / Limitaciones

• Para configurar plantillas, tu perfil debe tener el permiso de "Modificación" en Solicitudes. Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) en la sección "Usuarios y perfiles". Debes asegurate que el perfil del usuario también tenga el permiso de Lectura (puede ver el listado de plantillas pero no editar) o el permiso de Modificación (puede ver y editar plantillas) dentro de la sección Workflow - Solicitudes y Plantillas dentro de Usuarios y Perfiles -> Perfiles -> Administrativo.
  
  
  
  Resumen Comparativo

Tipos disponibles (tabla comparativa)

Limitaciones críticas

⚠️ Importante: Los workflows Flexibles NO pueden: (1) firmar documentos digitalmente, (2) modificar datos de la ficha del colaborador, (3) crear o eliminar colaboradores. Si necesitás alguno de esos comportamientos, elegí otro tipo o combiná con una acción manual posterior.

• Una vez creada la plantilla, no se puede cambiar de tipo. Si elegiste Flexible y necesitabas Movimiento, hay que crear una plantilla nueva del tipo correcto.
• Las plantillas tipo Movimiento no permiten cambiar campos múltiples a la vez en un solo flujo unificado: tenés que decidir si modificás cargo + sueldo en la misma plantilla o si conviene plantillas separadas.
• Las plantillas Preingreso no convierten automáticamente al pre-ingresado en colaborador activo. Necesitas gatillar el flujo de Alta después, manualmente o desde una automatización.
• Las plantillas Búsqueda no llenan vacantes: solo inician el proceso en Selección. La contratación final se gestiona desde allá.

Cómo elegir

Tres preguntas clave para decidir el tipo:

1. ¿El flujo termina con un cambio en la ficha de un colaborador? → Alta, Baja o Movimiento, según corresponda.
2. ¿El flujo termina con una solicitud al módulo de Selección? → Búsqueda.
3. ¿El flujo solo requiere aprobaciones y, opcionalmente, generar un documento? → Flexible

Casos comunes

• "Creé una plantilla Flexible y ahora necesito que firme un documento": Flexible no puede firmar. Crea una nueva plantilla del tipo que corresponda (Movimiento si afecta la ficha, o gestiona la firma manualmente desde Documentos).
• "Quiero un flujo de paz y salvo que después desvincule al colaborador": separa en dos plantillas. Una Flexible para el paz y salvo (aprobaciones y constancia), otra de Baja para la desvinculación. Encadenalas con una automatización manual desde la conclusión del primero.
• "Necesito un flujo de cambio de jornada + cambio de área + cambio de sueldo en un solo paso": puedes configurar una plantilla Movimiento que modifique todos esos campos. El formulario captura los nuevos valores y la acción los aplica a la ficha al final del flujo.
• "El preingreso lo completó el candidato pero no se creó la ficha automáticamente": es esperado. Preingreso solo guarda los datos. Necesitas un flujo Alta encadenado o crear la ficha manualmente desde el módulo de Empleados y Trabajos.