La diferencia entre colaboradores teóricos y fichas activas define la forma en que la plataforma calcula el cobro mensual del servicio según la etapa del proyecto en la que te encuentras.
Existe para adaptar la facturación a la evolución de tu organización, permitiendo utilizar un cálculo estimado durante el periodo inicial de implementación y pasar al uso de la dotación real una vez que la plataforma opera de manera regular.
Funcionamiento general
La plataforma realiza el corte de colaboradores de forma fija el día 05 de cada mes. Por ello, todos los cambios o modificaciones que quieras realizar deben efectuarse hasta el día 04, para que sean considerados correctamente en la facturación del mes.
El cálculo depende de la etapa de servicio en la que se encuentra tu empresa:
- Durante la implementación: El valor de la suscripción considera la cantidad de colaboradores teóricos estipulada en tu propuesta comercial. Si la cantidad de fichas activas reales en la plataforma supera el número teórico, se toma el valor mayor para el cobro.
- En producción: Una vez finalizada la etapa de implementación, el cobro se realiza utilizando exclusivamente las fichas activas reales que registra tu empresa.
Alcance y límites
Corresponde aplicar esta distinción para determinar la base de cobro de tu suscripción mensual.
Cubre:
- El cálculo automático de la suscripción a facturar por el mes en curso.
- Clasificar el estado de cada colaborador para definir si suma al conteo del mes.
Límites del funcionamiento:
- Fichas consideradas para el cobro: En el cómputo de fichas activas reales solo se consideran los colaboradores con ficha vigente o pendiente (registro con fecha de término que aún mantienen datos gestionables en el sistema, como asistencias pendientes o ítems de nómina
- Fichas desvinculadas: Las fichas en estado desvinculado no entran en el cálculo mensual y no generan cobros.
- Cobro mínimo facturable en la implementación: Durante el periodo de implementación no se puede facturar una cantidad menor a los colaboradores teóricos acordados en la propuesta comercial, aun cuando la cantidad de fichas creadas en la plataforma sea inferior.
Relación y diferencias con otros elementos
La base del cobro mensual se conecta directamente con:
- Propuesta comercial: Documento legal que define la cifra de colaboradores teóricos acordada para la etapa inicial.
- Estado del registro: Condición del colaborador (Vigente, Pendiente, Desvinculado) que determina si suma al cálculo de fichas activas reales.
- Fecha de corte: Regla operativa que fija la lectura de datos de la plataforma el día 05 de cada mes.
Suele confundirse con:
El total de usuarios creados en la plataforma: Existe la idea de que cualquier ficha creada genera cobro. La diferencia es que solo las fichas en estado vigente o pendiente entran en el conteo de fichas activas reales, excluyendo automáticamente a los colaboradores desvinculados.
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