Un mecanismo de facturación define la forma en que el sistema agrupa y emite los cobros del servicio según la cantidad de empresas configuradas en la plataforma.
Su propósito es adaptar el proceso de cobro a la estructura administrativa y legal de cada cliente, permitiendo consolidar el pago mensual en un único documento tributario o distribuirlo de forma independiente por cada razón social.
Funcionamiento general
El mecanismo opera calculando el cobro en función de las fichas activas registradas en el periodo mensual y los datos tributarios de cada entidad.
En su funcionamiento general:
- Factura única: Agrupa las fichas activas de todas las empresas para generar una sola factura dirigida a una única razón social.
- Facturación por empresa: Considera las fichas activas de forma independiente por entidad, emitiendo automáticamente un documento de cobro individual para cada razón social que registre colaboradores.
Ambos mecanismos se configuran durante la etapa de onboarding a la plataforma.
- Se aplica por igual en todos los países donde opera la plataforma.
- El sistema emite documentos estrictamente por cada empresa con fichas. Por ejemplo, si existen 10 razones sociales activas con colaboradores en el esquema "por empresa", el sistema emitirá automáticamente 10 facturas, sin posibilidad de hacer excepciones o combinaciones manuales.
- Para este cálculo se utilizan los datos tributarios registrados en cada empresa. Por esta razón, no deben crearse empresas ficticias o de prueba dentro de la plataforma.
Alcance y límites
Corresponde aplicar un mecanismo de facturación cuando se requiere organizar la emisión de cobros mensuales según la estructura legal de la organización.
Cubre:
- La agrupación y cálculo de las fichas activas mensuales para la emisión de facturas.
- La emisión automática de documentos de cobro dirigida a las razones sociales que registran colaboradores activos al día del corte.
- El procesamiento de la información tributaria registrada en cada empresa para la generación del cobro.
Límites:
- Restricción de combinación por entorno (URL): No es posible combinar mecanismos dentro de una misma URL. Toda la plataforma debe operar bajo Factura única o Facturación por empresa. Si el cliente cuenta con múltiples URLs, cada una puede tener una configuración independiente.
- Solicitudes de cambio: Es posible solicitar el cambio de mecanismo ante el equipo de Facturación. Para que aplique en el periodo en curso, la solicitud debe enviarse hasta el día 4 del mes. Las solicitudes del día 5 en adelante aplicarán en el periodo siguiente.
Relación y diferencias con otros elementos
Un mecanismo de facturación se conecta con:
- Fichas activas:Determinan la base del cálculo y el volumen de colaboradores a cobrar en cada periodo.
- Razones sociales: Entidades legales registradas que reciben la emisión de los documentos de cobro según la configuración elegida.
- Plataforma del cliente (URL): Entorno donde residen las empresas registradas. Aunque el mecanismo de facturación se parametriza internamente en el sistema central de Buk SAC, este aplica directamente sobre la totalidad de la URL del cliente.
Suele confundirse con:
- Distribución manual de costos: Existe la idea de que se puede seleccionar manualmente qué empresas facturar en un mes determinado. La diferencia es que el mecanismo de facturación es una regla sistémica automatizada que lee de forma fija a todas las empresas que registren fichas activas al momento del corte.
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