Configurar em modelos de documentos revisor, ordem e fluxo de assinatura – Colombia

Objetivo:

O artigo a seguir pretende ser um guia para configurar o revisor, ordem e fluxo de assinatura eletrônica de documentos para os gestores documentais da plataforma. Aqui descreveremos os passos necessários para configurar um colaborador que será o responsável por aprovar/rejeitar o documento (revisor/visador), estabelecer a ordem dos signatários do documento e, por fim, ativar o fluxo automático de assinatura.

Alcance:

Este artigo é direcionado ao gestor documental (administrador) e colaborador do módulo de assinatura digital e gestão documental, o qual fornecerá os parâmetros necessários para configurar o processo de assinatura com as novas funcionalidades disponíveis. Da mesma forma, entrega as definições dos parâmetros habilitados nos endpoints da API.

Limitações:

Atualmente, os seguintes tipos de arquivos não são suportados pela ordem e fluxo de assinatura:

Certificado de férias.
Certificados de benefícios.

Glossário:

Plataforma

Variável:Marcador utilizado para representar um valor que pode mudar ou ser fornecido quando se utiliza o modelo na geração de documentos.
Modelo:Arquivo genérico onde são adicionadas as variáveis que serão usadas para a geração de documentos para cada colaborador.
Ordem de assinatura:Estabelece a sequência dos signatários de um documento.
Fluxo de assinatura automático:Notificará automaticamente os atores do processo de assinatura (revisor, signatários empresa, colaborador), quando devem assinar o documento gerado.
Revisor/visador:Colaborador que aprova ou rejeita os documentos gerados para assinatura.
Empregado:Colaborador para quem está sendo gerado o documento trabalhista que deve ser assinado.
Signatário empresa:Representante legal, supervisor ou outros, que assinam em nome da empresa os documentos trabalhistas gerados para os colaboradores.
Notificações:Ação para indicar ao revisor e/ou signatários que devem realizar uma ação no documento (aprovar/rejeitar, assinar)

API

Signatures: São as assinaturas requeridas em um documento. Permite-se um máximo de 3 signatários por documento, considerando que um dos signatários pode ser o empregado do documento, e pode haver no máximo dois signatários da empresa,vale mencionar que devem ser pessoas diferentes. Cada assinatura inclui o seguinte:
- Signature_type: O tipo de signatário, que pode ser um dos seguintes tipos:
  - Employee_signature: Assinatura do colaborador.
  - Legal_agent_signature: Assinatura de um Representante Legal.
  - Second_legal_agent_signature: Assinatura de um Segundo Representante Legal. Este tipo de signatário só é aceito se anteriormente for atribuído um signatário do tipo legal_agent_signature
  - Supervisor_signature: Assinatura do supervisor do colaborador. Quando é enviada uma assinatura deste tipo, o id da pessoa será calculado automaticamente pela plataforma, atribuindo como signatário o supervisor do empregado ao qual o documento está sendo enviado.
  - Other_signature: Assinatura de um usuário específico.
  - Second_other_signature: Assinatura de um segundo usuário específico. Este tipo de signatário só é aceito se anteriormente for atribuído um signatário do tipo other_signature
- Position: É utilizado para estabelecer a ordem das assinaturas. Se desejar uma ordem específica para os signatários, este parâmetro deve ter um valor entre 1 e 3. Caso não queira que haja uma ordem, pode deixar em branco, enviar o position como nulo, ou simplesmente não enviar.
Person_id: O id da pessoa que será designada como signatário. Caso o tipo de signatário seja supervisor ou empregado, então este campo não será considerado, pois aí o signatário é calculado no servidor da Buk.
Reviewer_idEste parâmetro é utilizado para atribuir um revisor ao documento, que pode ser qualquer colaborador. Este revisor poderá aprovar ou rejeitar o documento em uma aba específica para isso no index de documentos na plataforma. Esta ação não fará nenhuma alteração no conteúdo do documento, porém, influenciará no processo de assinaturas. Ou seja, se um documento requer um revisor, e este não foi revisado nem aprovado, então nenhuma das pessoas designadas para assinar o documento poderá fazê-lo.

Base Legal e Aplicações:

https://dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-117808.html

Resumo

Incluímos melhorias em nosso módulo de assinatura digital e gestão documental, agora você poderá gerar documentos escolhendo um revisor, estabelecer uma ordem entre os signatários a partir do modelo e, por fim, iniciar o fluxo de assinatura automaticamente.

A seguir, descrevemos os passos a seguir para configurar essas características na plataforma.

Processo na Plataforma Massivo:

Criar/editar modelos

A partir de administrativo>documentos e assinatura>modelos>aba documentos você poderá criar ou editar os modelos de documentos.

Index modelos de documentos Buk.

Ao clicar nos três pontos e selecionar editar na seção de assinaturas, você poderá marcar os checks,“Este modelo requer revisor”o qual estabelece que todos os documentos gerados a partir deste modelo devem ser aprovados por um revisor que pode ser o supervisor do colaborador ou qualquer outro colaborador habilitado na url da empresa (pode ser um colaborador de outra empresa) desde que esteja criado na url.

Ao marcar o check “Este modelo requer assinatura”, ativa-se um segundo check“Estabelecer ordem para as assinaturas”, o qual, ao marcá-lo permite dar uma ordem aos signatários requeridos no modelo arrastando-oscom o mouse,estabelecendo quem será o primeiro a assinar.

Permite até três signatários por documento entre os quais estão disponíveis o empregado, supervisor, RRLL ou outro.

Edição modelos de documentos Buk.

Na seção das variáveis foram incluídas duas novas variáveis{{firma.primer_firmante.nome}}e{{firma.segundo_firmante.nome}}, as quais servem para mostrar o nome dos signatários da empresa selecionados no modelo quando configurado com ordem de assinatura.

Tal como ilustrado na imagem“Edição modelos de documentos Buk”, com a configuração dada no modelo, a variável{{firma.primer_firmante.nome}}mostrará o nome dorepresentante legalselecionado na geração do documento, da mesma forma a segunda variável mostrará o nome dosupervisordo colaborador para quem o documento foi gerado.

Ir para administrativo>documentos e assinatura>documentos>aba “todos os documentos” você poderá gerar os documentos baseados nos modelos, clique em “Gerar documentos”:

Index de documentos Buk.

Será aberto um modal para selecionar o modelo com o qual vamos gerar os documentos para o colaborador:

Selecionar modelo.
Marcar o check “Quero que os documentos sejam gerados visíveis”. Você deve marcar se deseja iniciar o fluxo de assinatura automaticamente.Ao marcar este check, os documentos serão visíveis somente quando forem assinados
Selecionar colaboradores.
Clique em ações, Gerar (n) documentos. (indica a quantidade de colaboradores para os quais os documentos serão gerados)

Geração massiva de documentos Buk.

O próximo modal mostrará a configuração do modelo e você terá a possibilidade de escolher o representante legal (RRLL) para cada empresa à qual pertencem os colaboradores.Finalizar clicando em finalizar.

Seleção do RRLL para a assinatura do documento gerado Buk.

Será exibida uma mensagem de confirmação ao terminar de gerar os documentos para os colaboradores selecionados.

Confirmação documento(s) gerados Buk.

Se você marcou o check para iniciar o processo de assinatura automático, as notificações serão enviadas conforme a ordem estabelecida no modelo, porém, vale destacar que se este estiver configurado com um revisor, o fluxo inicia essa revisão, ou seja, a primeira notificação chega ao revisor, uma vez aprovado o documento, os signatários serão notificados:

Se houver ordem de assinatura, notificará por e-mail o signatário 1 e posteriormente o signatário 2, no caso do exemplo, será notificado primeiro o colaborador e depois o representante legal.
Sem uma ordem estabelecida no modelo, os signatários serão notificados simultaneamente.

Se não foi marcado o check para iniciar o fluxo automático, as notificações devem ser feitas manualmente pelo sino no index de documentos como é feito atualmente, lembre-se que no momento de notificar os signatários, o documento deve estar aprovado pelo supervisor.

Notificação manual revisor/visador de documento Buk.

Ao notificar o supervisor a partir do index de documentos>aba “Todos os pendentes”, ele receberá um e-mail solicitando a revisão de um documento.

E-mail de notificação para revisor/visador de documento Buk.

Ao clicar no botão “Revise aqui” do e-mail, será solicitado o acesso ao portal Buk dos colaboradores, que deve acessar a plataforma com seu usuário e senha.

Também é possível aprovar o documento a partir do index de documentos na aba“Minhas revisões pendentes”,clicando no ícone “aprovar/rejeitar documento”.

Notificação manual signatários de documento Buk.

Ao acessar a plataforma ou clicar no ícone, será aberto um modal para revisar o documento, no qual ao clicar no link do documento, abrirá uma janela com a pré-visualização do mesmo para ler e posteriormente, proceder para aprovar ou rejeitar.

Notificação manual revisor/visador de documento Buk.

Modal aprovar/rejeitar documento Buk.

Uma vez aprovado o documento, será exibida uma mensagem de confirmação no modal.

Confirmação documento aprovado Buk.

Nota:Se o documento for rejeitado, o fluxo de assinatura será cancelado automaticamente, sendo necessário corrigir o modelo e re-gerar o documento.

Com a aprovação do documento são habilitadas as ações manuais de notificação aos signatários do documento. Da mesma forma, se o fluxo de assinatura estiver configurado para ser executado automaticamente, as notificações serão enviadas conforme a ordem configurada no modelo.

Notificação manual signatários de documento Buk.

Nota:Quando o fluxo de assinatura está marcado automaticamente, será notificado para cada documento gerado ao e-mail do representante legal.

O processo de assinatura não muda, mantemos os passos para a assinatura do colaborador e do representante legal.

Uma vez completado o fluxo de assinatura, ficará visível para o colaborador a partir do portal na aba Documentos da ficha, do mesmo modo o(s) signatário(s) da empresa representante legal ou supervisor poderão ver os documentos que assinaram a partir do index de documentos na abaTodos os documentos.

Index de documentos fluxo completo Buk.

Visualização de documento assinado Buk.

Módulos Requeridos:

Módulos:Assinatura digital e gestão documental.

Palavras-chave:

Revisor, visador, ordem de assinatura, assinatura digital, notificação de assinatura

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