Se você precisa automatizar a geração de contratos, anexos ou outros documentos com informações personalizadas dos seus colaboradores, pode criar modelos diretamente no Buk.
📝 Passos detalhados
Na plataforma web:
- Acesse o menuAdministrativo.
- Acesse o móduloDocumentos e Assinatura.
- Clique na abaModelos.
- SelecioneCriar modelo(ou edite um existente).
- Preencha os seguintes campos:
- Nome: Nome que o modelo terá.
- Tipo: Contrato / Anexo / Certificado / Carta de aviso.
- Formato: Escolha entre PDF ou DOCX.
-
Pasta: Pasta digital na qual o documento ficará salvo após ser gerado com base neste modelo. Caso não selecione nada, este documento ficará disponível na pasta raiz do colaborador.
- Ao começar a digitar, você verá uma lista com as pastas já existentes.
- Você poderá saber se está usando uma pasta existente ou criando uma nova.
- Também verá quantos colaboradores cada pasta possui para ajudar na escolha.
- Defina as opções de assinatura:
- O colaborador assina?
-
Alguém da empresa assina?(Ex.: supervisor, representante legal, outro usuário).
- Lembre-se de que o máximo é de 3 assinantes por documento.
- Requer revisor?
- Personalize onome do arquivo geradousando variáveis, se desejar.
- Considere que, por questões de validação do sistema, não é possível gerar mais de um documento com exatamente o mesmo nome, por isso recomendamos adicionar a marca temporal de data e hora para evitar erros futuros no processo de geração de documentos.
- Limite o acesso ao modelo porempresaouconjunto de dados, se aplicável.
- Preencha o documento conforme suas necessidades.
- Lembre-se de que você pode aplicar diferentes formatações ao texto conforme necessário.
- Use o botãoVariáveispara inserir campos personalizados no documento, que irão buscar dados de diferentes partes da plataforma.
- Clique emVisualizarpara revisar como o documento ficará.
- Por fim, selecioneSalvar.
⚠️ Considerações importantes
- Você só poderá ver as pastas criadas napasta raiz(não subpastas) no momento de selecionar a futura pasta que conterá o documento emitido.
- A funcionalidade de pastas disponíveis só está ativa ao criar ou editar um modelo.
- O uso de modelos requer que o módulo de Assinatura Eletrônica e Gestão Documental esteja ativo.
- Você deve ter a permissão habilitada para “Configurar Modelos”.
- As variáveis devem ser inseridas corretamente para que sejam substituídas nos documentos gerados.
✅ Resultado esperado
Você terá um modelo personalizado, pronto para gerar documentos em massa ou individuais com assinatura eletrônica. Além disso, evitará criar pastas duplicadas graças à nova visualização de pastas disponíveis, melhorando a organização desde o primeiro passo.
🚀 Lembre-se, se precisar de ajuda, pode nos contatar através dos nossos canais de atendimento.
🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.