Como criar modelos de documentos no Buk?

Se você precisa automatizar a geração de contratos, anexos ou outros documentos com informações personalizadas dos seus colaboradores, pode criar modelos diretamente no Buk.

📝 Passos detalhados

Na plataforma web:

1. Acesse o menuAdministrativo.

2. Acesse o móduloDocumentos e Assinatura.

3. Clique na abaModelos.

4. SelecioneCriar modelo(ou edite um existente).

5. Preencha os seguintes campos:

   • Nome: Nome que o modelo terá.

   • Tipo: Contrato / Anexo / Certificado / Carta de aviso.

   • Formato: Escolha entre PDF ou DOCX.

   • Pasta: Pasta digital na qual o documento ficará salvo uma vez gerado a partir deste modelo. Caso não selecione nada, este documento ficará disponível na pasta raiz do colaborador.

     • Ao começar a digitar, você verá uma lista com as pastas já existentes.

     • Você poderá saber se está usando uma pasta existente ou criando uma nova.

     • Também verá quantos colaboradores cada pasta possui para ajudar na escolha.

6. Defina as opções de assinatura:

   • O colaborador assina?

   • Alguém da empresa assina?(Ex.: supervisor, representante legal, outro usuário).

     • Lembre-se de que no máximo você pode ter 3 assinantes por documento.
   • Requer revisor?

7. Personalize onome do arquivo geradousando variáveis, se desejar.

   • Considere que, por questões de validação do sistema, não é possível gerar mais de um documento com exatamente o mesmo nome, por isso recomendamos adicionar a marca temporal de data e hora para evitar erros futuros no processo de geração de documentos.

8. Limite o acesso ao modelo porempresaouconjunto de dados, se aplicável.

9. Preencha o documento conforme suas necessidades.

   • Lembre-se de que você pode aplicar diferentes formatações ao texto conforme necessário.

   • Use o botãoVariáveispara inserir campos personalizados no documento, que irão buscar dados de diferentes partes da plataforma.

10. Clique emVisualizarpara revisar como o documento ficará.

11. Por fim, selecioneSalvar.

⚠️ Considerações importantes

• Você só poderá ver as pastas criadas napasta raiz(não subpastas) no momento de selecionar a futura pasta que irá conter o documento emitido.

• A funcionalidade de pastas disponíveis só está ativa ao criar ou editar um modelo.

• O uso de modelos requer que o módulo de Assinatura Eletrônica e Gestão Documental esteja ativo.

• Você deve ter a permissão habilitada para “Configurar Modelos”.

• As variáveis devem ser inseridas corretamente para que sejam substituídas nos documentos gerados.

✅ Resultado esperado

Você terá um modelo personalizado, pronto para gerar documentos em massa ou individuais com assinatura eletrônica. Além disso, evitará criar pastas duplicadas graças à nova visualização de pastas disponíveis, melhorando a organização desde o primeiro passo.

🚀 Lembre-se, se precisar de ajuda, pode nos contatar através dos nossos canais de atendimento.