Se você precisa automatizar a geração de contratos, anexos ou outros documentos com informações personalizadas dos seus colaboradores, pode criar modelos diretamente no Buk.
📝 Passos detalhados
Na plataforma web:
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Acesse o menuAdministrativo.
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Acesse o móduloDocumentos e Assinatura.
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Clique na abaModelos.
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SelecioneCriar modelo(ou edite um existente).
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Preencha os seguintes campos:
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Nome: Nome que o modelo terá.
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Tipo: Contrato / Anexo / Certificado / Carta de aviso.
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Formato: Escolha entre PDF ou DOCX.
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Pasta: Pasta digital na qual o documento ficará salvo uma vez gerado a partir deste modelo. Caso não selecione nada, este documento ficará disponível na pasta raiz do colaborador.
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Ao começar a digitar, você verá uma lista com as pastas já existentes.
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Você poderá saber se está usando uma pasta existente ou criando uma nova.
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Também verá quantos colaboradores cada pasta possui para ajudar na escolha.
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Defina as opções de assinatura:
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O colaborador assina?
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Alguém da empresa assina?(Ex.: supervisor, representante legal, outro usuário).
- Lembre-se de que no máximo você pode ter 3 assinantes por documento.
- Requer revisor?
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Personalize onome do arquivo geradousando variáveis, se desejar.
- Considere que, por questões de validação do sistema, não é possível gerar mais de um documento com exatamente o mesmo nome, por isso recomendamos adicionar a marca temporal de data e hora para evitar erros futuros no processo de geração de documentos.
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Limite o acesso ao modelo porempresaouconjunto de dados, se aplicável.
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Preencha o documento conforme suas necessidades.
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Lembre-se de que você pode aplicar diferentes formatações ao texto conforme necessário.
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Use o botãoVariáveispara inserir campos personalizados no documento, que irão buscar dados de diferentes partes da plataforma.
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Clique emVisualizarpara revisar como o documento ficará.
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Por fim, selecioneSalvar.
⚠️ Considerações importantes
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Você só poderá ver as pastas criadas napasta raiz(não subpastas) no momento de selecionar a futura pasta que irá conter o documento emitido.
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A funcionalidade de pastas disponíveis só está ativa ao criar ou editar um modelo.
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O uso de modelos requer que o módulo de Assinatura Eletrônica e Gestão Documental esteja ativo.
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Você deve ter a permissão habilitada para “Configurar Modelos”.
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As variáveis devem ser inseridas corretamente para que sejam substituídas nos documentos gerados.
✅ Resultado esperado
Você terá um modelo personalizado, pronto para gerar documentos em massa ou individuais com assinatura eletrônica. Além disso, evitará criar pastas duplicadas graças à nova visualização de pastas disponíveis, melhorando a organização desde o primeiro passo.
🚀 Lembre-se, se precisar de ajuda, pode nos contatar através dos nossos canais de atendimento.