Objetivo:
Este artículo está diseñado para guiar a los usuarios en la creación de instancias presenciales para cursos presenciales.
Alcance / Limitaciones:
Este procedimiento es aplicable a todos los usuarios que tengan rol "Superadmin" y "Admin" en su plataforma.
Definición
Una instancia es aquella en la que se realizó un determinado curso (externo a la plataforma) y por donde se inscribirán los colaboradores (así como también, se dejará el registro de ello). Es decir, como un curso puede realizarse varias veces, en diferentes fechas, se puede dividir en instancias. Con esto, evitamos configurar el curso cada vez que se imparte, y sus características (proveedor, duración, etc.).
Proceso:
Para acceder a la creación de una instancia presencial, debes hacer ir al costado izquierdo, seleccionar el módulo de Cursos Presenciales e Instancias.
Luego, podrás ver el listado de instancias creadas existentes, activas o históricas.
También tendrás la opción de filtrar (dando clic al embudo) las instancias por:
Nombre del curso
Responsable
Fecha de inicio
Fecha de termino
Código
No activa
Para entrar a ver el detalle de una instancia de un curso en particular deberás hacer clic en Editar.
También, desde esta misma visual, podrás seleccionar Dejar de mostrarse en esta lista y/o Eliminar una instancia.
Es importante considerar que si se elimina una instancia, se elimina toda la data dentro de ella.Agregar nueva instancia
Si deseas agregar una nueva instancia, debes dar clic en Agregar nuevo.
Luego, deberás completar la información requerida. Para el apartado “Selección de curso” deberás seleccionar el curso al que irá ligada esta instancia (es importante que el curso esté previamente creado).
De manera opcional, podrás seleccionar y visualizar, las categorías customizadas creadas anteriormente desde Mi cuenta, seleccionando en la lista Mi empresa, desplegando la lista de General, dando clic a Categorías customizadas y a la pestaña de Instancias.Una vez termines debes hacer clic en Siguiente. A continuación, deberás completar la información del apartado llamado “Planificación de la Impartición”, donde se deberán agregar los siguientes datos (los que tengan un * son de carácter obligatorio):
Días (puede ser más de uno)
Lugar
Fecha de inicio*
Fecha de término*
Relatores
Duración (horas)
Indexar a planificación de capacitación: Esto es en caso de tener registro en el módulo “plan de capacitación” y se requiera incluirlo en aquella información (debe estar previamente creado).
Una vez termines la planificación debes hacer clic en Terminar.
Posteriormente, al terminar el proceso de creación, la plataforma te dirigirá a la vista general de la instancia, donde podrás ver el resumen de la instancia.
En la pestaña de participantes, vas a poder inscribir a los participantes que fueron parte de la instancia, así como llenar/visualizar la data correspondiente acorde a su estado, porcentaje de asistencia, nota, comentarios (del relator) y se podrá visualizar si la instancia/curso están dentro de alguna categoría.
Carga de participantes
Para inscribir o cargar participantes a la instancia debes hacer clic en
Importar participantes: Inscribes al colaborador con su RUT para luego llenar los campos (estado, porcentaje de asistencia y agregar un comentario) de forma manual.
Se pueden actualizar los campos en cualquier momento.
Se puede cargar masivamente colaboradores desde importadores. Para mas información, puedes leer el siguiente articulo: Importadores - Carga masiva de cursos presenciales Carga de participantes
Puedes, posteriormente, actualizar el estado de aprobación, el porcentaje de asistencia y la nota de forma masiva (ósea de todos los colaboradores a la vez), desde la opción carga masiva.
Acá deberás completar:
Modo de carga masiva: Un valor para todos o Un valor por colaborador
Estado: Aprobado o reprobado
Porcentaje de asistencia
Nota
Para finalizar la carga tendrá que hacer clic en Subir asistencia.
Finalmente, puedes descargar una planilla de asistencia en formato Excel con la data de los colaboradores que has cargado.
Ajustes del curso
Mensajes masivos: Con esta opción podrás enviarle un mensaje, a los correos de los participantes inscritos, de forma manual.
Para acceder a esta configuración debes ir a Ajustes y seleccionar Mensajes masivos en la lista que se va a desplegar.
Si quieres crear un nuevo mensaje debes ir a Enviar nuevo.
Luego deberás configurar lo siguiente:
Participantes a enviar: Puede ser a todos o solo los que tengan 100% de asistencia.
Seleccionar si quieres copiar al creador del curso en todos los correos
Agregar el asunto del correo
Escribir el cuerpo del mensaje
Una vez configurado puedes hacer clic en Enviar.
Plan de Capacitación: Este segmento te permitirá agregar la instancia a un plan de capacitación previamente creado, y así, luego, poder visualizarlo dentro de esta reportería.
Para acceder a la configuración, debes dar clic en Ajustes y seleccionar Plan de Capacitación de la lista que se desplegará.
Para finalizar deberás hacer clic en Crear y Editar.
Horario, lugar y relatoría: Vas a poder modificar/configurar los días de impartición, el lugar, la fecha de inicio y término, los relatores y otros campos que están dentro de las categorías customizadas (opcional).
Para acceder a la configuración, debes dar clic en Ajustes y seleccionar Horario, Lugar y relatoría de la lista que se desplegará.
Una vez configurado puedes hacer clic en Guardar Cambios.
Costos
- Por participante: Podrás agregarle costos a cada colaborador según categoría.
Puedes hacerlo de forma masiva dando clic en Importar costos o de forma manual.
- Generales: Puedes agregar un costo general del total de la instancia.
Cabe destacar que los costos no se relacionan con el plan de capacitación.
Una vez tengas lista la configuración deberá hacer clic en Guardar cambios.
Plan de medición
La instancia se creará con los instrumentos que tiene cargados el curso por defecto, pero se pueden agregar nuevos instrumentos de satisfacción, evaluación y transferencia (directamente a la instancia).
Satisfacción
Acá podrás:
Editar la medición que está cargada por defecto.
Eliminarla
Agregar un nuevo instrumento (previamente creado y cargado)
Activar o desactivar el envío de correos y recordatorios
Podrás configurar la fecha de inicio y término del instrumento.
Activar o desactivar casilla No mostrar en portal del colaborador luego de la fecha de cierre.
Una vez tenga lista la configuración deberá hacer clic en Crear y Editar.
- Aprendizaje
Acá podrás:
Editar la medición que está cargada por defecto.
Eliminarla
Agregar un nuevo instrumento (previamente creado y cargado)
Activar o desactivar el envío de correos y recordatorios
Podrás configurar la fecha de inicio y término del instrumento.
Activar o desactivar casilla Mostrar pauta de resultados.
Una vez tenga lista la configuración deberá hacer clic en Crear y Editar.
Transferencia
Acá podrás:
Editar la medición que está cargada por defecto.
Eliminarla
Agregar un nuevo instrumento (previamente creado y cargado)
Activar o desactivar el envío de correos y recordatorios
Podrás configurar la fecha de inicio y término del instrumento.
Activar o desactivar casilla No mostrar en portal del colaborador luego de la fecha de cierre.
Tipo: Ex antes, Ex post, Ex antes y ex post
Activar o desactivar casilla de evaluación del jefe
Activar o desactivar casilla de Autoevaluación
Otras fuentes
Una vez tenga lista la configuración deberá hacer clic en Crear y Editar.
Visualización de estado de medición
Para los tres tipos de medición, dando clic al icono de las tres líneas, se puede revisar:
Identificador Evaluador
Nombre del Evaluador
Nombre Evaluado
Tipo de evaluador
Estado (del instrumento de medición)
La fecha y hora en la fue enviado el correo
La fecha y hora en la fue respondido el instrumento de medición
Acción
Se puede restablecer la medición, para que el colaborador la vuelva a realizar (si se restablece un instrumento, se elimina todo el avance/respuestas)
Módulos Requeridos:
Base: Esencial
Módulos: Capacitaciones
Palabras Claves:
LMS, capacitaciones, instancias presenciales, cursos presenciales.
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