Aprende a configurar y asignar sucursales para generar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) de forma independiente para cada centro de trabajo en Colombia.
Requisitos previos
- Módulos requeridos: Nómina.
- Permisos: Rol de Administrador.
- Configuración inicial: Ve a Configuración > Parámetros Generales y activa las opciones Habilitar recintos y Habilitar Pila por Sucursales.
Nota: Por defecto el sistema usa el nombre "Recintos". Puedes cambiarlo en Configuración > Parámetros Generales > Nombre Recintos.
Conceptos clave
- PILA por sucursales: Permite que cada sede de una empresa presente su propia planilla, liquidando y pagando aportes solo por los colaboradores que laboran en esa ubicación.
- Sustento Legal: Basado en el Anexo Técnico 2: Aportes a Seguridad Social de Activos.
1. Creación de sucursales/recintos
Para registrar las sedes en la plataforma:
- Ve al menú lateral Administrativo > Organización > Recintos.
- Haz clic en Crear Recintos.
- Completa los campos obligatorios (*):
- Código: Máximo 10 caracteres (viaja al campo 12 de la PILA). No debe repetirse.
- Nombre: Máximo 40 caracteres (viaja al campo 13 de la PILA). No debe repetirse.
- Ubicación: Municipio, Calle y Número.
- Haz clic en Guardar.
2. Asignación de sucursales/recintos a colaboradores
Proceso Individual
- Ingresa a la ficha del colaborador.
- En la pestaña Resumen, selecciona Editar Trabajo.
- En el campo Recinto, selecciona la sede correspondiente.
- (Opcional) En Opciones Avanzadas, usa el campo Recintos secundarios para fines informativos.
- Haz clic en Guardar.
Proceso Masivo
- Ve al menú lateral Información > Importadores > Importadores.
- Para nuevos colaboradores: Usa el importador Trabajos (Importador) y completa las columnas Recinto y/o Recintos secundarios.
- Para colaboradores actuales: Usa el importador Trabajos (Modificador)
- Al seleccionar el importador, marca las casillas Recintos y/o Recintos secundarias.
- Sube el archivo con los cambios.
Nota: Para ingresar múltiples recintos secundarios, separa los códigos con una coma (ej: 123, 456).
Descarga y visualización
Al generar los archivos PILA:
- El sistema crea carpetas por empresa.
- Dentro de cada carpeta encontrarás los archivos individuales de cada recinto.
- Los colaboradores sin recinto asociado se agruparán en una PILA consolidada por empresa.
- Tendrás disponible un archivo Excel para revisión general.
Consideraciones importantes
- Alcance: esta funcionalidad no modifica los métodos de generación del archivo PILA, solo su organización y segmentación por sedes.
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