La Nómina Electrónica (NE) es el documento digital que reporta los devengos y deducciones de tus colaboradores a la DIAN. Debes transmitirla dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al pago, independientemente de tu periodicidad de nómina.
Requisitos Previos
- Módulo de Nómina activo.
- Configuración general activa: Integrar Nómina Electrónica.
- Proceso de habilitación ante la DIAN completado.
Contenido - Paso a Paso
1. Configuración de la Integración
Para conectar Buk con la DIAN a través de Saphety, ve a Marketplace > Soluciones Buk > Contratadas > Nómina Electrónica > Configurar. Completa los siguientes campos:
- Id Empresa Ambiente Productivo/Id Empresa Ambiente QA: Código otorgado por Saphety para el envío real.
- TestSetId: Código de la DIAN necesario solo durante las pruebas de habilitación.
- Prefijo Consecutivo: Define hasta 4 letras para identificar tus envíos. Si no ingresas uno, usaremos BUK por defecto.
- Pruebas de habilitación: Este checkbox debe estar marcado solo mientras realizas los envíos de prueba exigidos por la DIAN. Al terminar, debes desactivarlo para pasar a producción.
- Credenciales Personalizadas: Activa solo si ya utilizabas Saphety con tu software anterior.
- Enviar Nómina Electrónica al trabajador: Envía automáticamente el documento certificado al correo personal del colaborador.
- Reportar Causaciones: Permite reportar mes a mes las provisiones de prestaciones sociales y vacaciones.
- Reportar Causación De Vacaciones Acumuladas En Diciembre: Permite reportar el total acumulado de vacaciones solo en la nómina de diciembre. Para usarla, la opción de Reportar Causaciones mensual debe estar desactivada.
2. Agrupación de Conceptos
Cada ítem de pago debe estar asociado a un código técnico de la DIAN para viajar correctamente en el archivo JSON.
- Automáticos: Vacaciones, incapacidades y licencias se configuran por sistema.
- Manuales: Debes asignar una Agrupación Nómina Electrónica a tus devengos y descuentos.
- Manejo de beneficios extralegales: Si otorgas beneficios como prima de vacaciones, puedes reportar su provisión mensual con la agrupación otros_devengos. Para evitar duplicidades en la Nómina Electrónica, el pago efectivo puede configurarse con la agrupación no_reportar_item. Esta agrupación es de uso restringido; si necesitas asignarla, contacta a Servicio al Cliente para apoyarte en la configuración.
💡 ¿Necesitas el paso a paso? Revisa nuestro artículo: ¿Cómo realizar la agrupación de ítems para Nómina Electrónica?
3. Acciones de Gestión y Control
Desde el menú lateral Nómina > Nómina Electrónica, pestaña Nómina, puedes realizar las siguientes acciones:
- Validar Nómina: Revisión previa para detectar inconsistencias. No reemplaza el envío.
- Enviar Nómina: Realiza la transmisión a la DIAN. Si el sistema detecta errores de validación, verás una alerta; puedes corregirlos o proceder con el envío bajo tu autonomía.
-
Enviar Nota de Ajuste: Utiliza esta opción para corregir documentos ya certificados.
- Reemplazar: Úsala cuando necesites corregir montos o datos del colaborador en un envío previo.
- Eliminar: Úsala para anular completamente un reporte enviado por error.
- Documento Nómina PDF: Descarga el PDF la nómina electrónica. Solo está disponible para registros con estado Nómina Certificada.
- Exportar Excel: Genera un archivo con el detalle de todos los colaboradores seleccionados. Es la herramienta ideal para realizar revisiones antes o después de transmitir.
- Exportar JSON: Obtiene el archivo técnico estructurado que recibe la DIAN. Este documento es el soporte legal definitivo ante cualquier auditoría de la entidad reguladora. Solo está disponible para registros con estado Nómina Certificada.
4. Historial de Eventos
Usa esta pestaña para auditar quién, cuándo y qué tipo de evento se ejecutó (Validación, Envío o Nota de Ajuste). Puedes exportar este historial a Excel para un control permanente de tus transmisiones.
💡 Consulta el significado de los estados de tu Nómina e Historial de Eventos en nuestro artículo: ¿Qué significan los estados de envío en la Nómina Electrónica?
Consideraciones Importantes
- La integración se realiza a nivel de empresa, por lo que debe configurarse individualmente para cada empresa y también para cada nueva empresa que se cree en la plataforma.
💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo
🎓 ¿Te interesa certificarte en Buk?
Te invitamos a realizar un curso de tu interés en Buk Academy, donde encontrarás contenidos guiados para profundizar en el uso de la plataforma y fortalecer tus conocimientos.