¿En qué consiste la creación y configuración de cursos e-learning en Buk? – Colombia

Los cursos e-learning de Buk Capacitaciones te permiten crear, organizar y entregar capacitación digital a tus colaboradores, con seguimiento de su avance, evaluaciones y diplomas. En este artículo encontrarás una visión general de cómo funcionan: cómo se estructura un curso, qué puedes configurar, qué alcance tiene el módulo y dónde profundizar en cada tema.

💡 En resumen: un curso e-learning se organiza en unidades, capítulos y tópicos (videos, PDF, evaluaciones, etc.). Defines cómo se aprueba, lo publicas y lo entregas a tus colaboradores a través de instancias, privadas o con acceso público. Desde los reportes sigues el avance, las notas y los diplomas.

Antes de comenzar

Permisos: con Plataforma Buk, para crear y editar cursos necesitas Cursos y contenidos en Modificación, y para inscribir participantes, Planificación y gestión de participantes en Modificación. Si tu empresa usa solo Buk Capacitaciones, necesitas el rol Administrador o Súper administrador.
Contenido listo: ten a mano los videos, documentos o paquetes SCORM que vas a usar, en los formatos aceptados.

Cómo se estructura un curso e-learning

Nivel	Qué es	Ejemplo
Curso	La capacitación completa, con su nombre, imagen, duración y configuración.	«Inducción 2026»
Unidad	Un bloque temático del curso.	«Unidad 1: Conoce la empresa»
Capítulo	Una sección dentro de la unidad.	«Nuestra historia»
Tópico	Cada contenido o actividad que realiza el colaborador.	Un video de bienvenida o una evaluación

Tipos de tópico: Video, PDF, Power Point, SCORM, Página (texto enriquecido), Url externa, Evaluación y Encuesta. Además, existen cursos de tipo Webinar y Meeting para sesiones en vivo.

Tipos de curso que puedes crear (en Cursos E-Learning > Cursos > Agregar nuevo): Curso, Desde existente (una copia de otro curso), SCORM, Webinar o Meeting.

Qué puedes configurar en un curso

Contenido: el orden de unidades, capítulos y tópicos; tópicos opcionales; impedir que se adelanten los videos, y obligar a hacer el curso en orden.
Aprobación: los criterios de aprobación (por ejemplo, completar los tópicos obligatorios o alcanzar una nota mínima), la escala de notas y la ponderación de las evaluaciones.
Presentación: la imagen, el trailer, la descripción, las categorías y si el curso se destaca en la portada.
Acceso: si el curso tiene acceso público (cualquier colaborador puede entrar) o solo pueden acceder quienes inscribas.
Diploma: la plantilla de diploma que recibe quien aprueba.
Correos: la invitación y los recordatorios a los participantes.

Los cambios en el contenido y la aprobación se aplican al hacer clic en Publicar y llegan a quienes se inscriben después o aún no comienzan el curso.

Cómo se crea un curso: el flujo general

Crea el curso en Cursos E-Learning > Cursos > Agregar nuevo y completa sus datos básicos.
Arma el material del curso: agrega unidades, capítulos y tópicos.
Define cómo se aprueba en los criterios de aprobación.
Completa los ajustes: diploma, acceso, presentación y correos.
Previsualiza y publica el curso.
Entrégalo a tus colaboradores a través de una instancia: inscríbelos o activa el acceso público.
Haz seguimiento del avance, las notas y los diplomas en los reportes.

El paso a paso detallado está en el artículo «Cómo crear un curso e-learning».

Instancias: cómo llega el curso a los colaboradores

Una instancia es la forma en que entregas un curso a un grupo de personas, con sus propias fechas. Un mismo curso puede tener varias instancias, por ejemplo una por mes o por área.

Tipo de instancia	Para qué sirve
Instancia predeterminada	Se crea con el curso. Puedes inscribir participantes en ella, y también se muestran las inscripciones que vienen de una ruta de aprendizaje.
Instancia privada	La creas tú para un grupo específico. Solo acceden quienes inscribes.
Acceso público	Se crea al activar el acceso público del curso. Agrupa a los colaboradores que entran por su cuenta desde el portal; no admite inscripciones manuales.

Para crear una instancia privada:

Abre el curso y ve a la pestaña Instancias.
Haz clic en Crear nueva instancia.
Escribe el Nombre instancia privada y define la Fecha de inicio y la Fecha de término. Si dejas la fecha de término vacía, la instancia queda Ilimitada.
Si corresponde, marca la instancia como SENCE (Chile) o SIRCE (México).
Guarda e inscribe a los participantes.

⚠️ Los colaboradores solo pueden realizar el curso mientras la instancia está vigente, es decir, entre su fecha de inicio y su fecha de término. El acceso público no está disponible para webinars ni meetings.

Ejemplo: el curso «Seguridad en Bodega» tiene una instancia privada «Marzo – Sucursal Norte», del 1 al 31 de marzo, con 40 personas inscritas, y además tiene activo el acceso público para que cualquier colaborador pueda tomarlo cuando quiera.

Evaluaciones dentro de un curso

Para medir el aprendizaje, agrega evaluaciones como tópicos del curso:

Ve a Cursos E-Learning > Formularios > Evaluaciones y haz clic en Agregar nuevo.
Completa el nombre, el porcentaje de aprobación y las preguntas, y guarda.
Abre el curso, entra a Material del curso, elige el capítulo y haz clic en Agregar tópico > Evaluación.
Selecciona la evaluación y define la cantidad de intentos, si es la Evaluación final del curso y su ponderación en la nota final.
Guarda y haz clic en Publicar.

Las notas y los intentos de cada participante se revisan en el reporte del curso.

Diplomas: cómo se descargan

El colaborador obtiene el diploma cuando aprueba el curso, si este tiene un diploma asignado. Puede descargarlo desde el curso aprobado en su portal.

Como administrador:

Un diploma: abre el reporte del curso o Gestionar inscripciones, busca a la persona en la pestaña de participantes o inscripciones y usa Descargar diploma.
Varios diplomas de un curso: en ese mismo listado, selecciona a los participantes y usa Descargar diplomas seleccionados.
Certificado de varios cursos de una persona: ve a Reportes > General > Usuarios, abre a la persona y, en la pestaña Capacitaciones, usa Descargar certificados.

⚠️ Ten en cuenta:

Para descargar diplomas de otras personas necesitas al menos Lectura en Administración general.

Solo se descargan los diplomas de quienes aprobaron el curso.

En Buk Capacitaciones, la descarga masiva es por curso. Para reunir los diplomas de una persona en varios cursos, usa su certificado.

Ejemplos:

Curso e-learning con evaluación: Ana aprueba la evaluación final con nota 6,2. Su diploma queda disponible y puede incluir la nota obtenida.
Curso e-learning sin evaluación: Pedro completa todos los tópicos. El curso queda aprobado y el diploma, disponible.
Curso presencial: el administrador registra la asistencia y marca a la persona como Aprobado en la instancia; desde ese momento puede descargarse el diploma.

Ejemplos de cursos según el objetivo

Objetivo	Cómo configurarlo
Inducción de nuevos colaboradores	Curso con videos y una evaluación final; criterio de nota mínima; diploma con fecha de aprobación; inscripción automática de los nuevos ingresos.
Capacitación normativa obligatoria	Curso con video que no se puede adelantar y evaluación con intentos limitados; inscripción requerida con fecha de término; recordatorios activos.
Desarrollo voluntario	Curso corto con acceso público, categorías y trailer atractivo; sin evaluación; criterio «Aprobar todos los tópicos».
Formación de líderes	Ruta de aprendizaje con varios cursos en orden; diploma asignado al último curso.

Cursos de Bukplay y otros proveedores

Los cursos de Bukplay y de otros proveedores externos son administrados por el proveedor. Por eso, no puedes modificar su contenido ni sus criterios de aprobación (nota o evaluaciones).

Lo que sí puedes gestionar: instancias, fechas, inscripciones, reglas de inscripción y reportes.

Para saber cómo se aprueba un curso de Bukplay: abre su detalle en el catálogo y revisa la descripción o la ficha PDF, si está disponible.

Alcance y límites del módulo

Cubre: la creación, publicación, entrega y seguimiento de cursos digitales dentro de Buk.
Cursos presenciales: se gestionan aparte, en Cursos Presenciales, con su propia configuración de instancias, asistencia y medición.
Contenido externo: no se puede embeber contenido con códigos iframe (por ejemplo, Vimeo o Genially); se agrega como tópico Url externa.
Proveedores externos: las integraciones con proveedores de contenido (como Udemy, Coursera o Voxy) se activan en Configuraciones generales > Integraciones y requieren una contratación aparte. No hay una conexión automática con otros sistemas de terceros.
Certificaciones externas: el módulo emite diplomas y certificados propios; no gestiona certificaciones de organismos externos.
Celular: los cursos se pueden realizar desde el navegador del celular; no existe una aplicación propia de Capacitaciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un curso y una instancia?

El curso es el contenido; la instancia es la forma de entregarlo a un grupo, con sus fechas e inscritos.

¿Puedo cambiar la nota de aprobación de un curso de Bukplay?

No. Los criterios los define el proveedor.

¿Puedo descargar en un solo paso los diplomas de una persona en todos sus cursos?

En Buk Capacitaciones, la descarga masiva es por curso. Para una persona con varios cursos, descarga su certificado desde Reportes > General > Usuarios.

¿Los cambios que hago en un curso publicado llegan a todos?

Llegan a quienes se inscriben después o aún no comienzan. Quienes ya lo están realizando mantienen la versión anterior.