Cómo cargar evidencias en cursos presenciales

En este artículo te mostramos cómo cargar y clasificar evidencias de tus cursos presenciales (fotografías, listas de asistencia u otro material) dentro del módulo Capacitaciones, y cómo gestionar las evidencias que ya tienes cargadas.

Requisitos previos

• Contar con permisos de Modificación  en Buk Capacitaciones (LMS)  Administración general y  Planificación y gestión de participantes: solo este usuario puede cargar y ver evidencias.
• Tener creada la instancia del curso presencial (fecha o sesión) a la que quieres asociar la evidencia.
• Tener tus archivos de evidencia listos en tu computador, en formato PDF, XLS, XLSX, JPG o PNG.

• Asegúrate de que el peso total de tus archivos no supere los 20 MB. Puedes subir hasta 50 varios archivos, siempre que en conjunto no excedan este límite. 

  

Paso a paso

Ubica el curso presencial

1. Ve a Desarrollo Organizacional > Capacitaciones > Cursos.
2. En la vista de cursos, filtra los Presenciales (junto a Todos y E-learning) para filtrar solo los cursos de esa modalidad.
3. Haz clic en el nombre del curso al que quieres cargar evidencia, en la columna Nombre del curso.

Ubica la instancia del curso

1. Dentro de la ficha del curso, haz clic en la pestaña Instancias.
2. Haz clic en el Código de la instancia correspondiente a la fecha o sesión para la que quieres registrar evidencia (por ejemplo, CJFHY-1532021-001).

Carga tus archivos

1. Dentro de la instancia, haz clic en la pestaña Evidencias.
2. Haz clic en el botón Nuevas evidencias, ubicado arriba a la derecha.

3. En el paso Carga de archivos, arrastra y suelta tus archivos sobre el recuadro, o haz clic en haz clic para seleccionar para elegirlos desde tu computador.
4. Haz clic en Siguiente para continuar.

▶ Ver GIF adjunto: 01_carga_archivos.gif 

Clasifica tus evidencias

1. En el paso Clasificación de evidencias, revisa el Nombre del archivo de cada evidencia y edítalo si quieres identificarla con mayor facilidad. Usa el ícono del ojo para previsualizarla, o la X para quitarla de la carga.
2. En el campo Tipo, selecciona la categoría que corresponde a cada archivo: Fotografía del curso, Material del curso o Lista de asistencia.
3. Haz clic en Cargar evidencias para finalizar. Verás un mensaje de confirmación y tus archivos quedarán disponibles en la pestaña Evidencias.

Gestiona tus evidencias cargadas

1. En la pestaña Evidencias, encontrarás una tabla con las columnas Imagen, Nombre del archivo, Formato y Tipo. Puedes buscar por nombre o formato, y filtrar por Tipo.
2. Para realizar acciones masivas, selecciona una o más evidencias con el checkbox de cada fila (o el del encabezado, para seleccionarlas todas, hasta un máximo de 20 registros) y haz clic en Acciones. Ahí puedes elegir Descargar evidencias o Eliminar Registros.

3. Para gestionar una evidencia de forma individual, usa los íconos de su fila: Vista previa para revisarla, Descargar para guardarla en tu computador, o el menú de tres puntos para Editar o Eliminar el registro. Al editar, puedes actualizar el Nombre del archivo y su Tipo (ambos campos son obligatorios).

Evidencias de capacitación: asocia archivos a un colaborador y consúltalos desde su ficha

Puedes clasificar, asociar y controlar la visibilidad de las evidencias de tus cursos (fotografías, diplomas, material, evaluaciones y otros archivos), y consultarlas y descargarlas directamente desde la ficha de cada colaborador.

Con esta funcionalidad

• Asocias una evidencia a un participante específico (por ejemplo, su diploma) y no solo al curso.
• Defines quién puede ver cada archivo: solo administradores, participantes inscritos o solo quienes completaron el curso.
• Encuentras todas las evidencias de un colaborador en un solo lugar, sin tener que buscar curso por curso.

Parte 1: Cargar evidencias y asociarlas a un colaborador

Paso a paso: carga, clasificación, visibilidad y asociación de evidencias.

Paso 1: Ingresa a las evidencias del curso

1. Ve a Desarrollo Organizacional > Capacitaciones > Cursos > Presenciales y abre la instancia del curso (por ejemplo, CPOPU-1643765-001).
2. Selecciona la pestaña Evidencias.

Aquí verás el listado de archivos ya cargados, con las columnas:

• Imagen: miniatura del archivo.
• Nombre del archivo y Formato (JPG, PNG, PDF, etc.).
• Asociado a: nombre del participante al que se asoció la evidencia. Si está vacío, la evidencia es del curso en general.
• Visibilidad: quién puede ver el archivo.
• Tipo: categoría de la evidencia (Fotografía del curso, Diploma de Colaborador, Material del curso, etc.).

💡 Usa los filtros bajo cada columna para buscar por nombre, formato, participante, visibilidad o tipo.

Paso 2: Carga los archivos

1. Haz clic en Nuevas evidencias.
2. En el paso Carga de archivos, selecciona o arrastra los archivos que quieres subir. Puedes cargar varios a la vez.

Paso 3: Clasifica cada evidencia

En el paso Clasificación de evidencias, completa para cada archivo:

Opciones de visibilidad:

💡 Recomendación: nombra tus archivos de forma descriptiva (ej. Diploma_Juan_Perez_TrabajoEnEquipo.pdf) para encontrarlos más fácilmente después.

Paso 4: Carga las evidencias

Haz clic en Cargar evidencias. Verás el mensaje ✅ "Hemos cargado los N archivos" y las evidencias aparecerán en la pestaña Evidencias con su tipo, visibilidad y, si corresponde, el colaborador asociado en la columna Asociado a.

Parte 2: Consultar las evidencias desde la ficha del colaborador

Paso a paso: consulta y descarga de evidencias desde la ficha.

Paso 1: Ingresa a la ficha

1. Busca al colaborador y abre su ficha.
2. Ve a Talento  > Cursos.

Paso 2: Revisa sus cursos

Verás un resumen con Cursos totales, Requeridos, Completados y Pendientes, y el listado de cursos en las pestañas Pendientes e Histórico.

Paso 3: Descarga las evidencias

En la fila de cada curso tienes dos opciones:

• Ícono de descarga (⬇): descarga directamente el diploma del colaborador. Al pasar el cursor verás cuántos hay disponibles (ej. Descargar diploma (2)).
• Menú de tres puntos (⋮): descarga las evidencias por tipo:
  • Descargar fotografías
  • Descargar material del curso
  • Descargar evaluación
  • Descargar otras evidencias

El número entre paréntesis indica cuántos archivos hay de cada tipo. Si es (0), la opción aparece deshabilitada.

💡 También puedes seleccionar varios cursos y usar la descarga masiva o el menú Acciones para descargar evidencias de forma conjunta.

⚠️ Las acciones masivas de descarga de evidencias no incluyen cursos E-learning.

Consideraciones importantes

• Solo puedes cargar archivos en formato PDF, XLS, XLSX, JPG o PNG. El sistema rechazará cualquier otro formato.
• El límite de carga es de 20 MB en total, considerando la suma de todos los archivos seleccionados, no cada archivo por separado.
• Al seleccionar evidencias ya cargadas para una acción masiva (Descargar evidencias o Eliminar Registros), puedes elegir hasta 50 registros a la vez.
• Si eliminas una o más evidencias, esta acción no se puede deshacer: una vez eliminadas, no podrás recuperarlas.
• Las evidencias cargadas solo pueden verlas y gestionarlas los administradores; los colaboradores no tienen acceso a esta información.
• Te recomendamos nombrar tus archivos de forma clara antes de cargarlos, para reconocerlos y encontrarlos más fácilmente más adelante.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una evidencia asociada y una no asociada?

Una evidencia no asociada pertenece al curso en general (por ejemplo, fotos grupales o material). Una evidencia asociada pertenece a un participante específico (por ejemplo, su diploma) y queda vinculada a su ficha.

¿Puedo cambiar la visibilidad o asociación después de cargar el archivo?

Sí. Desde la pestaña Evidencias del curso, usa el menú ⋮ de la evidencia para editarla.

¿Por qué una opción de descarga aparece deshabilitada en la ficha?

Porque no hay evidencias de ese tipo cargadas para el curso o el colaborador (el contador está en 0).

¿Qué evidencias ve el colaborador?

Solo aquellas cuya visibilidad lo incluye: si es Participantes inscritos, las ve al estar inscrito; si es Participantes que completaron el curso, solo cuando lo finaliza. Las marcadas como Solo administradores no son visibles para él.

¿Puedo descargar evidencias de cursos E-learning desde la ficha?

Sí, de forma individual por curso. La descarga masiva no incluye cursos E-learning.

¿La descarga masiva funciona para todos los tipos de curso?

Por ahora, la descarga masiva de evidencias está disponible solo para cursos presenciales. Si seleccionas cursos E-learning, sus evidencias no se incluirán en la descarga.

Los diplomas de cursos E-learning puedes descargarlos de forma individual, desde la fila de cada curso.

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