Chegou a hora de colocar seu sistema de ativos em ação!🎉Nesta fase crucial, você transformará seus produtos em ativos físicos e gerenciará todo o seu ciclo de vida: desde a atribuição até a manutenção e baixa.
Aqui você aprenderá a dominar o coração operacional do módulo:
🔹Inventário inteligente: Controle estados (Disponível/Atribuído/Manutenção) e atributos únicos de cada ativo.
🔹Fluxo de ordens: Gerencie solicitações, atribuições e rejeições com rastreabilidade completa.
🔹Movimentos-chave: Registre mudanças de estado, comentários, atribuição ou responsável com histórico incluído.
Benefícios que você obterá:
✔️ Visibilidade 360° de todos os seus ativos em tempo real
✔️ Processos padronizados para solicitações e atribuições
Processo na plataforma
🖇️(📑 Menu lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestão de Ativos > ⚙️ Inventário)
Nesta visualização,você visualizará a lista de ativosque você tem em seu inventário. Caso queira adicionar as colunas que você criou com seus atributos personalizados, pode fazer isso clicando no botão“Organizar colunas”e escolhendo os campos que deseja visualizar.
Passo 1: Inventário
Existem diferentes ações que permitem gerenciar seu inventário:
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Criar um ativo manualmente:
1. Pressione o botão “Criar Ativo”
- Preencher os campos do formulário para criar ativo:
Você deverá selecionar a Categoria, o Produto e o Estado.
- Disponível:Estado quando o ativo está disponível para ser atribuído a um colaborador
- Atribuído:Estado quando um ativo está atribuído a um colaborador. (não disponível para atribuir). Ao selecionar este estado, será perguntado a quem deseja atribuí-lo e ficará como responsável pelo ativo.
- Em manutenção:Estado quando o ativo apresenta alguma falha e está em processo de conserto. Ao mudar para este estado, é possível reatribuir o responsável.
- Inativo:Estado quando o ativo não pode ser utilizado e, portanto, não pode ser ativado, geralmente por falhas mais graves ou descontinuação de uso.
Caso tenha criado atributos personalizados para ativos, você também deverá preencher esses campos.
Alterar estado de um ativo: você pode fazer isso de três formas:
A) Individual:
- Clique na ação “Alterar estado” na lista de ativos
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Selecione o novo estado: Disponível, Atribuído, Manutenção, Inativo
Além disso, você poderá deixar um comentário de forma opcional. Este comentário e o registro do movimento serão refletidos no Histórico.
B) Em massa:Esta opção está disponível para alterar vários ativos ao mesmo tempo para os estados "Disponível", "Manutenção" ou "Inativo".
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Selecione os ativos a serem alterados de estado e clique em Ações > Alterar Estado.
A quantidade de ativos selecionados aparecerá entre parênteses
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Selecione o novo estado para o qual você precisa que os ativos mudem e clique em Salvar.
Se você selecionar o estado "Manutenção", pode escolher manter atribuídos os ativos que já estavam atribuídos
C) Personalizada: Alterar mais de um ativo de "Disponível" para "Atribuído" para um colaborador
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Selecione os ativos a serem atribuídos e clique em Ações > Atribuir a um Colaborador.
A quantidade de ativos selecionados aparecerá entre parênteses
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Aparecerá uma caixa informando a quantidade de ativos que serão atribuídos e na qual você poderá escolher a quem irá atribuir os ativos. Selecione e clique em Salvar.
Histórico de movimentos (para ver todos os movimentos anteriores do ativo)
- Clique na ação “Ver histórico de movimentos”
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Histórico de movimentos:
Cada alteração que você fizer — como reatribuições, manutenções ou baixas — fica registrada automaticamente no histórico. Isso garante rastreabilidade completa, com comentários e datas para auditar qualquer movimento.
Adicionar comentário
- Clique na ação “Mais opções > Adicionar comentário”
- Você poderá adicionar informações do ativo que serão refletidas no Histórico de movimentos
Editar atributos de um ativo
- Clique na ação “Mais opções > Editar”
- Você poderá editar apenas os atributos personalizados que criou para esse ativo.
Excluir um ativo. Você só pode fazer isso se o ativo estiver no estado "Inativo" e de duas formas:
A) Individual:
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Clique na ação “Mais opções > Excluir”:
Você só poderá excluir os ativos que estiverem inativos, caso contrário, o botão ficará desativado.
- Exemplo: botão excluir ativo - opção individual
- Exemplo: botão excluir inativo - opção individual
B) Em massa:
Esta ação agora pode ser realizada em massa, permitindo excluir vários ativos no estado "Inativo" simultaneamente a partir do inventário.
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Selecione os ativos que deseja excluir e clique em Ações > Excluir ativos.
A quantidade de ativos selecionados aparecerá entre parênteses
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Aparecerá uma caixa de aviso, pois a ação não pode ser desfeita, o histórico e os documentos associados a cada um serão perdidos. Se desejar excluir esses ativos, você deve digitar "Excluir" no campo que aparece na caixa de aviso e clicar no botão inferior direito: Excluir.
Passo 2: Importadores e exportadores
Criar ativos com importador
🖇️(📑Menu lateral >📋Informação >↘️Importadores >↘️Importadores >Aba Administrativo >Gestão de ativos)
Dentro do menu / Informação você encontrará a seção de Importadores, onde poderá baixar os templates para depois importar:
- Categorias
- Produtos
- Ativos(Neste caso, você poderá decidir se para os ativos atribuídos será gerado o documento de respaldo ou não)
Em cada importador, é possível baixar o excel para depois fazer a importação em massa, por isso recomendamos criar todos os atributos personalizados antes de importar para que assim a coluna seja incluída no excel do importador.
✨Recomendamos baixar os templates à medida que você for importando por nível (Categoria > Produto > Ativos) para que, ao baixar o próximo template, ele já contenha os IDs das Categorias e/ou Produtos existentes.
Exportadores
🖇️(📑 Menu lateral > 📋Informação > ↘️Exportadores > ↘️Personalizados > Aba Meus Relatórios)
- Clique no botão “Criar relatório”
- Selecione a aba Administrativo, opção “Gestão de Ativos”
- Nesta visualização aparecem os parâmetros disponíveis, destes é possível escolher agrupar por certos parâmetros e quais colunas incluir no exportador.
📌Continue sua implementação sem perder o ritmo👉Ir para Fase 4: Ordens e workflow (link aqui)
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Ficaremos felizes em te ajudar!
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