Seu sistema de ativos está prestes a alcançar seu máximo potencial! 🎉Nesta fase final, você aprenderá a integrar seu sistema com a Gestión Documental, vamos começar!
Documentos
A integração entre Gestão de Ativos e Gestión Documental na Buk permite automatizar a geração de documentos (Recepção conforme, cláusulas de uso) ao atribuir um ativo a um colaborador. Este guia explica como configurá-la, tanto para clientes sem Gestión Documental quanto para os que já a utilizam.
Clientes SEM Gestión Documental
🔹 Modelo Padrão "Recepção conforme"
- O que faz?:
- É um documento padrão que confirma a entrega de um ativo (ex.: "O colaborador X recebeu um computador na data Y").
- Como usá-lo:
- Vá para Administrativo > Documentos e Assinatura > Modelos.
- Procure o modelo "Recepção conforme" na lista.
- Você deve ativá-lo para que possa ser visualizado a partir do módulo de Gestão de Ativos.
- Vincular a um Produto:
- Em Administrativo > Gestão de Ativos > Configurações > Produtos
- Dentro de cada Produto,ativea geração automática de documentos e entãoselecioneo modelo para que seja gerado automaticamente ao atribuir esse ativo.
🔹 Fluxo Automático
-
Passo 1:Atribuir um ativo (ex.: um telefone móvel) a partir de:
- Ao criar um ativo e atribuí-lo no momento
- Ao mudar o estado para atribuído
- Ao atribuir um ativo a partir de ordens
- Passo 2:Buk gera o documento de recepção.
- Passo 3:O colaborador pode acessá-lo em sua ficha (Documentos > Pasta "Ativos") e baixar
- Passo 4: O administrador de Gestão de Ativos poderá ver o documento gerado no Histórico de movimentações de cada ativo.
2. Para Clientes COM Gestión Documental
🔹Criar Modelos Personalizados:Você pode criar documentos avançados vinculados a ativos:
Exemplos:Acordo de uso responsável de equipamentos, Termos de devolução de ferramentas, Recepção de EPI (Equipamento de Proteção Individual).
🔹Passos para Configurá-lo
- Criar o modelo:
- Vá para Gestión Documental > Modelos.
- Escolha o tipo "Gestão de Ativos" e crie o documento (texto, campos variáveis, assinaturas).
- Selecione em qual pasta você quer que seja salvo quando for gerado; recomendamos usar a pasta "Ativos"
- Configure se o documento requer a assinatura do colaborador
- Vincular a um Produto:
- Em Gestão de Ativos > Produtos
- Ao criar / editar um produtoativea geração automática de documentos e entãoselecioneo modelo para que seja gerado automaticamente ao atribuir esse ativo.
🔹 Fluxo Automático
-
Passo 1:Atribuir um ativo (ex.: um telefone móvel) a partir de:
- Ao criar um ativo e atribuí-lo no momento
- Ao mudar o estado para atribuído
- Ao atribuir um ativo a partir de ordens
- Passo 2:Buk gera o documento de recepção.
- Passo 3:O colaborador pode acessá-lo em sua ficha (Documentos > Pasta "Ativos") e assinar de forma individual ou em massa.
- Passo 4: O administrador de Gestão de Ativos poderá ver o documento gerado no Histórico de movimentações de cada ativo.
- Vantagens:
- Centralização: Todos os documentos de ativos ficam em um único lugar.
- Rastreabilidade: Você pode auditar quem recebeu o quê e quando.
📌Configuração pronta
Pronto! 🎉 Com estes passos, você configurou e colocou em funcionamento o módulo de Gestão de Ativos na Buk. Desde a solicitação automatizada até a atribuição, documentação e notificações, tudo está centralizado e otimizado para uma gestão eficiente, transparente e sem erros dos ativos pela sua equipe e colaboradores.
Agora só resta aproveitar um fluxo de trabalho integrado, com cada ativo, documento e aprovação sob controle.Precisa ajustar algo? Estamos aqui para ajudar! 🚀
Lembre-se, se precisar de ajuda, você pode entrar em contato conosco através de nossos canais de atendimento.
Chat | Telefone | Email.
Ficamos felizes em ajudar!
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