Quando o gerenciamento de ativos não está conectado à sua estrutura organizacional, saber quem deveria ter um produto de acordo com seu cargo ou área é um trabalho manual: é preciso cruzar as listas de colaboradores com as atribuições existentes, uma por uma.
Este artigo explica como conectar os dois mundos: como criar uma política de atribuição a partir da sua estrutura organizacional, vinculá-la aos seus produtos e usar essas informações para identificar automaticamente quem deveria ter cada produto, gerar a ordem de atribuição e atribuir ativos.
Pré-requisitos
- Ter um perfil de usuário com permissões de edição nas configurações de Gerenciamento de Ativos.
- Ter as áreas e os cargos correspondentes criados na estrutura organizacional da sua plataforma.
Passo a passo
1. Criar uma política
- No menu lateral esquerdo, acesse Administrativo, entre em Gerenciamento de Ativos e selecione a seção Políticas.
- Clique no botão Criar política, localizado no canto superior direito da tela.
- Preencha o formulário informando o nome da política (por exemplo, "Operador de Aplicação de Agroquímicos").
-
Defina a quem a política será aplicada: você pode selecionar uma ou mais áreas, um ou mais cargos ou ambos.
- No seletor de Área, escolha os departamentos correspondentes. Se você selecionar uma área-pai, todas as subáreas filhas que criar no futuro serão incluídas automaticamente.
- No seletor de Cargo, defina as funções que serão abrangidas por esta política.
Dentro de uma mesma dimensão (por exemplo, áreas), os valores são combinados entre si; entre dimensões diferentes (áreas e cargos), o colaborador deve atender a ambas as condições para ser considerado elegível
- No seletor de Produtos, associe o produto ou os produtos que este grupo deveria ter.
- Clique em Salvar para registrar a política no sistema.
2. Vincular uma política pela edição do produto
Se preferir associar outro produto a uma política já criada, você pode editar a política ou também vinculá-la pela edição de um produto. Para isso, siga estas etapas:
- Navegue pelo menu lateral até Gerenciamento de Ativos, acesse Configurações e clique na aba Produtos.
- Encontre na sua lista o produto que deseja vincular e clique no ícone de lápis (Editar). Você também pode clicar em Criar Produto se ele for novo.
- Role até a parte inferior do formulário de edição até localizar a seção Políticas de atribuição.
- No seletor de múltiplas políticas, selecione uma ou mais políticas que deseja aplicar a este produto (este campo não é obrigatório).
- Clique no botão Atualizar Produto para salvar e consolidar a associação permanentemente.
3. Navegar pela visualização do produto
- No menu lateral esquerdo, acesse Administrativo, entre em Gerenciamento de Ativos e selecione Configurações > Produtos.
- Clique no produto que deseja revisar para abrir sua visualização detalhada.
A visualização é organizada em três abas: Informações gerais (dados do produto e suas políticas de atribuição), Ativos (lista de ativos individuais desse produto e seu status) e Colaboradores (lista de pessoas abrangidas pela política, segmentada de acordo com o status da atribuição). A aba Colaboradores é onde a lacuna de atribuição é identificada e resolvida.
Dentro da aba Colaboradores, os colaboradores elegíveis são agrupados em três visualizações:
- Sem ordem criada: colaboradores abrangidos pela política que ainda não têm nenhuma ordem de atribuição gerada para este produto.
- Com ordem pendente: colaboradores que já têm uma ordem criada, mas ainda não têm o produto atribuído.
- Com atribuição: colaboradores que já têm o produto atribuído. Esta visualização também indica se o colaborador continua dentro da política ou não, para identificar casos que saem das políticas estabelecidas.
4. Criar uma ordem de atribuição
- Na visualização Sem ordem criada, selecione o colaborador para quem deseja iniciar a entrega.
- Clique em Criar ordem.
- Na caixa exibida, selecione a data estimada da atribuição.
- Clique em Criar para confirmar.
A ordem é registrada com o colaborador e o produto previamente preenchidos a partir do contexto, sem a necessidade de preencher um formulário manual do zero.
5. Atribuir o produto a uma ordem pendente
- Na visualização Com ordem pendente, localize o colaborador cuja entrega deseja concluir.
- Clique em Atribuir ativo.
- Na caixa exibida, selecione o ativo a ser atribuído.
- Adicione um comentário se precisar deixar informações adicionais.
- Clique em Atribuir para confirmar.
Após a confirmação, o colaborador passa para a visualização Atribuído e a movimentação é registrada automaticamente no histórico do ativo.
Considerações importantes
- A política pertence à empresa, não à pessoa que a criou. O cálculo de elegibilidade continua funcionando de forma estável mesmo que o administrador mude de perfil ou deixe a empresa.
- Um produto pode pertencer a várias políticas, e uma política pode estar associada a vários produtos ao mesmo tempo.
- O fato de um colaborador aparecer em "Sem ordem criada" significa que a política o abrange, mas ele não tem um ativo atribuído nem uma ordem de atribuição pendente: isso não significa que o sistema entregará o produto automaticamente. A entrega só ocorre após criar a ordem e, em seguida, atribuir o ativo.
- As ordens criadas a partir desta visualização ficam marcadas com a origem "Políticas" nas telas de ordens, devoluções e histórico, para diferenciá-las das criadas manualmente pelo módulo Ordens.
💡 Precisa de mais ajuda ou quer fazer um treinamento?
Se o artigo não resolveu sua dúvida ou você busca mais formação, acesse nossos Canais de Atendimento e Formação para:
- 📩 Canais de contato direto: Encontre o Chat, o Telefone e o E-mail disponíveis para o seu país.
- 🎓 Visitar a Buk Academy: Inscreva-se em cursos e certificações.
👉 Acessar os Canais de Atendimento e Formação Buk