Desde Buk puedes gestionar la transmisión de Nómina Electrónica directamente ante la DIAN a través de Saphety. Dentro del módulo de nómina electrónica podrás validar, realizar envíos y notas de ajuste para la nómina electrónica, así como consultar el estado de envío e información relevante del proceso.
Cómo se realiza el proceso de envío y transmisión de la nómina electrónica
Para realizar el proceso de transmisión de nómina electrónica:
- Accede al menú “Nómina”.
- Selecciona el módulo de “Nómina Electrónica” >> “Nómina”
- Selecciona el mes del que realizarás la transmisión de nómina electrónica.
- Selecciona a los colaboradores de los que harás el envío del proceso de nómina electrónica.
- Dirígete a la opción de “Acciones” y selecciona la opción de “Validar Nómina”
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- Validar Nómina: Existen cuatro estados de validación:
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- Vacío: Si no has hecho ninguna validación verás esta columna vacía.
- Éxito: Validación realizada sin ninguna novedad.
- Error: La validación tiene alguna inconsistencia.
- Obsoleta: Significa que si después de validar realizaste un cambio en el comprobante del colaborador (si agregaste algún devengo o descuento, más no cambios de trabajo como cargo, supervisor, etc), ya esa validación quedó desactualizada, es decir, debes volver a validar para asegurarte que no tienes ningún error. Por otra parte, cada vez que realices el proceso de validación se visualiza el estado de la misma, es decir, si realizas una validación y su estado es Éxito, pero posteriormente realizas cambios en el comprobante y vuelves a validar, puede que el estado sea Éxito nuevamente o cambie a Error. Además, posicionando el cursor del mouse encima de la palabra Obsoleta, puedes ver la fecha desde cuando se encuentra obsoleta dicha validación.
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- Luego de realizar el proceso de validación, selecciona la acción de “Enviar Nómina”. Te detallamos a continuación los estados en los que puede estar esta columna:
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- Vacío: Si no has hecho ningún envío para el colaborador, verás esta columna vacía.
- Nómina Certificada: Cuando un envío de nómina individual (del colaborador) se envía correctamente (independiente si decides saltarte los errores de validación o no).
- Error: Cuando hay un error con nuestro proveedor (Saphety).
- Error DIAN: Cuando hay un error con la DIAN.
- Error interno: Cuando hay un error por parte de Buk.
- Eliminación Certificada: Cuando se elimina exitosamente la última nómina enviada, a través de la opción Enviar Nota de Ajuste - Eliminar.
- Error Eliminación: Cuando falla el envío de una nota de ajuste de eliminación.
- Reemplazo Certificado: Cuando se reemplaza exitosamente la última nómina enviada, a través de la opción Enviar Nota de Ajuste - Reemplazar.
- Error Reemplazo: Cuando falla el envío de una nota de ajuste de reemplazo.
- Error 90: Net::ReadTimeout (Sincronizar). Al hacer clic en el botón Sincronizar Documentos se corrige.
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Una vez completado el proceso, podrás verificar en la sección "Estado Envío" que la nómina electrónica aparece como "Nómina Certificada", lo que confirma que ha sido transmitida correctamente.
Si deseas realizar el historial de los envíos que se han realizado podrás realizar a través de:
- Accede al menú “Nómina”
- Selecciona el módulo “Nómina Electrónica”
- Luego selecciona el apartado “Historial de Eventos”
- Selecciona el mes del que deseas realizar la validación.
- Podrás validar en pantalla el estado de envío y el tipo de evento ocurrido, así como datos de la fecha del evento; o si lo deseas, podrás exportar esta información en un archivo excel desde la opción de “Exportar”.
Consideraciones importantes
- Realiza el proceso “Validar Nómina” antes de “Enviar Nómina” con el fin de realizar la validación interna e incurrir en posibles errores de transmisión.
- Podrás validar la información que se transmite desde la misma sección, en Acciones >> Exportar Excel.
- Podrás exportar el Documento de Nómina PDF desde Acciones en el que se evidenciara la información transmitida y el CUNE asociado a esta nómina electrónica.