¿Cómo registrar ausentismos de forma individual y masiva? – Colombia

Requisitos previos

Para realizar el registro de novedades y ausentismos debes contar con:

Perfil de usuario Administrador o permisos específicos para la gestión del módulo de asistencia.
Configuración previa de los tipos de ausencias y flujos de aprobación en la plataforma.

El proceso se realiza directamente en la ficha del colaborador afectado.

Usa el buscador principal de la plataforma para localizar y seleccionar al colaborador.
Dentro de su ficha, ve a la pestaña superior Asistencia y selecciona Ausencias.
Haz clic en el botón Registrar Ausencia.
Selecciona el tipo de novedad que deseas cargar desde la lista desplegable y completa los campos específicos según corresponda:

Tipo de ausencia: Selecciona el concepto correspondiente de la lista.
Fecha de inicio y Duración (días): Ingresa el día de inicio y el número de días de la inasistencia. La plataforma calculará la fecha de término de manera automática.
Activar Suplencia: Si el colaborador tiene personal a cargo o participa en flujos de aprobación, marca esta casilla para derivar temporalmente sus tareas de revisión a otro usuario.
Comentario: (Opcional) Añade notas informativas sobre el registro.
Opciones avanzadas: (Opcional) Modifica la Fecha de inicio de aplicación si necesitas afectar el pago de un periodo posterior porque el mes real ya se encuentra cerrado. Adicionalmente, puedes activar la casilla Aportar 4% Pensión si la empresa asumirá el porcentaje de cotización correspondiente al colaborador.

Tipo de ausencia: Selecciona el concepto correspondiente de la lista.
Fecha de inicio y Duración (días): Digita el día de inicio y la extensión de la novedad para el cálculo automático del término.
Tipo de licencia: Elige la naturaleza específica de la novedad (Remunerada, No remunerada, Maternidad/Paternidad, Luto, Calamidad doméstica, Suspensión o Día de la familia).
Formato de Licencia: Define si el documento de respaldo es Física o Electrónica.
Activar Suplencia: Activa esta opción para delegar temporalmente las aprobaciones pendientes del colaborador.
Comentario: (Opcional) Añade observaciones adicionales sobre el registro.
Opciones avanzadas: (Opcional) Ajusta la Fecha de inicio de aplicación si requieres trasladar el impacto económico a un periodo de nómina posterior.

Tipo de ausencia: Selecciona el concepto correspondiente de la lista.
Fecha de inicio y Duración (días): Ingresa el día de inicio y la extensión médica del ausentismo.
Tipo de incapacidad: Selecciona entre Incapacidad por enfermedad general o Incapacidad por enfermedad laboral o accidente. Complete los campos según el caso:

Días Aporte: Digita los días que la empresa asume económicamente (máximo 2 días bajo la normativa legal en Colombia).
Porcentaje Aporte Primeros Dos Días (%): Define el porcentaje de pago de los dos primeros días (100% o 66.67% según la política interna de la organización).
Porcentaje Total Días 3 - 90 (%): Selecciona el porcentaje de pago a partir del tercer día de incapacidad (66.67% o 100%).
Código Incapacidad: Ingresa el código de diagnóstico estandarizado bajo el reporte oficial CIE 10.
Número de Incapacidad: Digita de manera informativa el consecutivo emitido por la EPS.

Código Incapacidad: Ingresa el código de diagnóstico correspondiente al reporte oficial CIE 10.
Número de Incapacidad: Digita el número consecutivo de control interno provisto por la entidad de salud.

Módulo de Recobro de Incapacidades: Si tu empresa tiene activo este módulo, gestiona las siguientes casillas adicionales:
- Monto Estimado Total a Recuperar: Digita el valor económico proyectado para solicitar el recobro ante la EPS o ARL.
- Estado del Pago: El sistema lo creará automáticamente en estado Pendiente. Puedes actualizarlo posteriormente desde el módulo de recobro a Total, Parcial o Irrecuperable.
Activar Suplencia: Activa la casilla si necesitas derivar temporalmente las funciones de revisión del colaborador a otro usuario.
Opciones avanzadas: Modifica la fecha de aplicación si corresponde o marca la casilla si la incapacidad actual es una Prórroga de un evento anterior.

Tipo de ausencia: Selecciona el concepto correspondiente de la lista.
Fecha de inicio y Duración (días): Define el día de inicio y la cantidad de días del permiso para establecer la fecha de término automática.
Activar Suplencia: Marca esta casilla si el colaborador lidera flujos de aprobación para asignar un sustituto temporal.
Comentario: (Opcional) Escribe los detalles aclaratorios del permiso.
Opciones avanzadas: (Opcional) Ajusta la Fecha de inicio de aplicación en caso de requerir trasladar el registro a un periodo contable abierto en el futuro.

Una vez validados todos los campos de la novedad seleccionada, haz clic en Agregar para consolidar el registro en la plataforma.

Para cargar las novedades de múltiples colaboradores de forma simultánea, utiliza la herramienta de importación.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Reportería, haz clic en Importadores y selecciona de nuevo Importadores.
Busca y selecciona el importador llamado Ausencias por día.
Haz clic en Descargar template.
Diligencia la plantilla de Excel ingresando el identificador del colaborador, las fechas exactas de la novedad, el código del tipo de ausencia y las especificaciones requeridas sin alterar la estructura original de las columnas.
Sube el documento completado presionando el botón Seleccionar Archivo y espera a que la plataforma confirme la carga exitosa.

Fechas de aplicación en periodos cerrados: La opción avanzada de Fecha de inicio de aplicación es una excelente práctica para reportar novedades extemporáneas, permitiendo afectar el pago del periodo abierto sin modificar los históricos de periodos ya liquidados y cerrados.
Cálculo automático de término: Recuerda que al digitar la fecha de inicio y la duración en días, la plataforma calcula el término de manera automática, reduciendo el riesgo de errores manuales en el conteo del calendario.
Módulo de recobro: Los campos de montos estimados y estados de pago son exclusivos para empresas que gestionan el cobro de prestaciones económicas frente a las entidades de salud dentro de Buk.