Objetivo
El propósito de este artículo es explicar cómo Buk gestiona las diferentes inasistencias, incluyendo el cálculo del pago, el Ingreso Base de Cotización (IBC) y su reporte en PILA.
¿Qué son las inasistencias?
Se consideran inasistencias todas aquellas novedades que hacen que el colaborador no se presente a realizar sus funciones. En Buk tenemos las siguientes:
Incapacidad por enfermedad laboral o accidente: condición de inhabilidad que resulta de la exposición a riesgos inherentes a la actividad laboral o al entorno en el que el trabajador se desempeña.
Incapacidad por enfermedad general: estado de inhabilidad física o mental que impide realizar las labores durante un período determinado, originado por una enfermedad general o accidente común no relacionado con el trabajo.
Licencia de Maternidad/Paternidad: período durante el cual la persona puede ausentarse del trabajo por nacimiento de un hijo, de acuerdo con los períodos establecidos legalmente.
Licencia Remunerada: permite disfrutar de días libres con justificación mientras se continúa recibiendo un salario.
Licencia No Remunerada: se concede al colaborador por solicitud propia y sin compensación salarial.
Licencia por luto: en caso de fallecimiento de padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos, cónyuge, suegros e hijastros, los colaboradores tienen derecho a una licencia por luto de 5 días hábiles.
Licencia por calamidad doméstica: permiso otorgado al colaborador ante situaciones de infortunio, como enfermedad hospitalaria de familiares dependientes económicamente o casos de fuerza mayor.
Día de la familia: jornada laboral que los empleadores deben proporcionar para que los trabajadores puedan compartir con sus familias.
Suspensión: mecanismo mediante el cual se suspenden temporalmente las obligaciones del empleador y la prestación de servicios del trabajador, por lo que no se genera el pago del salario correspondiente.
Ausencias: situación en la que los colaboradores no se presentan a trabajar de manera regular o se ausentan sin justificación.
Vacaciones: descanso remunerado al que tiene derecho el colaborador por el tiempo laborado.
¿Cómo calcula Buk el pago y el IBC de las inasistencias?
El cálculo del pago y del Ingreso Base de Cotización (IBC) puede variar según el tipo de novedad registrada.
Para las incapacidades laborales, incapacidades generales y licencias de maternidad/paternidad, el cálculo dependerá de la metodología configurada en:
Nómina → Configuraciones → Asistencia → Metodología de Cálculo de Inasistencias Colombia
Esta configuración cuenta con las siguientes opciones:
sueldo_base: considera el sueldo base contractual para el cálculo del pago e IBC de la novedad. Aplica tanto para salarios fijos como variables.
ibc_mes_anterior: considera el IBC del mes inmediatamente anterior a la novedad para calcular el pago y el IBC asociado a esta. Aplica tanto para salarios fijos como variables.
ibc_mes_anterior_salario_fijo_promedio_12_meses_variable: para salarios fijos, toma el IBC del mes inmediatamente anterior a la novedad. Para salarios variables, considera la suma de los IBC de los 12 meses anteriores a la novedad y calcula su promedio. El mes en que ocurre la novedad no se incluye en el cálculo. Por ejemplo, si la novedad ocurre en septiembre, se consideran los IBC desde septiembre del año anterior hasta agosto del año actual.
Importante: La metodología configurada aplica a las incapacidades laborales, incapacidades generales y licencias de maternidad/paternidad.
Inasistencias remuneradas
Incapacidad por enfermedad laboral o accidente
El pago de esta incapacidad se divide en dos líneas:
Primer día: corresponde al aporte del empleador.
Desde el segundo día en adelante: corresponde al pago de la ARL.
Todos los días de esta incapacidad se pagan al 100%.
PILA
En PILA, el IBC reportado por la novedad de incapacidad laboral corresponde al pago calculado en el comprobante.
Ejemplo
La colaboradora Arya Stark tiene en febrero un salario base de $20.000.000 y no tiene ningún otro devengo, por lo que su IBC de febrero es $20.000.000.
En marzo tiene un aumento de salario a $25.000.000 y presenta una incapacidad de origen laboral de 5 días.
Caso 1: metodología ibc_mes_anterior
En este caso se considera como base para el cálculo de la incapacidad el IBC del mes anterior ($20.000.000), independientemente del incremento salarial.
Pago Incapacidad Laboral: $20.000.000 / 30 × 4 = $2.666.667
Aporte Incapacidad Laboral: $20.000.000 / 30 × 1 = $666.667
IBC de la línea de novedad en PILA: $2.666.667 + $666.667 = $3.333.334
Caso 2: metodología sueldo_base
En este caso se considera como base para el cálculo de la incapacidad el sueldo base de marzo ($25.000.000).
Pago Incapacidad Laboral: $25.000.000 / 30 × 4 = $3.333.333
Aporte Incapacidad Laboral: $25.000.000 / 30 × 1 = $833.333
IBC de la línea de novedad en PILA: $3.333.333 + $833.333 = $4.166.667
Incapacidad por enfermedad general
Las incapacidades por enfermedad general se dividen en 5 tramos, según los días de incapacidad. En cada tramo es importante diferenciar quién asume el pago, qué porcentaje se reconoce y cómo se refleja en Buk.
Tramo 1 | Días 1 y 2
A cargo de: Empleador.
Porcentaje: 66,67% o 100%, según la configuración de la empresa.
En Buk: Puedes definir este porcentaje en el campo Porcentaje Aporte Primeros Dos Días (%).
Tramo 2 | Días 3 al 90
A cargo de: EPS.
Porcentaje reconocido: 66,67%.
Si la empresa complementa: Puedes definir el porcentaje que asumirá la empresa en el campo Porcentaje Total Días 3 - 90 (%), para que el colaborador reciba hasta el 100%.
En Buk: Esta diferencia se refleja en el comprobante como Aporte Complementario Incapacidad General.
Tramo 3 | Días 91 al 180
A cargo de: EPS.
Porcentaje reconocido: 50%.
Si la empresa complementa: Puedes utilizar el campo Porcentaje Total Días 3 - 90 (%) para complementar la diferencia y que el colaborador reciba hasta el 100%.
En Buk: Esta diferencia se refleja en el comprobante como Aporte Complementario Incapacidad General.
Tramo 4 | Días 181 al 540
A cargo de: Fondo de Pensiones, cuando la EPS ha emitido concepto favorable de rehabilitación. Si no existe este concepto, el pago continúa a cargo de la EPS.
En Buk: Estas incapacidades no generan pago.
Tramo 5 | Día 541 en adelante
A cargo de: Depende de la situación del colaborador y del concepto de rehabilitación. En los casos en que corresponda, el Fondo de Pensiones continúa con el pago hasta que se defina la situación del trabajador, incluyendo, de ser procedente, el reconocimiento de una pensión de invalidez.
En Buk: Estas incapacidades no generan pago.
PILA
En PILA, el IBC reportado por la novedad de incapacidad general corresponde al pago calculado en el comprobante, al igual que en las incapacidades laborales.
Licencia de Maternidad/Paternidad
En el comprobante de pago se genera una sola línea, calculada de acuerdo con la Metodología de Cálculo de Inasistencias configurada.
PILA
En PILA, el IBC reportado por la licencia de maternidad/paternidad corresponde al pago calculado en el comprobante, al igual que en las incapacidades laborales y generales.
Licencia Remunerada, Licencia por luto, Licencia por calamidad doméstica y Día de la familia
Para estas novedades:
Pago: se calcula utilizando el Sueldo Base Contractual del colaborador.
PILA: se reporta utilizando el IBC del mes anterior.
Inasistencias no remuneradas
Licencia No Remunerada, Ausencia y Suspensión
Al ser novedades no remuneradas, no generan una línea de pago en el comprobante.
El sistema las descuenta de los días trabajados. Por ejemplo, si una persona tiene 5 días de licencia no remunerada, en el comprobante se mostrará:
Salario equivalente a 25 días trabajados.
5 días de licencia no remunerada en el encabezado del comprobante.
PILA
Estas novedades se reportan considerando para su cálculo el IBC del mes anterior al inicio de la novedad, independiente de la metodología configurada.
Fecha de aplicación de las novedades
Al cargar una novedad, excepto las vacaciones, puedes registrar una fecha de aplicación diferente a la fecha de inicio.
Por ejemplo, si una empresa pagó su nómina el día 25 del mes y el día 28 recibe una licencia de un colaborador, puede cargarla con la fecha real e indicar que se aplique desde octubre. De esta forma, la novedad afectará la nómina de octubre y no modificará la nómina de septiembre que ya fue pagada.
El comportamiento dependerá del tipo de novedad:
Licencia Remunerada, Licencia por luto, Licencia por calamidad doméstica y Día de la familia: se busca el IBC del mes anterior a la fecha de aplicación.
Incapacidad General, Incapacidad Laboral y Licencias de Maternidad/Paternidad: se busca el IBC del mes anterior a la fecha de inicio real.
Importante: Las vacaciones no cuentan con una fecha de aplicación independiente.
Consideraciones importantes
1. Ingreso y novedad en el mismo mes
Si el colaborador ingresa y en ese mismo mes presenta una incapacidad general, incapacidad laboral o licencia de maternidad/paternidad, independiente de la metodología configurada, la novedad se pagará con el sueldo base, debido a que no existe un IBC del mes anterior.
2. Ingreso el mes anterior a la novedad
Si el colaborador ingresó el mes anterior a la novedad y la metodología configurada es ibc_mes_anterior o ibc_mes_anterior_salario_fijo_promedio_12_meses_variable, se considera el IBC del mes anterior y se proporciona según los días trabajados.
Ejemplo:
Un colaborador con sueldo base de $3.000.000 ingresa el día 16 del mes y obtiene un IBC de $1.500.000.
Su IBC diario para ese mes es:
$1.500.000 / 15 = $100.000
Si al mes siguiente presenta una incapacidad de 2 días:
$100.000 × 2 = $200.000
Por lo tanto, el pago correspondiente a la incapacidad es de $200.000.
3. Historial de novedades
Puedes revisar el registro, estado e historial de las incapacidades en dos secciones principales:
Consulta individual (Ficha del colaborador):
Ingresa a la ficha del colaborador
Selecciona la pestaña Asistencia > Ausencias.
Allí podrás ver el historial, el tipo de novedad, fecha de inicio y término, entre otros.
Consulta consolidada o masiva:
Ve al menú lateral Reportería > Exportadores > Crear Reporte
Selecciona la plantilla Novedades.
Desde allí podrás personalizar tu informe seleccionando campos como el tipo de inasistencia, fechas de inicio y término, días de aporte, entre otros, para luego guardarlo y descargarlo cada vez que necesites revisar los datos.
Resumen del cálculo
Te dejamos el siguiente resumen:
Buk calcula el pago, el Ingreso Base de Cotización (IBC) y el reporte en PILA según el tipo de novedad registrada.
Incapacidad Laboral, Incapacidad General y Licencia de Maternidad/Paternidad
Pago: Se calcula según la Metodología de Cálculo de Inasistencias configurada por la empresa.
PILA: Se reporta utilizando el mismo valor calculado para el pago.
IBC para el pago: Se toma el IBC vigente a la fecha de inicio real de la novedad.
IBC para PILA: Corresponde al mismo IBC utilizado para el pago.
Licencia Remunerada, Licencia por Luto, Licencia por Calamidad Doméstica y Día de la Familia
Pago: Se calcula utilizando el Salario Base Contractual.
PILA: Se reporta utilizando el IBC del mes anterior.
IBC para el pago: Se toma el IBC vigente en la fecha de aplicación de la novedad.
IBC para PILA: Corresponde al IBC del mes anterior.
Licencia No Remunerada, Ausencia y Suspensión
Pago: No generan pago.
PILA: Se reportan utilizando el IBC del mes anterior.
IBC para el pago: No aplica.
IBC para PILA: Se toma el IBC vigente a la fecha de inicio real de la novedad.
Configuraciones generales
Metodología de Cálculo de Inasistencias Colombia
Permite configurar cómo se calcula el pago de las incapacidades y licencias de maternidad/paternidad.
Pagar Aportes Incapacidad Utilizando Sueldo Base
Permite que los aportes de las incapacidades, mas no el pago, se calculen utilizando el sueldo base, independiente de la metodología configurada anteriormente.
Esta configuración tiene incidencia cuando se utiliza la metodología ibc_mes_anterior o ibc_mes_anterior_salario_fijo_promedio_12_meses_variable, ya que el pago del aporte se realizará con una base diferente al pago de la incapacidad.