Este artículo te explica qué es un proceso de pago, cómo se organiza dentro de un período y cómo avanzar por cada etapa hasta generar los archivos de cierre desde el módulo de Nómina.
¿Qué es un proceso de pago?
Un proceso de pago es un conjunto de colaboradores agrupados bajo un criterio común (como área, empresa, centro de costo o cargo) cuyas remuneraciones se calculan, revisan y pagan de forma conjunta dentro de un período.
Cada proceso genera de forma independiente sus propios archivos de: Plano bancario, Contabilidad, Libros de remuneraciones y PILA. Esto te permite segmentar el pago de nómina y tener mayor control sobre cada grupo de colaboradores.
Términos clave que usarás durante el proceso:
- Transfer Bancario: Es un archivo que contiene información detallada de las transacciones que se van a realizar, como las cuentas de origen y destino, montos y otros detalles necesarios para ser cargado a la plataforma de pagos y realizar transferencias masivas.
- Segmento: División de un conjunto de datos en grupos o categorías basadas en ciertas características o criterios. Mediante los segmentos se facilitan los análisis de información de forma más detallada y precisa.
- Costo empresa: Es el valor resultante de la suma de los conceptos, total neto, impuesto único, aportes patronales y seguridad social.
- Participantes: Corresponde a los colaboradores que agregamos en los segmentos para crear un proceso de pago.
- Recalcular Comprobantes de Pago: Proceso de actualización de los cálculos para generar los Comprobantes de Pago.
- Cerrar Comprobantes de Pago: Acción que permite guardar los últimos cambios de una Comprobante de Pago para evitar que se carguen novedades (ítems, ausentismos) y/o realicen actualizaciones en las fichas de los colaboradores.
- Publicar Comprobantes de Pago: Acción que permite que los colaboradores puedan ver sus Comprobantes de Pago en el portal empleados.
- Notificar Comprobantes de Pago: Acción que permite notificar vía e-mail a los colaboradores que su Comprobante de Pago ya está disponible en el portal Buk para ser consultado.
¿Qué es un período y cómo se gestiona?
Un período corresponde a un mes, quincena o semana calendario dentro del módulo de Nómina. Todos los procesos de pago que crees se organizan dentro del período que les corresponde, por lo que antes de crear un proceso debes asegurarte de estar trabajando en el período correcto.
Cómo acceder a los períodos:
Ve al menú lateral y selecciona Nómina >> Procesos >> Procesos.
Verás el listado de todos los períodos creados en tu cuenta, ordenados por periodo.
Cómo abrir o cerrar un período:
El estado del período controla si puedes crear y gestionar procesos dentro de él. Un período abierto permite crear procesos y cargar novedades. Un período cerrado bloquea esas acciones hasta que vuelvas a abrirlo.
Para abrir un período:
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Desde el listado de períodos, haz clic en "Abrir nuevo periodo".
Aparecerá una alerta pidiendo que aceptes la creación del nuevo periodo, si estás de acuerdo debes hacer clic en "Aceptar".
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Se calcularán los comprobantes, y luego el nuevo periodo aparecerá en el listado de periodos.
Para cerrar un período:
Debes tener todos a todos los colaboradores con algún proceso asociado en ese período, y deben estar todos los procesos pagados.
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Dirígete al período que quieres cerrar y haz clic en el candado para cerrar el período.
Aparecerá una alerta que te pedirá confirmación, haz clic en "Cerrar periodo".
Ten en cuenta que cerrar un período no elimina los procesos ni los comprobantes que ya existen dentro de él. Solo impide crear nuevos procesos o ingresar novedades hasta que vuelvas a abrirlo.
Qué más puedes hacer desde la vista de períodos:
Revisar indicadores del mes: haz clic en el ícono del período para consultar los valores vigentes de UVT, Sueldo Mínimo de ese mes, entre otros.
Verificar el estado: cada período puede estar "Abierto" o "Cerrado". Solo puedes crear y gestionar procesos dentro de un período abierto.
Abrir un nuevo período: si el periodo que necesitas no existe, puedes crearlo desde esta misma vista usando el botón correspondiente.
Ingresar al detalle: haz clic sobre el nombre del mes en la columna "Período" para ver y gestionar sus procesos internos.
Dentro del detalle de un período encontrarás dos pestañas:
Información General: muestra la fecha de inicio, la fecha de término y la cantidad de procesos creados dentro de ese periodo.
Procesos: es la pestaña principal desde donde creas y gestionas todos los procesos de pago del período.
Cómo crear un proceso de pago
Creación manual de un proceso de pago
Una vez dentro del período correcto, sigue estos pasos:
Ve a la pestaña "Procesos" y haz clic en "Crear Proceso".
Ingresa un nombre descriptivo que te permita identificar fácilmente el proceso (por ejemplo: "Sueldo Junio – Área Comercial").
Selecciona el tipo de proceso.
En la sección de selección de colaboradores, aplica los filtros disponibles (empresa, área, centro de costo, cargo u otras variables) para encontrar a los participantes del proceso.
Haz clic en "Filtrar" para visualizar los resultados.
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Agrega a los colaboradores usando:
"Agregar Participantes" para incluir a los colaboradores seleccionados.
Si necesitas quitar a alguien que agregaste por error, ve a la pestaña "Participantes seleccionados" y elimínalo antes de continuar.
Haz clic en "Crear proceso" para finalizar.
Al crear el proceso, el sistema lo deja en estado "Iniciado" y habilita cuatro pestañas para que puedas comenzar a trabajar:
Comprobantes: tabla con los comprobantes de los colaboradores del proceso. Desde aquí puedes abrirlas, cerrarlas, publicarlas, ocultarlas, enviarlas y agregar o remover participantes de forma individual o masiva.
Ítems: listado de devengos y descuentos asignados. Se habilita completamente al avanzar a la etapa "En revisión".
Alertas: muestra las advertencias y errores detectados en los comprobantes. Debes resolver los errores antes de avanzar de etapa.
Creación automática de un proceso de pago
En caso de que solo tengas un proceso de pago de nómina con todos los colaboradores por periodo, puedes automatizar la creación de este proceso activando la configuración, esto te permitirá generar de manera automática un proceso con todos los colaboradores al momento de abrir un nuevo periodo, y además este se actualizará automáticamente con nuevos colaboradores que ingresen en el periodo.
Para activar esta opción debes realizar los siguiente:
Dirígete a Nómina > Configuraciones.
Acá selecciona la pestaña Automatizaciones > Automatización de procesos.
Activa la opción de Crear proceso de sueldo automáticamente al abrir el periodo.
Clic en Guardar.
Estados de un proceso de pago
El proceso de pago avanza por tres estados en secuencia. Cada uno tiene un propósito específico y habilita o restringe determinadas acciones.
En la parte superior de la pantalla encontrarás el Indicador de Etapa: una barra de progreso que te muestra en qué estado se encuentra el proceso y qué debes hacer para avanzar al siguiente.
Además, en el recuadro "Detalles del proceso" puedes revisar en todo momento los valores totalizados del proceso: gasto de empresa, retenciones, descuentos legales, etc.
Estado 1: Iniciado
Es el estado inicial. Los comprobantes están abiertas y disponibles para recibir todas las novedades del período: licencias médicas, horas extra, descuentos, bonos, asignaciones puntuales y cualquier otro concepto que corresponda.
Cuando termines de cargar todas las novedades:
Haz clic en "Continuar" en el Indicador de Etapa.
En el cuadro de diálogo que se abre, ingresa la fecha de pago. Esta fecha queda configurada directamente en el archivo de plano bancario, por lo que debe coincidir con la fecha real en que se ejecutará el pago.
Haz clic en "Continuar" para confirmar.
Al confirmar, el sistema ejecuta automáticamente las siguientes acciones:
Recalcula todos los comprobantes del proceso.
Genera el archivo de plano bancario con la fecha ingresada.
Cierra y bloquea todas los comprobantes.
Avanza el proceso al estado "En revisión".
Estado 2: En revisión
Los comprobantes están cerrados. El objetivo de esta etapa es que revises en detalle todos los montos y datos antes de ejecutar el pago.
Si necesitas corregir una liquidación puntual:
Ve a la pestaña "Comprobantes" y abre el comprobante del colaborador que necesitas ajustar.
Ingresa los cambios, guarda y vuelve a cerrar el comprobante.
Repite para cada colaborador que requiera ajuste.
Cuando todo esté validado, haz clic en "Continuar" para avanzar al estado "Pagado".
Si necesitas volver al estado anterior, haz clic en "Regresar a iniciado". El sistema te pedirá confirmar la acción. Las liquidaciones permanecerán cerradas al volver, puedes abrirlas manualmente desde la pestaña "Comprobantes" si necesitas ingresar más novedades.
Estado 3: Pagado
Una vez que hayas enviado el plano al banco y verificado que todo está correcto:
Haz clic en "Continuar" en el Indicador de Etapa.
En el modal que se abre, marca el checkbox: "Confirmo que envié el plano bancario al banco y que voy a pasar al estado pagado".
Haz clic en "Registrar Pago".
El sistema mostrará un mensaje confirmando que el proceso se cerró correctamente.
Si necesitas revertir este estado, haz clic en "Deshacer pago" y confirma la acción. El proceso volverá a las etapas anteriores y podrás editar los comprobantes. Si ya cargaste el plano bancario en el portal del banco, debes anular ese pago directamente en el banco antes de subir el plano bancario actualizado, para evitar pagos duplicados.
Cómo descargar los archivos de un proceso
Una vez que el proceso avanzó al estado Pagado, debes dirigirte a "Archivos y Pagos" para generar y descargar los archivos de cierre del período.
Desde esta pestaña puedes generar:
Plano bancario
Contabilidad
Libros de remuneraciones
Comprobantes en PDF
PILA
Más información sobre cómo generar los archivos en ¿Qué es Archivos y Pagos?
Consideraciones importantes
Alertas vs. errores en la pestaña "Alertas"
La pestaña "Alertas" muestra dos tipos de notificaciones con comportamientos distintos:
Alertas: advertencias que no bloquean el avance del proceso. Indican situaciones que conviene revisar, como cuando se supera el tope máximo de descuento permitido.
Errores: problemas de cálculo que sí bloquean el proceso. Mientras exista un error activo, no puedes avanzar a la etapa "En revisión". Los más comunes son montos negativos en comprobantes y fórmulas con problemas de configuración.
Cuando encuentres un error, corrígelo en el comprobante afectado, recalcula y verifica en la pestaña "Alertas" que haya desaparecido antes de intentar avanzar.
Recuerda, si necesitas ayuda o tienes alguna duda puedes contactarnos a través de nuestro chat o correo, ¡Felices te ayudamos! 