Introducción
En este artículo conocerás qué es el Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR), cuál es su alcance legal y los plazos que debes cumplir al generarlo. Además, entenderás cómo se gestiona este certificado en la plataforma: desde la correcta configuración de ítems, su generación individual o masiva y el proceso de revisión previo a su entrega.
Este contenido está dirigido a administradores de Buk Colombia que gestionan nómina y certificados tributarios.
Alcance
Aplica a empresas que usan Buk Colombia y que deben generar el Certificado de Ingresos y Retenciones para sus colaboradores, ya sean activos o retirados.
¿Qué es el Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR)?
El Certificado de Ingresos y Retenciones es un documento obligatorio que el empleador debe emitir anualmente para informar los pagos y retenciones realizados a un colaborador durante un año fiscal. Incluye la información correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año gravable anterior y es un insumo clave para la declaración de renta de los colaboradores.
Plazos legales
El Certificado de Ingresos y Retenciones debe expedirse a más tardar el último día hábil del mes de marzo del año gravable correspondiente. Este plazo es definido por la normativa vigente de la DIAN y aplica para todos los empleadores obligados a emitir el certificado.
Sustento legal
La entidad que regula todo lo relacionado con el Certificado de Ingresos y Retenciones es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Todas las funcionalidades, cálculos y adaptaciones del CIR en Buk se desarrollan en base a la normativa vigente emitida por esta entidad.
Configuración de ítems para el CIR
Antes de generar el Certificado de Ingresos y Retenciones, es fundamental revisar la configuración de los ítems de nómina.
Para que un devengo o descuento se refleje correctamente en el CIR, debe tener asignada una Agrupación Certificado de Ingresos y Retenciones. Los ítems que no cuenten con esta agrupación no se considerarán en el certificado.
En Buk, esta agrupación puede realizarse:
De forma individual, ítem por ítem.
De forma masiva, mediante el importador Estructura Items (Modificador).
👉 Para conocer el detalle de cada alternativa, revisa el artículo: Cómo configurar la agrupación de ítems para el Certificado de Ingresos y Retenciones.
Generación del Certificado de Ingresos y Retenciones
Una vez configurados los ítems, puedes generar el CIR en Buk siempre que el mes de diciembre del año correspondiente esté cerrado.
La plataforma permite generar los certificados:
De forma individual, desde la ficha del colaborador.
De forma masiva, desde el panel de control.
Ambas opciones generan documentos en PDF y los almacenan en la ficha del colaborador, considerando escenarios como:
Colaboradores que trabajaron en más de una empresa.
Colaboradores retirados o recontratados durante el año.
👉 El paso a paso detallado de cada método está disponible en: Cómo generar el Certificado de Ingresos y Retenciones en Buk.
Proceso de revisión del CIR
Antes de entregar los certificados, es recomendable realizar una revisión de la información reportada. Buk pone a disposición exportadores que permiten validar los valores que componen el CIR, facilitando el cruce de información entre ingresos, descuentos y aportes.
Este proceso ayuda a:
Detectar inconsistencias antes de la entrega.
Validar el correcto uso de las agrupaciones.
Responder consultas internas o auditorías.
👉 Puedes profundizar este proceso en el artículo: Cómo revisar la información del Certificado de Ingresos y Retenciones en Buk.
Actualizaciones DIAN y campos del Certificado
La DIAN actualiza periódicamente el formato del Certificado de Ingresos y Retenciones y define las reglas bajo las cuales debe reportarse la información en cada casilla. En Buk, adaptamos la plataforma para cumplir con estas exigencias normativas y asegurar una correcta generación del certificado.
Las últimas actualizaciones aplicadas se basan en la Resolución 000022 del 20 de febrero de 2024 y corresponden a criterios que continúan vigentes. En Buk, estas reglas consideran, entre otros aspectos:
Pagos por alimentación.
Auxilios y apoyos económicos.
Aportes a cuentas AFC y AVC.
Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses.
Información del dependiente económico.
👉 Para conocer el detalle de cada casilla, su forma de cálculo y los atributos que debes completar, revisa el artículo: Cómo Buk reporta las casillas del Certificado de Ingresos y Retenciones según la Resolución 000022 de la DIAN
Consideraciones importantes
En Buk, los Certificados de Ingresos y Retenciones se generan con fecha de expedición 31 de marzo, independiente del día en que realices la generación.
Para generar el CIR, el mes de diciembre debe estar cerrado.
Si tienes múltiples empresas registradas en tu URL y un colaborador trabajó en más de una durante el año, se genera un certificado por empresa.
Si un colaborador fue retirado y posteriormente recontratado, se generan certificados separados por cada período trabajado.
Los certificados generados de forma masiva no quedan visibles automáticamente para el colaborador; es necesario realizar una acción adicional para mostrarlos.
Para evitar errores en la generación, desde Configuración - Empresas - Editar, asegúrate de que el nombre de tu empresa no tenga espacios al inicio o al final. Además, verifica que el nombre de fantasía no contenga caracteres especiales.
Soporte Adicional
¿Cómo puedo configurar la agrupación de ítems para el Certificado de Ingresos y Retenciones?
¿Cómo puedo generar el Certificado de Ingresos y Retenciones en Buk?
¿Cómo puedo revisar la información del Certificado de Ingresos y Retenciones antes de entregarlo?
¿Cómo puedo cargar los atributos asociados al Certificado de Ingresos y Retenciones en Buk?
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