Objetivo:
El objetivo de este artículo es ofrecer una guía sobre la correcta gestión de los contratos de aprendices SENA en la plataforma, proporcionando información detallada sobre sus etapas, remuneración y pago de la seguridad social, así como también, la afectación de los cambios de una etapa a otra, tanto en el comprobante de pago, como en la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA).
Definiciones:
¿Qué es SENA?:
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es una entidad pública colombiana que se dedica a la formación técnica, tecnológica y profesional de algunos ciudadanos en diversas áreas laborales.
Etapas del proceso de formación SENA:
Los programas de formación se estructuran bajo dos etapas: Etapa Lectiva y Etapa Productiva, que comprenden la formación teórica y práctica, respectivamente. Además, con la ley 2466 se adiciona la etapa dual, que comprende formación práctica y teórica en simultáneo.
¿Cómo empresa, estoy obligado a contratar aprendices SENA?
Toda empresa privada que realice cualquier tipo de actividad económica, diferente al sector de la construcción, debe contratar un aprendiz por cada 20 trabajadores y uno adicional por fracción de diez o superior que no exceda de veinte. Las Empresas que tengan entre quince y veinte trabajadores, deben tener un aprendiz.
Monetización: Si no se contrata al aprendiz, se debe pagar 1.5 SMMLV por cada uno.
¿Cuánto devengan los aprendices SENA?
Los aprendices no devengan un salario como tal, sino un apoyo de sostenimiento, el cual tiene como finalidad cubrir algunos gastos básicos asociados con su formación. Este apoyo depende de la etapa en la que se encuentre el aprendiz, la ley establece, como mínimo los siguientes auxilios de sostenimiento: 75% de 1SMMLV en etapa lectiva, 100% de 1SMMLV en etapa productiva y para la etapa dual es el 75% durante el primer año y 100% en el segundo año.
Con la entrada en vigencia de la Ley 2466 (Reforma Laboral), los aprendices en etapa productiva tendrán derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás beneficios propios de un contrato laboral. Esto mismo aplica para la formación dual, la cual por ahora no está disponible en Buk.
Sustento Legal y Aplicaciones:
Artículo 30 de la Ley 789 de 2002, Concepto 27626 de 2019, que regulan todo lo relacionado con los aprendices. Ley 2466 - artículo 10.
Proceso en la Plataforma:
Para crear un colaborador como aprendiz SENA, puedes hacerlo de la misma forma en que lo haces con otros tipos de contratos, es decir, de forma individual desde "Resumen" haciendo clic en "Crear Trabajo" o de forma masiva desde nuestro importador "Trabajos". Puedes revisar el siguiente artículo para orientarte en el paso a paso.
Los tipos de contrato válidos de acuerdo a la ley 2466 son: SENA Lectiva Ley 2466 y SENA Productiva Ley 2466.
Pago de la Seguridad Social:
En la etapa lectiva, se aporta a salud (EPS) riesgos laborales (ARL), ambos 100% a cargo del empleador. Mientras que en la etapa productiva, se aporta a salud (EPS) riesgos laborales (ARL) y pensión, además, se realizan aportes a parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA ni al ICBF). Aplicando la exoneración establecida en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario cuando corresponda.
Te detallamos a continuación cómo relacionamos los campos en la PILA para los aprendices en ambas etapas:
Días cotizados
Pensión (Campo 36): 0 días en etapa lectiva; 30 días en etapa productiva (si el aprendiz no tiene novedades).
Salud (Campo 37): 30 días en ambas etapas (si el aprendiz no tiene novedades).
Riesgos laborales (Campo 38): 30 días en ambas etapas (si el aprendiz no tiene novedades).
Caja de Compensación Familiar – CCF (Campo 39): 0 días en etapa lectiva; 30 días en etapa productiva (si el aprendiz no tiene novedades).
IBC (Ingreso Base de Cotización)
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Pensión (Campo 42):
Etapa lectiva: 0.
Etapa productiva: el valor de 1 SMMLV. Si devenga más de 1 SMMLV, se reporta el auxilio de sostenimiento proporcional a días trabajados.
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Salud (Campo 43), Riesgos (Campo 44).
El valor de 1 SMMLV. Si devenga más de 1 SMMLV, se reporta el auxilio de sostenimiento proporcional a días trabajados. Esto aplica en ambas etapas.
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Caja de Compensación Familiar – CCF (Campo 45):
Etapa lectiva: 0.
Etapa productiva: el valor de 1 SMMLV. Si devenga más de 1 SMMLV, se reporta el auxilio de sostenimiento proporcional a días trabajados.
Tarifas de aportes
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Pensión (Campo 46):
Etapa lectiva: 0%.
Etapa productiva: 16% (4% aprendiz, 12% empleador).
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Salud (Campo 54):
Etapa lectiva: 12,5% a cargo del empleador.
Etapa productiva: 12,5% (4% aprendiz, 8,5% empleador).
Riesgos laborales (Campo 61): Según clase de riesgo del aprendiz (aplica igual para ambas etapas).
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Caja de Compensación Familiar – CCF (Campo 64):
Etapa lectiva: 0
Etapa productiva: 4%
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SENA (campo 66):
Etapa lectiva: 0
Etapa productiva: 2%
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ICBF(campo 68) :
Etapa lectiva: 0
Etapa productiva: 3%
Cambios de Etapa:
Si necesitas actualizar el tipo de contrato de un aprendiz para cumplir con la Ley 2466 (Reforma Laboral), sigue estos pasos:
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De “SENA Lectiva” a “SENA Lectiva Ley 2466” o de “SENA Productiva” a “SENA Productiva Ley 2466”: Edita el trabajo del aprendiz y selecciona el nuevo tipo de contrato correspondiente.
Ingresa a la ficha de tu aprendiz, ve a la pestaña "Resumen", haz clic en "Editar trabajo" y, en Tipo de contrato, selecciona el nuevo que aplique según el cambio que necesites hacer. Por último haz clic en “Guardar”.
Ten presente que también puedes realizar el cambio de forma masiva desde nuestro menú lateral Información > Importadores > Importadores > Trabajos (Modificador). Marca el check "Tipo de Contrato" descarga el archivo, llena los campos correspondientes y sube el archivo para completar la actualización.
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De “SENA Lectiva” o “SENA Lectiva Ley 2466” a “SENA Productiva Ley 2466”: Liquida la ficha actual y crea una nueva con la fecha en la que se realiza el cambio.
Ingresa a la ficha de tu aprendiz, ve a la pestaña "Resumen", haz clic en Terminar trabajo > Sin liquidación completa los datos y por último haz clic en “Terminar”.
Para crear una nueva ficha debes dirigirte a la parte izquierda de la ficha actual de tu aprendiz, en la opción Ficha - Nueva Ficha. Ten presente que para que puedas realizar esto, debes tener activa la opción general Doble Trabajo, si tienes dudas sobre esta opción, puedes revisar este artículo.
Cambio de Tipo de Contrato SENA a otro tipo de contrato:
Si deseas cambiar el tipo de contrato de tu aprendiz SENA, ya sea que se encuentre en su etapa lectiva o productiva, a cualquier otro tipo de contrato laboral, como Indefinido, Fijo, etc. Tienes dos opciones:
Mantener su ficha actual, es decir, solo editar el tipo de contrato y mantener su antigüedad. Ten presente que cualquier cambio en el trabajo aplica desde el primer día del mes, o desde el día 1 o 16 si tu periodicidad de pago es quincenal
Terminar el trabajo del aprendiz y crear un nueva ficha, tal como te explicamos anteriormente.