¿Cómo registrar el Régimen Pensional y ACCAI de tus colaboradores de acuerdo a la Reforma Pensional? – Colombia

Objetivo, alcance y limitaciones:

El objetivo de este artículo es brindar a nuestros usuarios una guía clara y actualizada sobre los cambios derivados de la nueva reforma pensional en Colombia. Está dirigido principalmente a quienes gestionan el pago de nómina a través de nuestra plataforma.

⚠️ Este artículo se actualizará progresivamente conforme vayamos implementando nuevos ajustes, como por ejemplo, cambios en el cálculo del Fondo de Solidaridad Pensional. Esta primera versión está limitada únicamente a los campos de “Régimen Pensional” y “ACCAI”.

Definiciones:

¿Qué es la Reforma Pensional? La Ley 2381 de 2024, mejor conocida como “Reforma Pensional” establece el nuevo Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, invalidez y muerte de origen común.

¿Cuál es el objetivo de este sistema? El Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común, tiene por objeto garantizar el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte mediante el reconocimiento de los derechos de las personas que se determinan en esta ley a través de un sistema de pilares, fundamentado en los principios de universalidad, solidaridad y eficiencia.

¿Cómo se estructuran estos pilares?

Pilar contributivo: Dirigido a trabajadores (dependientes, independientes, servidores públicos) que cotizan activamente.
Pilar semicontributivo: Aplica a personas que, habiendo cotizado, no cumplen los requisitos para acceder a una pensión.
Pilar solidario: Aplica para adultos mayores en condición de pobreza, vulnerabilidad o discapacidad.
Pilar de ahorro voluntario: Permite a cualquier persona ahorrar de forma voluntaria para complementar su pensión.

¿Qué cambia con la reforma? La población quedará clasificada en dos esquemas:

Régimen de Transición: Aplica a hombres con al menos 900 semanas cotizadas y mujeres con 750 semanas cotizadas. Estas personas seguirán bajo las condiciones de la Ley 100 de 1993.

Nota: las semanas cotizadas se cuentan hasta el 30 de junio de 2025.

Nueva Reforma Pensional: Las personas que no cumplan con los requisitos anteriores y que tengan ingresos superiores a 2,3 SMLMV (equivalentes a $3.274.050 en 2025) deberán distribuir sus aportes entre:
- Colpensiones (hasta 2,3 SMLMV).

Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual – ACCAI (por los valores que excedan 2,3 SMLMV).

Tarifas y Distribuciones:

Componente Prima Media: cotizaciones hasta 2,3 SMLMV van siempre a Colpensiones.
- 13% Fondo común de vejez y al Fondo del Pilar Contributivo.
- 3% Gastos de Administración y Seguros Previsionales.

Componente Ahorro Individual: cotizaciones desde los 2,3 SMLMV van al fondo seleccionado por el colaborador (ACCAI).
- 13,2% Cuenta Ahorro Individual del afiliado.
- 1% Fondo de Ahorro Pilar Contributivo.
- 0,8% Gastos de Administración.
- 1% Seguros Previsionales (debe ser enviado a Colpensiones, solo el 15% va para la ACCAI).

Nota: Esta distribución la hace el operador de pagos.

¿Quién elige la ACCAI?

Los afiliados que deban elegir una Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI). El plazo era hasta el 16 de enero de 2025. Si no la eligió, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) asignará una ACCAI de forma aleatoria. Cabe destacar que la recomendación es que todos los colaboradores tengan ACCAI, ya que pueden haber meses que no superen los 2,3 SMMLV como pueden haber meses en los que sí.

¿Cuándo entra en vigencia esta ley?

La reforma entrará en vigor el 1 de julio de 2025. Antes de esta fecha, es clave que las empresas se preparen para la transición, asegurando cumplimiento normativo y correcta implementación en sus procesos de nómina.

Nota: La Corte Constitucional emitió el Auto 841 de 2025 el pasado 17 de junio, en el que suspende temporalmente la entrada en vigencia de la Ley 2381 de 2024. Estamos atentos al pronunciamiento oficial y a la nueva fecha de entrada en vigencia.

Sustento Legal y Aplicaciones:

Para la implementación de la ley Ley 2381 de 2024, el Gobierno emitió la Resolución 467 de 2025, donde se unifican las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.

Proceso en la plataforma:

Como primera entrega, hemos disponibilizado los siguientes campos:

Régimen Pensional: Tienes disponibles las siguientes opciones:
- No Cotiza: Para tus colaboradores que son extranjeros no obligados a cotizar pensión y aprendices SENA.
- Régimen de transición: Aplica para hombres con al menos 900 semanas cotizadas y mujeres con al menos 750 semanas cotizadas.
- Nueva Reforma Pensional: Para quienes no cumplan con los requisitos anteriores.
ACCAI: Para seleccionar la Administradora del Componente Complementario de Ahorro Individual a la que está afiliado el colaborador (sólo si pertenece al nuevo régimen). Tendremos las siguientes entidades autorizadas:
- Protección
- Porvenir
- Colfondos
- Skandia
- Positiva Compañía de Seguros

¿Cómo se podrán registrar estos datos?

Ten presente, que aunque realices estas actualizaciones en junio, los cambios en nómina, PILA, entre otros, aplicarán desde julio, mes en el que entra en vigencia la ley.

Individualmente: Desde la ficha del colaborador, en la sección de Previsión.

Cabe destacar que por defecto el Régimen Pensional de todos tus colaboradores quedará como “Régimen de transición”. Además, si en el Fondo de Pensiones” tienes seleccionada la opción “No aplica” entonces el Régimen Pensional será “No Cotiza”

Masivamente: Desde el menú lateral Información - Importadores - Importadores - Modificador “Previsión y Salud”.

Y desde la misma ruta, en el importador “Colaboradores”.

En ambos templates puedes usar los nombres o los códigos:

Para Régimen Pensional:
- No Cotiza (no_cotiza)
- Régimen de transición (regimen_transicion)
- Nueva Reforma Pensional (nueva_reforma)

Para ACCAI:
- Protección (proteccion)
- Porvenir (porvenir)
- Colfondos (confoldos)
- Skandia (skandia)
- Positiva Compañía de Seguros (positiva)

Te dejamos un ejemplo:

¿Dónde puedes validar los datos registrados?

De forma individual puedes hacerlo desde la ficha del colaborador en la pestaña “Historia” en el segmento “Planes”

De forma masiva, puedes consultarla a través de nuestros exportadores personalizados para facilitar tus revisiones. Para ello, dirígete a nuestro menú lateral → Información > Exportadores > Personalizados > Crear reporte > Nómina > En la categoría "Plan" podrás seleccionar las variables "Régimen Pensional" y "ACCAI".

También, poder usarlos en tus ítems formulados. En este caso, dirígete al menú lateral → Nómina > Items > Ingresa a Devengos, Descuentos o Informativos según tu necesidad. Si la Forma de Cálculo es "Formulado" en la Categoría "Plan" podrás seleccionar las variables "Régimen Pensional" y "ACCAI".

Si utilizas nuestra API y nuestro módulo Workflows, hemos disponibilizado esta información. Te contamos los detalles:

Disponible en nuestra API: Los campos “Régimen” y “ACCAI” ya están disponibles en la categoría "Colaboradores," en los siguientes endpoints:

GET /employees/{id}/plans
POST /employees/{id}/plans
PATCH /employees/{employee_id}/plans/{id}

Formularios de solicitudes (Workflows): Hemos agregado los campos “Régimen Pensional” y “ACCAI” a las plantillas de solicitud. Estas variables no están configuradas como obligatorias, por lo que deberás seleccionarlos manualmente desde la lista desplegable al momento de crear o editar un formulario.