¿Qué es Archivos y Pagos?

Archivos y pagos es una herramienta de Buk pensada para facilitar el cierre del proceso de nómina. Permite a las empresas manejar su nómina de forma más flexible y eficiente, optimizando la generación de archivos clave que se adaptan a las necesidades de cada organización.

Con Archivos y pagos, puedes consolidar toda la información de nómina en un solo archivo, combinando diferentes procesos, períodos y tipos de pagos.

¿Qué puedes hacer en Archivos y Pagos?

Puedes generar: Contabilidad, Plano bancario, Libro de Remuneraciones y PILA

Archivos y pagos te permite crear un solo archivo que integra:

• Las distintas frecuencias de pago (quincenal y mensual) de los colaboradores.
• Procesos y comprobantes de distintos tipos, como nómina o liquidación.  
• Generar archivos Filtrando por:
  • Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre, Número de Documento y Tipo de Contrato
  • Filtros de comprobantes:  Centro de Costos, Estado, Período, Proceso, Tipo de comprobante y Periodo

Así, ahorras tiempo, reduces errores y cumples más fácilmente con tus obligaciones legales.

¿Cómo acceder a archivos y pagos? 

Es muy simple, dirígete al menú lateral, opción Nómina y selecciona la opción “Archivos y pagos”. Dentro encontrarás los archivos separados en dos pestañas para facilitar su seguimiento:

• Abiertos: Aquí encuentras archivos en proceso que aún puedes revisar, modificar o ajustar.
• Cerrados: Contiene los archivos finalizados y definitivos que no requieren más cambios.

Tipos de Archivos que puedes generar con Archivos y pagos

Gestiona tus archivos y comprobantes

Alerta de comprobantes sin archivo

Para asegurar que ningún pago quede fuera, el sistema muestra una alerta automática si existen comprobantes no asociados a un archivo. Desde la alerta puedes descargar un Excel con el detalle de los casos pendientes para regularizarlos.

Uso de filtros avanzados

Para realizar búsquedas precisas en tu tabla de archivos, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón Filtros.
   
   

2. Selecciona el criterio que necesites (empresa, proceso, fecha, etc.) y el sistema actualizará la vista automáticamente.
   
   

Acciones en la tabla

Puedes gestionar tus archivos de forma individual o masiva directamente desde la tabla principal:

• Acciones individuales: desde la fila de cada archivo puedes descargar, abrir, cerrar, regenerar, editar o eliminar.

• Acciones masivas: selecciona varios archivos para realizar las siguientes tareas en conjunto:

  • Abrir o cerrar archivos.

  • Regenerar contenido.

  • Eliminar registros.

  • Descargar archivos.

Vista de específica de un archivo

Al seleccionar el nombre de un archivo específico, entrarás a una vista con dos tabs:

• Información general: En esta vista, podrás obtener información general del archivo generado, como la fecha de creación, quién generó el archivo, cantidad de colaboradores por archivo, montos totales, etc.

• Comprobantes: En esta vista, podrás obtener el detalle de cada uno de los comprobantes (recibos) utilizados para generar el archivo, separado por período y colaborador.

Cómo automatizar la generación de archivos

Puedes configurar la generación automática de archivos según la etapa del proceso, sin necesidad de crearlos manualmente cada período.

1. Ingresa a Remuneraciones > Configuraciones.

2. Selecciona la opción Automatizaciones.

   

3. Activa la automatización.

   

4. Define el estado del proceso en el que deseas que se generen los archivos:
   • Cuando el proceso pasa a revisión: segundo estado del proceso, para la revisión previa al cierre de nómina.

   • Cuando se cierra el proceso: último estado del proceso, para dar cierre a la nómina.

     

5. Elige los tipos de archivos que se crearán automáticamente.

   

6. Haz clic en Guardar.
7. Lleva el proceso al estado que definiste en la automatización.

8. El sistema generará los archivos de forma automática y mostrará una notificación indicando que la generación está en curso.

   

9. Una vez finalizada la generación, recibirás una alerta de confirmación indicando que los archivos están listos.

   

10. Ingresa a Remuneraciones > Archivos y Pagos para descargar los archivos generados.

    

Cómo permitir comprobantes repetidos en un mismo período

Por defecto, un comprobante solo puede asociarse a un archivo por período. Si necesitas incluir el mismo comprobante en más de un archivo dentro del mismo período, puedes habilitarlo desde la configuración.

1. Ingresa a Remuneraciones > Configuraciones.

2. Busca el tab Archivos.

   

3. Busca la configuración llamada Archivos que permiten comprobantes repetidos.

4. Selecciona los archivos que permiten que un comprobante aparezca más de una vez en el mismo período.

   ⚠️ Importante: si habilitas esta opción para archivos transaccionales como el Transfer Bancario o la Contabilidad, el sistema podría incluir el mismo comprobante en más de un archivo del período, lo que puede derivar en pagos o registros duplicados. Sé cuidadoso al seleccionar qué tipos de archivo tendrán esta permisión y verifica los archivos generados antes de procesarlos.

   

5. Haz clic en Guardar.

Una vez activado, el sistema permitirá que el mismo comprobante quede incluido en distintos archivos del mismo período.

Requisitos para acceder a Archivos y Pagos

Para poder utilizar el módulo de Archivos y Pagos, es necesario cumplir con los siguientes permisos:

• Acceso al módulo Archivos y Pagos
  Debes contar con el permiso "Archivos y pagos", ubicado en la sección de Nómina dentro de configuración los perfiles.
• Acceso a Transfer (Plano Bancario)
  Para generar el archivo de transferencias (Plano bancario), necesitas el permiso "Plano Bancario", también disponible en la sección de Nómina.
• Acceso a los comprobantes incluidos
  Para poder generar o visualizar un archivo, debes tener acceso a todos los comprobantes que forman parte de la agrupación.