¿Cómo crear la Contabilidad en Buk?

El archivo de Contabilidad agrupa todos los movimientos contables derivados de la nómina, como sueldos, aportes, retenciones e impuestos.

En Buk, puedes generarlo fácilmente desde la sección de Archivos y Pagos. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crearlo correctamente.

Definiciones:  

• Contabilidad: Registro de las transacciones financieras relacionadas con la nómina, organizadas de manera estructurada por periodos o procesos.
• Procesos: Conjunto de actividades relacionadas con la nómina, como el cálculo de salarios y generación de archivos, realizadas dentro de un mes o quincena.
• Periodos: Frecuencia con la que se procesa la nómina, ya sea quincenal o mensual.
• Agrupación: conjunto de comprobantes que puedes reunir según periodo, proceso, tipo de comprobante, área o de forma manual

1. Crear una nueva Contabilidad

1. Ve a Nómina > Archivos y Pagos > Contabilidad
2. Haz clic en Crear agrupación.

3. Asigna un nombre a la agrupación y selecciona el mes que deseas abarcar.

4. Para seleccionar los comprobantes puedes usar los filtros avanzados haciendo clic en el paso 4:
   Podrás escoger:

   • Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre y Número de Documento
   • Filtros de comprobantes: Estado, Período, Proceso, Tipo de comprobante y Frecuencia de Pago.

   Además podrás combinar filtros y tener más flexibilidad al momento de definir las agrupaciones.

   Si deseas obtener el archivo de un proceso en especifico basta con que uses el filtro de Proceso y selecciones el proceso especifico, como se muestra en la siguiente imagen:
   

   Y al hacer clic en Agregar todos se agregaran todos los comprobantes que están dentro del filtro.

5. Si deseas seleccionar de forma manual, marca la casilla a la izquierda de cada comprobante para seleccionarlo. Si quieres seleccionar todos, haz clic en Agregar todos
6. Haz clic en Crear.

A continuación se mostrará una vista con todos los comprobantes de la contabilidad recién generada. Desde aquí podrás:

•  
  • Visualizar cada comprobante.
  • Eliminar alguno si es necesario.
  • Descargar la contabilidad generada.
  • Regenerar la contabilidad en caso de que haya cambios posteriores.

2. Revisar contabilidades ya generadas

En la vista general de contabilidad verás una tabla con las agrupaciones creadas. Cada fila incluye:

• Nombre: Identificador de la agrupación.
• Tipo(s) de Comprobante(s): Indica el o los tipos de comprobantes que están incluidos en la agrupación.
• Comprobantes: Número de comprobantes incluidos.
• Mes: Periodo correspondiente.
• Estado del archivo: Indica si la contabilidad está actualizada o desactualizada y debe ser regenerada.
• Gasto Empleados/Saldo provisión de vacaciones/Impuestos: Totalizado de cada categoría por cada agrupación
• Creado por: Usuario que generó la contabilidad.
• Fecha de creación: Fecha en que se generó el archivo.

Para realizar acciones masivas sobre las contabilidades ya generadas:

• Selecciona todas las contabilidades que desees.
• Ve al botón de acciones y podrás regenerar o eliminar la selección.

Para revisar el detalle de una contabilidad:

• Haz clic en el nombre del archivo para visualizarlo.
• Haz clic en la flecha para descargarlo.
• Haz clic en el símbolo de actualizar para regenerar la agrupación.

3. Editar o eliminar una contabilidad

• Editar: Haz clic en "Editar" y serás redirigido a la vista de creación, donde podrás modificar cualquiera de los valores ingresados y agregar o quitar los comprobantes según necesites.
• Eliminar: Haz clic en "Eliminar" si deseas eliminar la contabilidad.