Objetivo:
El propósito de este artículo es proporcionar a nuestros usuarios una comprensión sólida sobre el manejo de las inasistencias, explorando diversas metodologías de cálculo y garantizando una comprensión completa y precisa de cómo gestionar eficazmente las ausencias dentro del marco de nuestra plataforma.
Definiciones:
Inasistencias: Se consideran como inasistencias, todas aquellas novedades que hacen que el colaborador no se presente a realizar sus funciones. En Buk tenemos las siguientes:
Incapacidad por enfermedad laboral o accidente: Se refiere a la condición de inhabilidad que resulta de la exposición a riesgos inherentes a la actividad laboral o al entorno en el que el trabajador se ve obligado a desempeñarse.
Incapacidad por enfermedad general: Es el estado de inhabilidad física o mental que le impide a una persona realizar sus labores durante un período determinado, originado por una enfermedad general o accidente común no relacionado con el trabajo.
Licencia de Maternidad/Paternidad: Se trata de un periodo de tiempo durante el cual las mujeres embarazadas pueden ausentarse del trabajo, antes (1 o 2 semanas) o después del parto (16, 17 o 18 semanas), según la recomendación médica. Para los padres, la licencia es de 14 días después del nacimiento.
Licencia Remunerada: Consiste en la posibilidad de disfrutar de días libres con justificación mientras se continúa recibiendo un salario.
Licencia No Remunerada: Se concede al empleado por solicitud propia y sin compensación salarial.
Licencia por luto: En caso de fallecimiento de Padres, Hijos, Hermanos, Abuelos, Nietos, Cónyuge, Suegros e Hijastros, los colaboradores tienen derecho a una licencia por luto de 5 días hábiles.
Licencia por calamidad doméstica: Implica un permiso otorgado al empleado en situaciones de infortunio, como enfermedad hospitalaria de familiares dependientes económicamente, o casos de fuerza mayor como incendios, robos, inundaciones, temblores o desplazamientos forzados.
Día de la familia: Obliga a los empleadores a proporcionar una jornada laboral cada semestre para que los trabajadores puedan pasar tiempo con sus familias.
Suspensión: es un mecanismo empleado para cesar temporalmente las obligaciones del empleador, dado que supone la detención de la prestación de servicios por parte del trabajador y, por lo tanto, la empresa no está obligada al pago del salario correspondiente.
Ausencias: Se refiere a la situación en la que los empleados no se presentan al trabajo de manera regular o se ausentan sin justificación.
Vacaciones: Las vacaciones son un descanso remunerado, al que tiene derecho el colaborador. Los colaboradores que trabajen durante un año en la organización tienen derecho a recibir 15 días hábiles de vacaciones remuneradas o de forma proporcional al tiempo laborado.
Sustento Legal y Aplicaciones
Código Sustantivo del Trabajo (CST), en sus artículos: 51 sobre suspensión del contrato de trabajo, artículo 57, que nos habla sobre licencia por luto y calamidad doméstica, artículos 199 y 200 que nos define incapacidades por accidente de trabajo y enfermedad ocupacional, así como el valor del auxilio por incapacidad común en sus artículo 227 y 228, el artículo 236 que establece el periodo de licencia maternidad/paternidad, entre otros.
Proceso en la Plataforma:
¿Cómo se calcula el pago e IBC de las inasistencias en Buk?
El cálculo del pago y del Ingreso Base de Cotización (IBC) puede variar segun el tipo de novedad registrada.
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Licencia Remunerada, Licencia por luto, Licencia por calamidad doméstica y Día de la familia:
Pago: se calcula utilizando el sueldo base contractual del colaborador
IBC: Para efectos de Seguridad Social y del reporte en PILA, se utiliza el IBC del mes anterior.
Incapacidades laborales, incapacidades generales y licencia de maternidad/paternidad: El cálculo dependerá de la metodología configurada en Nómina - Configuraciones - Asistencia - Metodología de Cálculo de Inasistencias Colombia. Esta tiene las siguientes opciones:
sueldo_base: Considera el sueldo base contractual para el cálculo del pago e iBC de la novedad. Aplica tanto para salarios fijos como para salarios variables.
ibc_mes_anterior: Considera el IBC del mes anterior para el cálculo del pago e IBC de la novedad. Aplica tanto para salarios fijos como para salarios variables.
ibc_mes_anterior_salario_fijo_promedio_12_meses_variable: Esta metodología es la única que hace diferencia entre los salarios fijos y los salarios variables. Para los salarios fijos toma el IBC del mes anterior y para salarios variables considera el promedio de IBC de los últimos 12 meses o tiempo proporcional (sin incluir el mes de la novedad).
Detalle por inasistencias (novedades) remuneradas:
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Incapacidad por enfermedad laboral o accidente: El pago de esta incapacidad se divide en dos líneas: la primera corresponde al pago del primer día, el cual es aportado por el empleador y la segunda corresponde al día dos en adelante, que es pagada por la ARL. Todos los días de esta incapacidad se pagan al 100%.
Novedad en PILA: En PILA el IBC reportado por la novedad de incapacidad laboral corresponde al pago calculado en el comprobante.
Ejemplo:
La colaboradora Arya Stark tiene en el mes de febrero un salario base de $20.000.000 y no tiene ningún otro devengo, por lo que su IBC de febrero es $20.000.000. En el mes de marzo tiene un aumento de salario a $25.000.000 y en ese mes presenta una novedad de incapacidad de origen laboral de 5 días. Veamos el cálculo en el comprobante y en PILA con dos metodologías.
Caso 1: con metodología ibc_mes_anterior
Comprobante febrero:
Comprobante marzo:
En este caso se consideró como base para el cálculo de la incapacidad el IBC del mes anterior ($20.000.000) independiente de su incremento salarial.
Pago Incapacidad Laboral (4 días) $20.000.000 / 30 * 4 = $2.666.667
Aporte Incapacidad Laboral (1 día) $20.000.000 / 30 * 1 = $666.667
IBC de la línea de novedad de PILA (la segunda línea suma los dos montos anteriores $2.666.667 + $666.667 = $3.333.334)
Caso 2: metodología sueldo_base
Comprobante marzo:
En este caso se consideró como base para el cálculo de la incapacidad el sueldo base de Marzo ($25.000.000), basándonos en la metodología sueldo_base
Pago Incapacidad Laboral (4 días) $25.000.000 / 30 * 4 = $3.333.333
Aporte Incapacidad Laboral (1 día) $25.000.000 / 30 * 1 = $833.333
IBC de la línea de novedad de PILA (la segunda línea suma los dos montos anteriores $3.333.333 + $833.333 = $4.166.667)
Incapacidad por enfermedad general: Las incapacidades generales tienen 5 tramos:
Tramo 1: Primeros dos días, son de cargo del empleador y generalmente los pagan al 100%. En Buk existe el campo llamado Porcentaje Aporte Primeros Dos Días (%) donde puedes indicar si deseas aportar el 100% o un porcentaje no menor al 66,67%.
Tramo 2: Día 3 al 90, son de cargo de la EPS y se pagan al 66,67%.
Tramo 3: Día 91 al 180, son de cargo de la EPS y se pagan al 50%.
Tramo 4: Día 181 al 540, son de cargo Fondo de Pensiones si es que la EPS emitió el concepto favorable de rehabilitación, en caso contrario lo sigue pagando la EPS. En Buk estas incapacidades no se pagan.
Tramo 5: Dia 541 en adelante, son de cargo de la EPS si el colaborador ha tenido una rehabilitación favorable, sino el fondo de pensiones debe hacer el pago hasta tanto se resuelva la situación del trabajador, que, de ser el caso, debe ser pensionado por invalidez. En Buk estas incapacidades no se pagan.
Para los tramos 2 y 3, si deseas aportar la diferencia de lo que no reconoce la entidad para que el colaborador devengue el 100%, puedes hacerlo mediante el campo Porcentaje Total Días 3 - 90 (%), el cual genera una línea en el comprobante llamada Aporte Complementario Incapacidad General.
Novedad en PILA: En PILA el IBC reportado por la novedad de incapacidad general corresponde al pago calculado en el comprobante. Tal como sucede con las incapacidades laborales.
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Licencia de Maternidad/Paternidad: En el comprobante de pago se genera una sola línea y es calculada de acuerdo a la metodología que tengas configurada.
Novedad en PILA: Al igual que las incapacidades laborales y generales, en PILA el IBC reportado por la Licencia de Maternidad/Paternidad corresponde al pago calculado en el comprobante.
Detalle por inasistencias (novedades) NO remuneradas:
Licencia no remunerada, Ausencia y Suspensión. Al ser NO remuneradas no generan una línea en el comprobante, ya que el sistema las resta de los días trabajados, es decir, si una persona tiene 5 días de licencia no remunerada, en el comprobante veremos una línea de salario equivalente a 25 días trabajados y 5 días de licencia no remunerada en el encabezado del comprobante. Sin embargo, en PILA si se reportan estas novedades considerando, para su cálculo, el IBC del mes anterior al inicio de la novedad, indiferente de la metodología que tengas configurada.
Consideraciones importantes:
Ingreso el mes de la novedad: Si es que existe ingreso y el mismo mes el colaborador presenta una incapacidad (general o laboral) o una licencia de maternidad/paternidad, entonces independiente de la metodología configurada, esta se pagará con el sueldo base, debido a que no existe un IBC del mes anterior para tomar en consideración.
Ingreso el mes anterior de la novedad: Si el ingreso es del mes anterior a la novedad, y la metodología es ibc_mes_anterior o ibc_mes_anterior_salario_fijo_promedio_12_meses_variable, entonces consideramos el IBC del mes anterior, y proporcionamos a los días trabajados. Por ejemplo: Colaborador con un sueldo base de 3.000.000 que ingresó el día 16 del mes obteniendo un IBC de 1.500.000, entonces el IBC diario para ese mes es de $100.000 ($1.500.000/15=$100.000). Si al mes siguiente el colaborador presenta una incapacidad de 2 días, el pago correspondiente a esa incapacidad es de $200.000 ($100.000 x 2).
Carga de novedades: Cuando se carga cualquier tipo de novedad, excluyendo las vacaciones, estas pueden tener una fecha de aplicación diferente a la fecha de inicio, es decir, si por ejemplo una empresa pagó su nómina el día 25 del mes, y el 28 recibe una licencia de algunos de sus colaboradores, puede cargarla con la fecha real pero indicarle al sistema que la aplique desde Octubre, afectando así su nómina de Octubre y dejando la Septiembre que ya pagó sin ninguna alteración. Dicho esto, tendremos los siguientes comportamientos en el sistema:
Licencia Remunerada, Licencia por luto, Licencia por calamidad doméstica y Día de la familia: Se busca el IBC del mes anterior a la fecha de aplicación.
Incapacidad General, Incapacidad Laboral y Licencias de Maternidad/Paternidad: Se busca el IBC del mes anterior a la fecha de inicio real.
Te dejamos el siguiente resumen:
Buk calcula el pago, el Ingreso Base de Cotización (IBC) y el reporte en PILA según el tipo de novedad registrada.
Incapacidad Laboral, Incapacidad General y Licencia de Maternidad/Paternidad
- Pago: Se calcula según la Metodología de Cálculo de Inasistencias configurada por la empresa.
- PILA: Se reporta utilizando el mismo valor calculado para el pago.
- IBC para el pago: Se toma el IBC vigente a la fecha de inicio real de la novedad.
- IBC para PILA: Corresponde al mismo IBC utilizado para el pago.
Licencia Remunerada, Licencia por Luto, Licencia por Calamidad Doméstica y Día de la Familia
- Pago: Se calcula utilizando el Salario Base Contractual.
- PILA: Se reporta utilizando el IBC del mes anterior.
- IBC para el pago: Se toma el IBC vigente en la fecha de aplicación de la novedad.
- IBC para PILA: Corresponde al IBC del mes anterior.
Licencia No Remunerada, Ausencia y Suspensión
- Pago: No generan pago.
- PILA: Se reportan utilizando el IBC del mes anterior.
- IBC para el pago: No aplica.
- IBC para PILA: Se toma el IBC vigente a la fecha de inicio real de la novedad.
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Metodología de Cálculo de Inasistencias Colombia: Que permite configurar cómo se calcula el pago de incapacidades y licencia de maternidad/paternidad.
Pagar Aportes Incapacidad Utilizando Sueldo Base: Que permite que los aportes de las incapacidades (más no el pago), se calculen utilizando el sueldo base, independiente de la metodología que se haya configurado en la general anteriormente descrita. Esto tiene incidencia al utilizar la metodología ibc_mes_anterior o ibc_mes_anterior_salario_fijo_promedio_12_meses_variable, ya que el pago del aporte se realizará con una base diferente al pago de la incapacidad.
Fuentes de Información:
Sustentos legales del Código Sustantivo del Trabajo (CST)