Reprocesos de nómina: cómo corregir y ajustar nóminas ya pagadas

Usa un reproceso cuando necesitas corregir comprobantes ya pagados en el mismo período (este debe estar abierto). Buk calcula de forma automática la diferencia entre lo devengado y lo pagado, emite un comprobante actualizado y gestiona los sobregiros si pagaste de más.

Usa un pago retroactivo cuando debes pagar incrementos salariales o ajustes pactados en períodos anteriores ya cerrados. 

Paso 1: Crear el reproceso

1. Dirígete a Nómina > Procesos e ingresa al período abierto donde se encuentra la nómina que necesitas ajustar.
2. Ubica el proceso de pago en estado "Pagado" y haz clic en el ícono de Reproceso.
3. En la ventana modal, agrega o excluye a los colaboradores involucrados y define el nombre del subproceso.
4. Haz clic en Crear reproceso.

También puedes crear un reproceso directamente:

1. Dirígete a Nómina > Procesos e ingresa al período abierto donde se encuentra la nómina que necesitas ajustar.
2. Haz clic en "Crear Proceso".
3. En "Tipo de proceso", selecciona "Reproceso". 
4. En la ventana modal, agrega o excluye a los colaboradores involucrados.
5. Haz clic en Crear reproceso.

En este segundo caso, se mostrarán todos los comprobantes que ya estén dentro de un proceso en estado "Pagado" en el mismo período. Si no tienes ningún proceso en estado "Pagado" en ese período, no te aparecerá ningún comprobante disponible.

Paso 2: Aplicar los ajustes en los comprobantes

Al crear el reproceso, Buk reabre temporalmente los comprobantes de los colaboradores seleccionados dentro de este subproceso.

Accede a la ficha o comprobante de cada trabajador para registrar las novedades pendientes: ausencias, horas extras, recargos nocturnos, dominicales o bonos.

Los comprobantes permanecerán abiertos para edición hasta que finalices el pago del reproceso.

Paso 3: Revisar diferencias y registrar el pago

1. Ingresa al reproceso y haz clic en Continuar para avanzar a la etapa En revisión.
2. Revisa el cuadro de diferencias que Buk calcula automáticamente para validar los valores resultantes.
3. Haz clic nuevamente en Continuar, marca la casilla de validación en el cuadro de confirmación y selecciona Registrar pago.
4. El reproceso cambiará al estado "Pagado" y los cambios quedarán aplicados definitivamente.

Puedes configurar a Buk para que genere automáticamente tus archivos bancarios, de seguridad social y contables cada vez que ejecutes un reproceso.

Cómo configurar la automatización

1. Ingresa a Nómina > Configuraciones > Automatizaciones.
2. Haz clic en Crear automatización.
3. Selecciona el tipo de archivo a generar (Plano bancario, PILA, Contabilidad, etc).
4. Elige la etapa del proceso en la que se generará:
   • Cuando el proceso pasa a revisión: para validar antes de pagar.
   • Cuando se cierra el proceso: al momento de marcar el reproceso como pagado.
5. En "Procesos que lo generan", selecciona Reproceso.
6. Haz clic en Guardar y comprueba que la regla quede en estado Activada.

Más información en el artículo: ¿Cómo puedo automatizar la generación de mis archivos y pagos?

Dónde descargar los archivos generados

• Con automatización activada: los archivos se generan en segundo plano y quedan disponibles para descarga exclusivamente en el módulo Nómina > Archivos y Pagos. El sistema te enviará una notificación cuando la generación esté lista. 
• Sin automatización: puedes generar y descargar cada archivo de forma manual directamente desde el módulo Nómina > Archivos y Pagos.

Más información en el artículo: ¿Qué es Archivos y Pagos?

Luego de un reproceso se tendrán dos comprobantes:

• Comprobante original: Mostrará el comprobante del proceso de pago de sueldo antes de ser reprocesado.
• Comprobante actualizado: Mostrará el comprobante de pago de sueldo, incorporando las modificaciones de los reprocesos.

Para el caso de los documentos/archivos que se generen se podrán tener tres tipos de comprobantes para los archivos:

• Original: El comprobante antes de todos los reprocesos.
• Consolidado: El comprobante original agregando las modificaciones realizadas en sus reprocesos.
• Diferencias: Las diferencia entre el comprobante consolidado y el comprobante original, en caso de que un comprobante tenga varios reprocesos, tendrá un comprobante de diferencias por cada reproceso.

Para cada archivo, se habilitarán los siguientes tipos de comprobante:

• Plano bancario: Original y diferencias. No se generará el consolidado para evitar un riesgo de pago duplicado.
• PILA: Únicamente el consolidado.
• Contabilidad: Original, consolidado y diferencias.
• Libro de remuneraciones: Original, consolidado y diferencias.

Un sobregiro se produce cuando el ajuste en el reproceso resulta en un valor neto menor al ya transferido al colaborador (por ejemplo, al registrar una ausencia fuera de plazo o corregir un bono pagado por exceso).

Buk no genera un error, sino que registra ese saldo a favor de la empresa como un sobregiro y lo descuenta de manera automática en el comprobante del período siguiente.

Si el colaborador devuelve el dinero por fuera de nómina, puedes anular este descuento ingresando a la ficha del trabajador, sección Ítems, pestaña Descuentos, y seleccionando el ícono de basurero junto a Sobregiro. Ten en cuenta que esta acción es definitiva y no crea un comprobante contable automático.

Si requieres ajustar nuevamente un reproceso que ya está en estado "Pagado", haz clic en el botón Deshacer pago. Esto regresará el reproceso al estado Iniciado y reabrirá los comprobantes para su edición.

Para eliminar un reproceso por completo:

1. Ingresa a los comprobantes de los colaboradores incluidos en el reproceso.
2. Revierte de manera manual todos los valores modificados hasta dejarlos idénticos a los del comprobante original.
3. Cuando el cuadro de diferencias esté en cero, haz clic en Deshacer pago para llevar el reproceso a estado Iniciado.
4. Haz clic en el ícono de basurero para eliminar el reproceso definitivamente.

¿Puedo incluir a un colaborador que ingresó después de cerrar la nómina?

No. El reproceso solo admite colaboradores que ya contaban con un comprobante en el proceso de pago cerrado. Para un ingreso nuevo debes crear un proceso de nómina adicional en el período.

¿El colaborador ve dos comprobantes en su portal?

Sí. El colaborador tiene acceso a su Comprobante Original y a su Comprobante Actualizado con el desglose exacto de las diferencias ajustadas.

¿Cómo se refleja el reproceso en la planilla PILA?

El archivo consolidado de PILA disponible en el período incorpora tanto la nómina regular como las variaciones del reproceso en un único reporte.

¿Cuántos reprocesos puedo crear en un mismo período?

Puedes crear los reprocesos que necesites en el período abierto, siempre que el reproceso anterior se encuentre en estado "Pagado".

¿Qué diferencia existe entre hacer un reproceso y deshacer el pago del proceso inicial?

Deshacer el pago del proceso inicial elimina el registro histórico y la fecha de pago original. El reproceso mantiene intacta la nómina inicial y conserva trazabilidad completa de los ajustes y comprobantes.