Aprende a registrar y hacer seguimiento al cobro de incapacidades (EPS/ARL) de tus colaboradores, gestionando pagos individuales o masivos y monitoreando el estado de recuperación de estos montos.
Requisitos Previos
Módulo de Asistencia activo.
Permisos de edición en el módulo de Asistencia.
Configuración general Habilitar Gestión del Recupero de Incapacidades activada.
Nota: Los montos estimados a recuperar deben ingresarse manualmente (no se calculan automáticamente).
Contenido - Paso a Paso
1. Visualización y Estados
Accede desde Administrativo > Asistencia > Incapacidades. Encontrarás dos pestañas principales:
Incapacidades: Listado general donde puedes visualizar la información de las incapacidades registradas, como el colaborador, tipo de incapacidad, fechas de inicio y término, monto a recuperar (manual) y monto recuperado (actualizado automáticamente al registrar pagos). Desde esta pestaña puedes realizar las siguientes acciones:
Editar: modificar información de la incapacidad, como el monto estimado a recuperar y el estado del pago.
Eliminar: borrar la incapacidad tanto de esta tabla como de la ficha del colaborador.
Crear incapacidad: registrar una nueva incapacidad mediante el botón Crear Incapacidad.
Descargar: exportar la información de la vista en formato XLS.
Pagos: Historial de los abonos recibidos por las entidades de salud, donde verás información como la entidad, medio de pago, entre otros. Desde aquí también podrás:
Editar: modificar información de un pago registrado
Eliminar: borrar un pago registrado
Crear un pago: registrar un nuevo pago mediante el botón Crear Pago.
Descargar: exportar la información de la vista en formato XLS.
Estados de pago:
Pendiente: No se ha registrado ningún pago.
Parcial: El pago registrado es menor al monto estimado.
Total: El monto recuperado iguala o supera al estimado.
Irrecuperable: Marcado manualmente cuando la entidad rechaza el cobro.
2. Registro de Pagos
Proceso Individual:
Ve a la pestaña Pagos y haz clic en Crear Pago.
Completa los datos de la transacción (Fecha, Institución, Banco, etc.).
En la sección Incapacidades Pagadas, haz clic en Registrar > Individualmente.
Selecciona al colaborador, la incapacidad específica e ingresa el monto recibido.
Haz clic en Guardar.
Proceso Masivo:
En Crear Pago, selecciona Registrar > Masivamente.
Descarga el template, complétalo con el número de incapacidad y montos, y cárgalo nuevamente.
Haz clic en Guardar para actualizar todos los estados de forma simultánea.
Consideraciones Importantes
Alcance: Actualmente el módulo aplica para incapacidades de origen General y Laboral. No incluye licencias de maternidad o paternidad.
Meses cerrados: Para actualizar datos de incapacidades en meses ya cerrados, debes tener activa la configuración Permitir Carga de Ausencias en Mes Cerrado (solicítalo a Servicio al Cliente).
Reportería: Puedes extraer el estado de tus recobros desde Información > Exportadores > Crear Reporte > Novedades, seleccionando variables como "Monto Pagado Incapacidad" y "Estado del pago".