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¿Qué debes tener? Este artículo está destinado a todos los clientes de Buk Colombia que cuentan con el módulo de Archivos y pagos. Si estás interesado en probar la funcionalidad, completa el siguiente formulario: Contacto Archivos y Pagos |
Archivos y pagos es una herramienta de Buk pensada para facilitar el cierre del proceso de nómina. Permite a las empresas manejar su nómina de forma más flexible y eficiente, optimizando la generación de archivos clave que se adaptan a las necesidades de cada organización.
Con Archivos y pagos, puedes consolidar toda la información de nómina en un solo archivo, combinando diferentes procesos, períodos y tipos de pagos.
¿Qué puedes hacer en Archivos y Pagos?
Puedes generar: Contabilidad, Plano bancario, Libro de Remuneraciones y PILA
Archivos y pagos te permite crear un solo archivo que integra:
- Las distintas frecuencias de pago (quincenal y mensual) de los colaboradores.
- Procesos y comprobantes de distintos tipos, como nómina o liquidación.
- Generar archivos Filtrando por:
- Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre, Número de Documento y Tipo de Contrato
- Filtros de comprobantes: Centro de Costos, Estado, Período, Proceso, Tipo de comprobante y Periodo
Así, ahorras tiempo, reduces errores y cumples más fácilmente con tus obligaciones legales.
¿Cómo acceder a archivos y pagos?
Es muy simple, dirígete al menú lateral, opción Nómina y selecciona la opción “Archivos y pagos”. Dentro encontrarás los archivos separados en dos pestañas para facilitar su seguimiento:
- Abiertos: Aquí encuentras archivos en proceso que aún puedes revisar, modificar o ajustar.
- Cerrados: Contiene los archivos finalizados y definitivos que no requieren más cambios.
Tipos de Archivos que puedes generar con Archivos y pagos
| Archivo | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Libro de Remuneraciones | Es un resumen detallado de las devengos y descuentos que recibe cada trabajador en un período determinado |
| Contabilidad | Este archivo permite llevar el registro contable de todos los movimientos financieros relacionados con la nómina. |
| Plano bancario |
Este archivo se utiliza para realizar el pago masivo de sueldos a los colaboradores a través del banco. Contiene la información necesaria para que la institución bancaria procese los pagos correctamente. |
| PILA | La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es una herramienta que permite a los empleadores en Colombia realizar el pago de aportes al Sistema de Protección Social, incluyendo salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, SENA e ICBF. También permite registrar novedades laborales como ingresos, retiros, licencias, incapacidades y vacaciones durante el periodo. |
Gestiona tus archivos y comprobantes
Alerta de comprobantes sin archivo
Para asegurar que ningún pago quede fuera, el sistema muestra una alerta automática si existen comprobantes no asociados a un archivo. Desde la alerta puedes descargar un Excel con el detalle de los casos pendientes para regularizarlos.
Uso de filtros avanzados
Para realizar búsquedas precisas en tu tabla de archivos, sigue estos pasos:
Haz clic en el botón Filtros.
Selecciona el criterio que necesites (empresa, proceso, fecha, etc.) y el sistema actualizará la vista automáticamente.
Acciones en la tabla
Puedes gestionar tus archivos de forma individual o masiva directamente desde la tabla principal:
Acciones individuales: desde la fila de cada archivo puedes descargar, abrir, cerrar, regenerar, editar o eliminar.
-
Acciones masivas: selecciona varios archivos para realizar las siguientes tareas en conjunto:
Abrir o cerrar archivos.
Regenerar contenido.
Eliminar registros.
Descargar archivos.
Requisitos para acceder a Archivos y Pagos
Para poder utilizar el módulo de Archivos y Pagos, es necesario cumplir con los siguientes permisos:
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Acceso al módulo Archivos y Pagos
Debes contar con el permiso "Archivos y pagos", ubicado en la sección de Nómina dentro de configuración los perfiles. -
Acceso a Transfer (Plano Bancario)
Para generar el archivo de transferencias (Plano bancario), necesitas el permiso "Plano Bancario", también disponible en la sección de Nómina. -
Acceso a los comprobantes incluidos
Para poder generar o visualizar un archivo, debes tener acceso a todos los comprobantes que forman parte de la agrupación.